Opprette egne utfyllingslister for Excel enkelt

Excel er et uunnværlig verktøy når det gjelder å effektivt organisere og administrere data. Imidlertid kan manuell inndata av informasjon bli tidkrevende og feilutsatt ved regelmessig tilbakevendende oppgaver. Hvis du ofte må legge inn de samme opplysningene, som medlemsnavn eller bynavn, kan det være fornuftig å lage egne utfyllingslister. I denne veiledningen vil du lære hvordan du på få trinn oppretter egne utfyllingslister i Excel for å betydelig lette arbeidet ditt.

Viktigste funn

• Egne utfyllingslister i Excel sparer tid og reduserer feil.
• Oppretting av utfyllingslister skjer via Excel-alternativene under "Tilpassede lister".
• Utfyllingslister kan til enhver tid legges til, redigeres eller slettes.

Trinn 1: Åpne Excel og opprett en liste

Start med å åpne Excel og tenke gjennom hvilke data du vil trenge hyppig i fremtiden. I dette eksempelet bruker vi en liste med medlemmer, bestående av navnene: Anna, Peter, Bettina, Jennifer, René, Heinz og David. Denne listen vil du senere bruke til å teste utfyllingsfunksjonen.

Trinn 2: Tilpass Excel-alternativene

For å opprette utfyllingslistene, må du gå til Excel-alternativene. Klikk på "Fil" i øvre venstre hjørne og velg "Alternativer". Et nytt vindu åpnes hvor du kan tilpasse Excel-funksjonene fullstendig.

Trinn 3: Finn tilpassede lister

I alternativer-vinduet på venstre side finner du en rekke kategorier. Klikk på "Avansert". Rull deretter helt ned til delen "Tilpassede lister". Denne kategorien er ofte litt skjult, men her finner du de nødvendige innstillingene for dine utfyllingslister.

Trinn 4: Legg til ny liste

Nå handler det om å legge til listen din. Klikk på "Legg til nytt element". Her kan du skrive inn navnene på medlemmene dine som du tidligere har skrevet ned, i tekstfeltet. Pass på å legge dem inn i samme rekkefølge som du ønsker å bruke dem.

Trinn 5: Importer listen

For å importere listen, velg området der medlemmenes navn står (f.eks. A3 til A9) og klikk på "Legg til". Du vil se at listen nå vises i oversikten. Hvis du ønsker å legge til flere medlemmer, kan du også lime dem inn i tekstfeltet og igjen klikke på "Legg til".

Trinn 6: Bruk utfyllingslisten

Nå som du har lagt til utfyllingslisten din, kan du bruke den direkte i Excel. Hvis du for eksempel skriver inn navnet "Heinz" i en celle, vil Excel automatisk tilby de neste navnene fra utfyllingslisten din. Du kan enkelt overføre dem til andre celler ved å dra den lille rektangelet i nedre høyre hjørne av cellen.

Trinn 7: Redigering og sletting av listen

Hvis du på et tidspunkt ønsker å oppdatere eller slette listen, går du igjen til "Fil" - "Alternativer" - "Avansert" og skroller til "Tilpassede lister". Velg listen du vil redigere, og klikk på "Slett" hvis du ikke lenger trenger den.

Trinn 8: Importer på nytt

Hvis du på et senere tidspunkt trenger listen igjen, er det ikke noe problem. Du kan igjen gå til tilpassede lister og, etter å ha valgt området A3 til A9 på nytt, importere listen når som helst.

Trinn 9: Bruk på flere data

I tillegg til medlemsnavn kan du også konvertere andre data som bynavn eller produkter til en liste. Prosessen forblir den samme, og du kan dermed opprette utallige utfyllingslister for ulike formål.

Oppsummering

Å opprette egne utfyllingslister i Excel er en effektiv metode for rask inntasting av gjentatte data og for å øke produktiviteten. Med trinnene beskrevet i denne veiledningen kan du enkelt opprette, redigere eller slette utfyllingslister etter behov.