Noen ganger skjer det at man sitter foran et dokument med uformatert tekst og ikke vil opprette alle avsnittsformater på nytt. Spesielt hvis de kanskje allerede er nøyaktig definert et annet sted. Så hvorfor gjøre jobben igjen? Overføringen av avsnitts- og tegneformater hjelper deg med å komfortabelt og enkelt bringe dem fra dokument A til dokument B slik at du kan bruke dem.
Til å begynne med
I dette dokumentet er de nødvendige tekstene og bildene allerede plassert. Det handler bare om den ensartede formateringen av de enkelte tekstavsnittene. Gjennom Skrift>Avsnittsformater (eller F11) kan vi hente opp de eksisterende formatene i dokumentet. Imidlertid er det en stor tomhet her, som vi raskt vil endre.
Imidlertid består formatene vi trenger for en enhetlig opptreden i et annet dokument, som nå enkelt kan åpnes i InDesign. I mitt tilfelle er det et intervju med Tom Haider, som vi har laget for vårt nettbaserte magasin Commag. Jeg åpner INDD-filen. Når vi ser på kontrollpanelet for avsnittsformater, ser vi at alt vi trenger allerede er tilgjengelig.
Mulighet 1
I det første alternativet nærmer vi oss saken litt 'slurve', men jeg vil likevel nevne det, siden noen av dere sannsynligvis allerede har oppdaget det. Vi leter etter formateringen av en overskrift, derfor blar vi gjennom sidene og velger et sted på de allerede satt sidene der vi føler at formateringen vil passe godt til vårt opprinnelige dokument. Når jeg finner det, merker jeg teksten der jeg fant riktig formatering, og kopierer tekstboksen sammen med innholdet ved hjelp av Ctrl+C til utklippstavlen.
Tilbake i dokumentet mitt limer jeg inn tekstavsnittet på monteringsområdet med Ctrl+V og ser i avsnitt- og tegneformater at ønsket overskrift er kopiert (01.3 H1 Overskrift 30pt). Problemet er at noen andre avsnitts- og tegneformater også ble kopiert, som ikke er relevante for dokumentet jeg jobber med akkurat nå. Som for eksempel "02.1. Inngangstekst".
Nå kan jeg formatere overskriften min med bare ett klikk på formatet "01.3 H1 Overskrift 30pt", noe som antakeligvis bør løse problemet mitt delvis.
For å opprettholde orden i dokumentet mitt og samtidig få tilgang til flere formater, må jeg først slette alle andre ubrukte formater, noe som kan være veldig irriterende, og deretter finne en annen tekstboks i det allerede satt dokumentet for å fullføre tekstformateringen i mitt eget dokument. Tross alt er deloverskriften og flytteksten fortsatt helt 'nakne'. Dette kan gjøres bedre... 
Mulighet 2
Den andre varianten er ikke bare mer elegant, men også mye mer målrettet, og fungerer som følger: Man åpner kontrollpanelet for avsnittsformater, velger deretter den lille pilen øverst til høyre for kontekstmenyen og velger dialogboksen Last inn avsnittsformater....
Nå spør InDesign oss hvilket dokument vi vil laste formatene fra. Her trenger man ikke å lete etter et spesifikt filformat, men man trenger bare å velge INDD-filen der formatene allerede er opprettet. Deretter klikker man på Åpne-knappen, og InDesign overrasker oss med en dialogboks som gir oss en flott oversikt over hvilke formater som allerede fins der. Til å begynne med velger jeg Deaktiver alle, slik at jeg målrettet kan søke etter det jeg virkelig trenger.
Jeg ser etter formatering for:
• Overskrift 1. rekkefølge
• Overskrift 2. rekkefølge
• og flyttekst
Men jeg vet at alle de opprettede formater er basert på en såkalt basisformatering, så jeg vil også ta med basisformatet. Dette er også synlig i boksen kalt Lastet formatdefinisjon nederst til venstre. Der ser jeg at mitt basisformat er øverst, etterfulgt av endringene som er gjort på det. Til slutt velger jeg målrettet 4 formater. 1x basisformat og ett format for hver tekstpassasje nevnt. Totalt 4 stykker, og jeg bekrefter valget mitt.
Nå finner jeg de lastede formatene i kontrollpanelet mitt, og jeg kan begynne å formatere teksten min deretter. Men vær oppmerksom på én ting: Det kan hende at visse parametere er knyttet til et format som ikke er like i hvert dokument. For eksempel kan det hende at i et avsnittsformat er teksten justert til linjenettet gjennomgående i alle linjene. Hvis høyden på linjenettet varierer mellom de to INDD-filene, blir resultatet selvfølgelig også forskjellig.
Legge til fargefelter
Hvis en bestemt farge er tilordnet en avsnitts- eller tegnformatering, importeres denne også. Så du trenger ikke å opprette og tilordne de enkelte fargefeltene på nytt. Dette skjer automatisk. Ganske praktisk.
Hvis det likevel mangler fargefelter fra bedriftens grafiske profil, kan disse også enkelt lastes inn via alternativet i kontekstmenyen til fargefeltene (og selvfølgelig lagres også, men de ønskede fargene må merkes på forhånd). Klikk nå på Last inn fargefelter for import og velg *.ase-filen i den ønskede mappen. De fargefeltene som er lagret der, blir umiddelbart integrert i paletten.
Til slutt kan vi si at man ikke alltid trenger å finne opp hjulet på nytt. Det er nok å henvise til dokumenter der hjulet allerede er perfekt opprettet, og deretter kopiere de ønskede formateringene på målrettet vis for å oppfylle kravene til en enhetlig fremtoning på en enkel og effektiv måte.
