Berikelse av PDF-filer med Acrobat - Del 1

Overskrifter og bunntekster

Du kan legge til hodetekster og bunntekster, for eksempel med sidetall og dato, i et eksisterende PDF-dokument etter behov.

For å gjøre dette, vis frem Verktøylinjen og klikk deretter på Sider i kategorien, deretter på innstillingen Overskrift og bunntekst og deretter på valget Legg til overskrift og bunntekst.

I det åpne skjermbildet kan du tilpasse alle detaljer om visningen av overskrifter og bunntekster.

Først og fremst skrifttype og størrelse. Disse innstillingene gjelder både for overskrifter og bunntekster og kan ikke separeres. Om ønskelig kan du også tilpasse skriftfargen til dokumentet.

I området for Marg øverst til høyre kan du tilpasse nøyaktig posisjonen til linjene sideveis og i høyden.

For å plassere tekst som overskrift eller bunntekst, tilbyr Acrobat justeringene venstre, midt og høyre. I utgangspunktet kan du skrive fritt inn i de tilgjengelige feltene. For å legge til sidetall og dato klikker du først på lenken Format for sidetall og dato. I det nye vinduet velger du ønsket visningsmåte fra rullegardinmenyene og bekrefter inntastingene med OK.

For å legge til dato og/eller sidetall, klikker du først med musen på ønsket område (f.eks. bunntekst midt) og deretter på den tilsvarende knappen Legg til sidetall eller Dato.

Via lenken Innstillinger for sideområde kan du også bestemme om overskrifter og bunntekster skal vises på alle eller bare på utvalgte sider. For eksempel kan du utelate tittelsiden og begynne først fra side 2, eller også bestemme bare for de jevne eller oddetalls sidene.

I avsnittet Forhåndsvisning kan du bla nedover eller oppover til neste eller forrige side ved hjelp av den lille pilen og se en forhåndsvisning av plasseringen av overskriftene og bunntekstelementene.

Etter å ha trykket på OK, vil overskrifter og bunntekster bli lagt til i PDF-dokumentet. Hvis du deretter finner noe du ikke liker med det, kan du klikke på Oppdater i Verktøylinjen under Overskrift og bunntekster. Deretter åpnes det kjente innstillingsbildet og du kan endre opplysningene dine.

For å fjerne overskrifter eller bunntekster, klikker du på den tilsvarende innstillingen i Verktøylinjen. På denne måten kan du også fjerne de som allerede er opprettet i kildedokumentet, for eksempel i Microsoft Word, i den genererte PDF-filen.

Legg til bakgrunn

En annen måte å forbedre PDF-filer på er å legge til en bakgrunn. Klikk på Verktøylinjen under kategorien Sider på Bakgrunn og deretter på Legg til bakgrunn.

I det nye vinduet kan du velge en farge for bakgrunnen ved å klikke på det lille fargekvadratet. Hvis fargen bør være litt lysere, kan du justere det med en verdi for Gjennomsiktighet.

Resultatet vises umiddelbart i forhåndsvisningen.

I stedet for en farge kan du også bruke en grafikk som bakgrunnsbilde. Velg alternativet Fil og søk etter den ønskede filen via knappen Bla gjennom. Deretter kan du rotere grafikken, justere Gjennomsiktighet og Skalering. I området for Posisjon kan du også angi verdier for nøyaktig posisjonering med hensyn til et referansepunkt (Topp, Midt, Bunn). Via lenken Innstillinger for sideområde kan du spesifisere nøyaktig hvilke sider disse innstillingene gjelder for.

Legg til vannmerke

I motsetning til legging av bakgrunn, gir Acrobat deg mulighet til å legge til tekst når du legger til et vannmerke.

For dette aktiverer du alternativet Tekst og skriver inn den ønskede formuleringen. Skriften kan formateres, roteres, skaleres, plasseres og justeres i Gjennomsiktighet etter eget ønske. I tillegg kan du angi om vannmerket skal legges foran eller bak siden.

Som et alternativ til tekst kan du igjen bruke et bilde som vannmerke.

Du kan redigere allerede innførte bakgrunner og vannmerker ved å velge Oppdater i verktøylinjen for å endre dem senere, eller bruke Fjern for å slette dem fra PDF-filen.

Legge til lag

I motsetning til en bakgrunn, kan en fil også lastes inn i en PDF-fil som et ekstra lag. Dette er for eksempel nyttig ved brevpapir der teksten først skal skrives...

... og deretter skrives ut på forhåndsutskrevet papir på kontoret.

Når brevpapiret skrives ut, vises bare tekstlaget; ved sending via e-post vises begge lagene.

Du kan importere et lag i en eksisterende PDF-fil ved å klikke på Importer som lag i alternativknappen med lag-navigasjonsfeltet synlig.

Finn filen du ønsker for laget, og gi den et navn i feltet for Importeringsalternativer. Om nødvendig kan du også endre Gjennomsiktighet.

Etter å ha klikket OK, vil laget være tilgjengelig i dokumentet og kan vises eller skjules etter behov.

Opprette bokmerker

I større dokumenter har bokmerker en spesiell verdi da de gjør navigasjonen i et dokument mye enklere. Vanligvis opprettes disse bokmerkene allerede ved eksport av layout-dokumentet.

Hvis dette imidlertid ikke er tilfelle, kan du også legge til egne bokmerker i Acrobat i etterkant. Du har to metoder tilgjengelig:

1. Marker teksten i kapitteloverskriften med Utvalgsverktøyet og klikk deretter på Nytt bokmerke i navigasjonsvinduet. Deretter blir den markerte teksten automatisk lagt til som bokmerke.
2. Marker ingenting på den aktuelle siden og klikk på Nytt bokmerke. Deretter må du gi en egen betegnelse for bokmerket.
   
   
   
   

For å opprette en hierarki, opprett først et bokmerke for et underordnet kapittel og dra det deretter oppover til den overordnede delen mens du holder nede venstre museknapp. Acrobat viser da innbakingen grafisk og logisk etterprøvbart.

Ved hjelp av Hurtigmenyen med høyre museknapp, kan du gi bokmerkene nye navn i etterkant eller redigere skrivemåten. Ved å klikke på søppelbøtten kan et unødvendig bokmerke enkelt slettes.

Bates-nummerering

I visse tilfeller skal ulike PDF-dokumenter, for å beholde sin egenheten, ikke slås sammen til en PDF-fil, men likevel knyttes til andre dokumenter på en synlig og logisk måte. I disse tilfellene brukes såkalt saknummerering. Acrobat imøtekommer dette behovet for elektronisk saksbehandling med verktøyet Bates-nummerering.

For å bruke dette verktøyet klikker du i verktøylinjen under sider på Bates-nummerering>Legg til Bates-nummerering.

I det åpne vinduet klikker du på Legg til filer og velger de nødvendige filene på datamaskinen din. Du kan endre rekkefølgen ved å klikke på Flytt opp eller ned.

Etter disse forhåndsinnstillingene klikker du på OK. Deretter åpnes det velkjente vinduet for overskrifter og bunntekster, denne gangen med en knapp med tittelen Legg til Bates-nummer i stedet for Sett inn sideantall. Et klikk på det åpner igjen en dialog der ytterligere alternativer, som Sifferantall, Startnummer samt en prefiks eller Suffiks for å tilordne til en bestemt prosess, kan stilles inn. Om nødvendig kan du også legge til en dato.

I forhåndsvisningen nederst kan du kontrollere resultatet av disse innstillingene.

Etter å ha klikket på OK, vil den angitte overskriften eller bunnteksten bli lagt til i de valgte dokumentene. Nummereringen teller logisk på tvers av dokumenter.

Ved hjelp av Bates-nummerering>Fjern kan du fjerne nummereringen fra dokumentet eller dokumentene etter behov. En eventuelt innført dato kan fjernes i et andre trinn ved å bruke Overskrift og bunntekst>Fjern.