Å jobbe med funksjonene i Excel kan virke overveldende til å begynne med, spesielt når det kommer til å filtrere eller søke etter data på en målrettet måte. En av de vanligste og mest nyttige funksjonene i Excel er SVERWEIS. Denne funksjonen lar deg trekke ut spesifikke opplysninger fra store datamengder uten å måtte søke manuelt. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du effektivt kan bruke SVERWEIS til for eksempel å filtrere fakturanumre fra en omfattende liste og vise relevant informasjon.
Viktigste innsikter
- SVERWEIS lar deg søke og returnere spesifikke verdier fra en liste.
- For å bruke SVERWEIS trenger du et søkekriterium og en matrise som dataene skal hentes fra.
- Funksjonen gir mulighet for både nøyaktige og omtrentlige treff.
Trinn-for-trinn-veiledning
1. Forstå grunnleggende om SVERWEIS-funksjonen
Først må du forstå hva SVERWEIS faktisk gjør. Denne funksjonen går gjennom den første kolonnen i en angitt matrise og søker etter en spesifikk verdi for deretter å returnere en verdi fra en annen kolonne i samme rad.
2. Opprett eksempeldata
Åpne en Excel-arbeidsbok og opprett en eksempeltabell med fakturanumre, firmanavn, fakturadatoer, netto beløp og formål. Pass på at denne tabellen er strukturert slik at SVERWEIS fungerer riktig.
3. Angi søkekriterium
Velg feltet der du vil legge inn fakturanummeret. For eksempel kan du skrive fakturanummeret "007" direkte inn i cellen som skal brukes som søkekriterium.
4. Skriv inn SVERWEIS-funksjonen
Gå til cellen der det tilhørende firmanavnet skal vises, og begynn inntastingen med "=SVERWEIS(". Her angir du søkekriteriet ditt som refererer til fakturanummeret og matrisen du ønsker å søke i.
5. Sett referansen
Nå må du sette referansen til søkekriteriet ditt. Det er viktig å angi cellen med fakturanummeret som en absolutt referanse, slik at denne verdien ikke endres ved kopiering. Dette kan gjøres ved å trykke på "F4"-tasten.
6. Velg matrise
Deretter velger du matrisen der Excel skal søke etter fakturanummeret. Matrisen bør inkludere alle relevante kolonner der du vil hente data fra.
7. Angi kolonneindeks
Etter å ha valgt matrisen, angi kolonneindeksen. Hvis for eksempel fakturanummeret står i den første kolonnen og du vil returnere firmanavnet fra den andre kolonnen, skriv inn verdien "2".
8. Definer treffet
Nå må du avgjøre om du ønsker et omtrentlig eller nøyaktig treff. For en nøyaktig søk skriver du inn "0". Dette vil bare returnere en nøyaktig treff på fakturanummeret.
9. Fullfør funksjonen
Bekreft inntastingen med "Enter". Etter å ha skrevet inn SVERWEIS skal du nå se det tilhørende firmanavnet for fakturanummeret "007".
10. Bruk automatisk utfylling
Du kan bruke autofyll-funksjonen for å bruke SVERWEIS for andre fakturanumre i samme felt. Pass på å tilpasse kolonneindeksen for de ønskede dataene (for eksempel fakturadato, netto beløp) i henhold til dette.
11. Tilpass dataformater
Hvis dataene som vises ikke vises i ønsket format (f.eks. skal dato- og valutaverdier vises riktig), endre celleformateringene tilsvarende ved å velge riktig format.
12. Test med ulike fakturanumre
Test funksjonen ved å skrive inn andre fakturanumre i søkefeltet. Du vil se at andre data automatisk oppdateres.
13. Bruk av SVERWEIS i praksis
Husk at du kan bruke SVERWEIS for å opprette en brukervennlig søkemotor i Excel-dokumentet ditt. Dette lar deg eller brukerne raskt finne og vise relevante data uten å måtte bla gjennom store mengder data.
14. Neste steg
I det neste kapittelet kan du lære hvordan SVERWEIS kan brukes sammen med sammenligningsoperatorer for å utføre dynamiske søk. Dette kan utvide funksjonens anvendelse og lette tilpasningen til ulike datasett.
Oppsummering
SVERWEIS er et kraftig verktøy i Excel for å målrettet filtrere data fra omfattende tabeller. Ved å strukturere dataene dine klart og bruke SVERWEIS-funksjonen riktig, kan du forenkle oversikten over viktige informasjoner. Prøv deg frem med de ulike innstillingene for SVERWEIS-funksjonen for å utnytte dens fulle potensiale.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan fungerer SVERWEIS-funksjonen i Excel?SVERWEIS-funksjonen søker gjennom en tabell etter et søkekriterium i den første kolonnen og returnerer en verdi fra en bestemt kolonne i samme rad.
Kan SVERWEIS også brukes i andre regneark?Ja, du kan sette opp SVERWEIS til å trekke data fra andre regneark, så lenge du refererer tabellen riktig.
Hva skjer hvis fakturanummeret ikke blir funnet?Hvis fakturanummeret ikke blir funnet, returnerer funksjonen en feilverdi. Dette kan håndteres med feilbehandling i Excel.
Bør matrisen være sortert i stigende rekkefølge?For nøyaktig samsvar er ikke sortering nødvendig, men for omtrentlig samsvar må den første kolonnen være sortert i stigende rekkefølge.
Hvordan kan jeg automatisk bruke SVERWEIS på andre celler?Du kan bruke autofyll-funksjonen for å automatisk bruke SVERWEIS på andre celler ved å dra formelen nedover.
