Pivot-tabeller i Excel: Dataforberedelse og eksport

Velkommen til denne omfattende veiledningen der du lærer alt om dataforberedelse, sortering og eksport av Pivot-tabeller i Excel. Pivot-tabeller er et kraftig verktøy for analyse og visualisering av data. Denne veiledningen vil guide deg gjennom de siste stegene i et prosjekt der du har lært å opprette og tilpasse pivot-tabeller for å ekstrahere verdifulle informasjoner fra rådata. Ved slutten av denne veiledningen vil du være i stand til å behandle og presentere dataene dine profesjonelt.

Viktigste funn

• Du lærer å forberede data i Excel.
• Du lærer hvordan pivot-tabeller sorteres etter spesifikke kriterier.
• Eksport av data fra pivot-tabeller blir forklart trinn for trinn.
• Gruppering hjelper med oversikten over dataene.

Trinn-for-trinn-veiledning

Først må vi legge til rådataene i Excel-dokumentet vårt. Du kan gjøre dette enkelt ved å gå til tabellen der dataene dine er lagret. Deretter velger du funksjonen "Tabellverktøy" og velger "Pivottabell". Dette åpner et nytt regneark der du kan opprette pivot-tabellen din.

Deretter definerer du området der pivot-tabellen din skal plasseres. I vårt eksempel vil tallene bli plassert rundt rad 5. For å analysere salgsdataene effektivt, drar du logistikgruppene inn i radfyllingsdelen av pivot-tabellen din. Det er viktig å formatere verdiene som vanlige tall med tusenseparator, slik at de vises som tall med tusenskilletegn.

For å gjøre pivot-tabellen ryddig og oversiktlig, sorterer du de utbrettede dataene. Dette gjøres enkelt via fanen "Data". Der kan du velge stigende sortering. Dette fører den laveste omsetningen til toppen av analysen din, noe som hjelper deg med å tolke dataene raskere.

Nå ønsker vi å gjøre en gruppering for å analysere dataene enda bedre. Først sjekker vi antallet verdier vi har. I vårt eksempel kan vi gjøre dette ved å bruke tastekombinasjonen Kontroll + Skift + Pil opp. Slik finner vi ut at vi totalt har 598 verdier. For å gruppere dem jevnt, deler vi dette tallet med 2 og får dermed to grupper med 299 verdier hver.

Marker de første 299 verdiene for å danne den første gruppen. Klikk deretter på "Grupper utvalg". På denne måten organiserer du verdiene i en oversiktlig struktur. Du kan opprette den andre gruppen på samme måte ved å velge de gjenværende verdiene og også klikke på "Grupper utvalg". Nå har du to grupper som betydelig forenkler analysen av omsetningen.

Nå går vi videre til neste oppgave: dataeksport. Du ønsker å eksportere resultatene til ulike land. Dette gjøres også via en ny pivot-tabell som du oppretter igjen med "Pivottabell oppsummere". Velg utdataområdet og dra de enkelte regionene inn i radvisningen av den nye pivot-tabellen. Nå kan du analysere omsetningen for hvert land.

For å opprette detaljerte rapporter for hvert enkelt land, er det nok å dobbeltklikke på omsetningsverdiene i pivot-tabellen. Dette åpner en detaljert visning der all relevant informasjon er oppført, inkludert omsetning, kostnader og andre dimensjoner. Du kan navngi de individuelle rapportene for å øke oversikten.

Gjenta denne prosessen for de resterende landene og gi de respektive rapportene navn. Denne metoden lar deg lage skreddersydde informasjoner for ulike avdelinger innen organisasjonen din. Kollegaene dine kan enkelt få rapporten som trengs for analysene deres.

Hvis du vil ekstrahere de ønskede dataene for et spesifikt land, markerer du de relevante tallene og kan enten eksportere dem til et nytt regneark eller en ny Excel-arbeidsbok. På denne måten har du muligheten til å sende disse dataene til de andre avdelingene.

Til slutt ønsker vi å oppsummere de opprettede rapportene. Dra nytte av muligheten til å oppsummere dataene som standard er formatert som tabell i en ny pivot-tabell. På denne måten kan du raskt oppsummere all nødvendig informasjon om de enkelte landene.

Nå har du fullført alle oppgavene vellykket. Gå gjennom trinnene en gang til for å styrke kunnskapen din og utvikle deg til en ekspert på pivot-tabeller i Excel. Det var en glede å guide deg gjennom denne leksjonen, og jeg håper du har fått mye ut av denne opplæringen.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært metoden for datatilrettelegging, sortering og eksport av pivot-tabeller i Excel. Med disse ferdighetene kan du analysere og presentere data effektivt.