Opprettelse og tilpasning av pivot-tabeller i Excel

I denne veiledningen vil du lære trinn for trinn hvordan du oppretter og tilpasser en pivot-tabell i Excel. Leksjonen er basert på en øvelsesoppgave og forklarer hvordan du forbereder dataene, oppretter en pivot-tabell og tilpasser den for å optimalisere analysen din. Denne prosessen er avgjørende for å evaluere dataene effektivt og få relevante innsikter. La oss begynne!

Viktigste funn

• En vellykket pivot-tabell krever en konsistent og godt strukturert datasettgrunnlag.
• Tomme celler eller kolonner kan forstyrre analysen og bør fjernes.
• Pivot-tabeller lar deg effektivt konsolidere data og presentere dem i ulike formater.
• Utformingen av pivot-tabellen kan enkelt tilpasses for å oppnå en forbedret visuell presentasjon.

Trinn-for-trinn-veiledning

Tilpassing av datasettgrunnlaget

I første trinn handler det om å optimalisere datasettgrunnlaget. Vi har her et rådatasett fra et maskinvareselskap som fokuserer på inntektene til de ulike forretningsområdene. Du vil se at det er tomme kolonner og celler som kan forstyrre analysen.

Først kan du fjerne de tomme kolonnene. Trykk Ctrl + - eller høyreklikk og velg "Slett celler". Pass også på å slette tomme celler som kan påvirke datastrukturen.

For å strukturere dataene ensartet, marker hele datasettgrunnlaget med Ctrl + Shift + Piltast ned. Deretter kan du dra de markerte cellene til kanten av datasettgrunnlaget og dermed optimalisere strukturen.

Formatere rådata som tabell

Nå som datastrukturen er optimalisert, bør du formatere de rådataene som tabell. Velg hele datasettgrunnlaget ved å trykke Ctrl + A igjen. Deretter trykker du Ctrl + T eller går til "Formatér som tabell".

Velg en passende formatering, for eksempel den lyseblå. Forsikre deg om at overskriftene inkluderes. Når du gjør dette, vil formateringen være synlig i tabellverktøyene.

Opprettelse av pivot-tabellen

Nå er det tid for å opprette pivot-tabellen. Klikk hvor som helst i tabellen for å gjøre tabellverktøyene og alternativet "PivotTable" synlige. Alternativt kan du også gå til fanen “Sett inn” og velge "PivotTable". Hele tabellen blir automatisk valgt, og du kan opprette pivot-tabellen på et nytt regneark.

Nå har du allerede den tomme pivot-tabellen. For å gjøre den mer oversiktlig, gi regnearket et nytt navn ved å høyreklikke på fanen og velge "Endre navn". Kall arket "Pivotanalyse" og farg det for å markere fanen.

Analysere inntekter etter kategorier

Nå ønsker du å opprette en oversikt over inntektene etter kategorier. Klikk på pivot-tabellen. På høyre side bør du se pivot-tabellfeltene. Dra inntektene for bærbare datamaskiner, smarttelefoner og nettbrett til verdiområdet.

Du kan legge til en ekstra rad for å se de konsoliderte totale inntektene. Formatter resultatene ved å legge til tusenskilletegn og fjerne desimalene. Nå bør du se klare inntektstall.

Opprettelse av andre oversikt

I neste trinn oppretter vi en andre oversikt over inntektene, som er oppbrutt etter salgssteder. Klikk igjen på pivot-tabellen. For å opprette den andre oversikten, kan du enten lage en ny pivot-tabell eller kopiere den eksisterende (Ctrl + C) og deretter lime den inn i et annet område (Ctrl + V).

Dra deretter salgsregionene inn i radefeltene i pivot-tabellen i tillegg for å få den ønskede oppdelingen.

Gjennomsnittlig omsetning beregning

Nå handler det om å beregne gjennomsnittlig omsetning. Du kan fortsette å bruke den andre pivot-tabellen. Kopier den igjen. Klikk på verdiene og velg "Verdifelteinnstillinger" for å endre oppsummeringen til "Gjennomsnitt". Nå vil du se gjennomsnittlig omsetning, oppdelt etter forretningsområder og salgsregioner.

Justere layoutet til pivot-tabellene

I det siste trinnet ønsker du å visuelt tilpasse layoutet til pivot-tabellene dine. Gå til en pivot-tabell og velg Pivot Table Tools. Velg design og tilpass fargene slik at de vises i mørkegrønt. Dette gir en konsistent og tiltalende visuell fremstilling av dataene dine.

Flytte pivot-tabellen til en ny arbeidsark

For å spare plass med den siste pivot-tabellen, må du flytte den til en ny arbeidsark. Marker hele pivot-tabellen, gå til "PivotTable" og velg "flytte". Gi det nye arket navn i henhold til det.

Duplisere og tømme innholdet i pivot-tabellen

Til slutt, etter å ha gjort alle tilpasningene, vil du kopiere pivot-tabellen og tømme innholdet. Marker hele tabellen, kopier den og lim den inn på ønsket sted. Slett til slutt allt innhold slik at det bare er en tom pivot-tabell igjen.

Oppsummering

Du har nå mestret alle 10 oppgavene vellykket. Ved å følge de presenterte trinnene, vil du kunne effektivt opprette og tilpasse dine egne pivot-tabeller. Ta deg tid til å eksperimentere med de ulike funksjonene Excel tilbyr. Gå nå til neste del som handler om de forskjellige visualiseringsmulighetene til pivot-tabeller.