Zoom tilbyr en enkel og effektiv måte å planlegge og målrettet invitere deltakere til møter. I denne veiledningen vil du lære hvordan du kan forhåndsplanlegge et Zoom-møte og sende den tilsvarende lenken per e-post.
Viktigste funn
- Riktig planlegging er avgjørende for suksessen til et møte.
- Du kan bestemme møtedetaljer som dato, klokkeslett og deltakere.
- Muligheten til å sende lenker per e-post bidrar til å informere deltakerne raskt og effektivt.
Trinnvis veiledning
For å forhåndsplanlegge et Zoom-møte, følg disse stegene:
1. Planlegg Zoom-møtet
Åpne Zoom-appen og velg alternativet "Planlegg". Du vil bli sendt til et nytt vindu der du kan legge inn møtedetaljene.
2. Sett møtetittel
Det første feltet du må fylle ut er tittelen på møtet. Denne bør inneholde et klart og presist tema, slik at alle invitasjonene umiddelbart vet hva det handler om. For eksempel kan du skrive "Prosjektmøte juli" eller "Prosjektplanlegging XY".
3. Velg dato og klokkeslett
Velg deretter dato og klokkeslett for møtet. Du kan sette en dato i fremtiden, for eksempel den 31. oktober 2023 kl. 10. Pass på å også anslå omtrent hvor lang tid møtet vil vare, i dette tilfellet kan du sette av en time.
4. Sett opp gjentagende møter
Hvis du ønsker å planlegge et jevnlig møte, har du muligheten til å sette det opp som et gjentakende møte. For eksempel kan du bestemme at dette møtet skal finne sted hver lørdag kl. 10. I de fleste tilfeller er dette imidlertid valgfritt og avhengig av dine behov.
5. Velg tidssone
Sørg for at riktig tidssone er valgt. I dette eksempelet velger du tidssonen "Paris", som er relevant for de fleste i Mellom-Europa.
6. Sett møte-ID og sikkerhetskoden
Møte-ID-en opprettes automatisk. Du kan også legge til en sikkerhetskodelås for å sikre ekstra beskyttelse. Denne koden vil være nødvendig hvis deltakere ønsker å koble seg til via telefon eller konferansesystemer.
7. Konfigurer venteværelse
Venteværelset er en interessant funksjon som lar deg kontrollere deltakerne før de går inn i møtet. Du kan aktivere eller deaktivere venteværelset. Hvis venteværelset er aktivert, må du godkjenne hver deltaker før de får lov til å komme inn.
8. Sett videoinnstillinger
Bestem om både verten og deltakerne skal aktivere videoen når møtet starter. Dette kan være spesielt nyttig hvis en person planlegger møtet, men ikke skal delta i det.
9. Velg kalenderalternativer
Velg hvilken kalender du vil bruke til påminnelser. Du kan velge mellom Outlook, Google Calendar og andre alternativer. I dette tilfellet har du valgt Outlook.
10. Tilpass avanserte innstillinger
Under avanserte innstillinger kan du legge til ytterligere betingelser, for eksempel at deltakere kan komme inn i møtet før verten. Her bør du også aktivere alternativet for å dempe nye deltakere automatisk ved inngangen.
11. Lagre møtet
Etter at du har gjort alle innstillinger, klikk på "Lagre". Møtet vil nå bli opprettet, og du vil få muligheten til å vise lenken til møtet.
12. Send lenken per e-post
For å sende lenken, kan du kopiere den og sende en e-post til de inviterte deltakerne. Du kan også bruke funksjonen inne i Zoom for å invitere personer direkte, men dette er noen ganger feilfølsomt. Det er tilrådelig å manuelt kopiere lenken inn i din egen e-post og sende den for å forsikre at alle deltakerne mottar den i tide.
13. Bekreft e-postutsendelse
Gå til din e-postapplikasjon og bekreft at invitasjonen ble sendt vellykket. Du kan sende lenken direkte til personene du inviterte ved å skrive en personlig e-post.
14. Delta i møtet
Nå er alt klart, og de inviterte personene kan delta i møtet. Gjennom lenken du sendte, kan alle direkte delta i møtet.
Oppsummering
Med disse trinnene er du i stand til å planlegge et Zoom-møte effektivt og forsikre at alle deltakere blir informert i tide. De ulike alternativene og innstillingene hjelper deg med å forme møtet slik at det går effektivt og organisert.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan planlegger jeg et Zoom-møte?Du kan planlegge et møte ved å åpne Zoom-appen, velge "Planlegge", og skrive inn nødvendige detaljer.
Kan jeg opprette et gjentakende møte?Ja, mens du planlegger, har du muligheten til å sette opp et møte som gjentas.
Hvordan sender jeg lenken til møtet via e-post?Du kan sende lenken ved å kopiere den og lime den manuelt inn i en e-post eller sende invitasjonen direkte via Zoom. Det anbefales å sende lenken manuelt for å forsikre at den kommer frem.
Hva er venteværelset?Venteværelset er en funksjon som lar deg kontrollere når deltakere får lov til å delta i møtet. Du må godkjenne disse deltakerne før de får lov til å delta.
Hvordan kan jeg dempe deltakere?Du kan i de avanserte innstillingene sette opp at nye deltakere blir dempet ved innlogging.
