Bruk betinget formatering i pivot-tabeller

I denne opplæringen vil du lære mulighetene til betingede formateringer innenfor pivot-tabeller i Excel. Ved hjelp av et realistisk eksempel fra et strømmeselskap, vil vi se hvordan du kan formatere og presentere dataene dine på en forståelig måte. Betingede formateringer hjelper deg ikke bare med å raskt identifisere viktig informasjon, men forbedrer også det visuelle designet i rapportene dine. La oss begynne!

Viktigste innsikter

• Betingede formateringer tilbyr en effektiv måte å visuelt formatere data på.
• Det er viktig å markere bare de relevante enkeltverdiene og ikke summen.
• Forskjellige formateringsalternativer som fargeskalaer, symbolsett eller regelbasert formatering kan enkelt brukes.

Trinn-for-trinn veiledning

Trinn 1: Opprett pivot-tabell

Først må du opprette en pivot-tabell fra dataene du har samlet. Jeg har forberedt et eksempel der forretningsdataene til et strømmeselskap analyseres. Vi har informasjon om forskjellige filmer, kategorisert som eventyr, fantasi, skrekk, kjærlighet og science fiction. Neste steg er å opprette pivot-tabellen.

Trinn 2: Legg til markeds- og kategorianalysepunkter

For å forbedre analysen legger vi til markedssegmentene. I dette eksempelet ser vi på Tyskland, Storbritannia og USA. Vi legger også til de ulike filmkategoriene for å få en omfattende visning av forretningsdataene.

Trinn 3: Formater celler

Før du begynner med betinget formatering, bør du optimalisere formateringen av cellene. Sørg for at tusenskilletegn er aktivert og at desimalene fjernes. Dette gir deg en klarere oversikt over tallene.

Trinn 4: Bruk betinget formatering

For å gjøre dataene mer visuelt tiltalende, velger du området du vil formatere. Gå til menylinjen, velg "Start" og deretter "Betinget formatering". Her finner du allerede ferdige fargeskalaer som hjelper deg med å plassere verdiene.

Trinn 5: Bruk fargeskalaer

For annonsekostnadene ønsker vi å bruke en fargeskala som viser høyere kostnader i kritiske røde fargetoner. Du kan for eksempel velge rød-gul-grønn fargeskala. Pass på at du bare markerer enkeltverdiene og ikke totalene.

Trinn 6: Overføre formatering

For å overføre formateringen til andre celler, kan du bruke formatbørsten. Dette er en enkel måte å bruke de forhåndsdefinerte formateringene på andre verdier, uten å måtte stille dem inn på nytt manuelt.

Trinn 7: Legg til flere betingede formateringer

I tillegg til fargeskalaen er det også mulig å bruke symbolsett. Disse hjelper deg med å raskt oppdage trender eller avvik i dataene. For eksempel kan du bruke piler til å vise opp- eller nedadgående trender.

Trinn 8: Tilpass regelbaserte formateringer

Ved å tilpasse reglene for betinget formatering kan du for eksempel angi at celler med verdier over 8000 skal være grønne og verdier under blir røde. Dette bidrar til rask analyse av verdiene dine.

Trinn 9: Vis topp- og bunnverdier

En annen nyttig funksjon er å vise topp- og bunnverdier. Du kan angi at de beste og dårligste tre verdiene skal fremheves i en bestemt farge, noe som hjelper deg med å raskt vurdere ytelsen til filmene dine med et øyekast.

Trinn 10: Tilpass individuell formatering

Den betingede formateringen kan tilpasses individuelt. Du kan bestemme om du bare vil framstille de øverste fem verdiene i en annen farge eller legge til en rammelinje på dem. Dette gjør rapporten din enda mer tiltalende og informativ.

Oppsummering

Med de presenterte trinnene kan du bruke betinget formatering i Excel effektivt for å gjøre pivot-tabellene dine mer tiltalende. Du har lært verdifulle teknikker for å fremheve dataene visuelt, noe som vil hjelpe deg med å analysere forretningsnummerene.