Excel-datakontroll for celler

Excel er et kraftig verktøy som hjelper deg ikke bare med dataorganisering, men også med å sikre dataintegritet. En sentral funksjon her er datavalidering, som lar deg sette begrensninger for celler for å unngå feilinnskrivninger. I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du effektivt kan bruke denne funksjonen for å sikre at bare korrekte data blir skrevet inn.

Viktigste funn

• Du kan definere inndatabegrensninger for celler i Excel.
• Datavalidering hjelper til med å vise feilmeldinger ved ugyldige innganger.
• Du har muligheten til å validere data i spesifikke formater som dato, tall eller tid.

Trinnvis veiledning

Trinn 1: Åpne eksempelfilen

Før vi begynner med innstillingene, åpne eksempelfilen "datavalideringseksempel.xlsx". Denne filen inneholder allerede noen spørsmål som vi vil bruke for vår datavalidering.

Trinn 2: Velg celle for datavalidering

Fokuser på spørsmålet "Er du eldre enn 18 år?". Her skal bare innskrivingene "Ja" eller "Nei" tillates. Velg cellen der dette svaret skal skrives inn.

Trinn 3: Aktiver datavalidering

Gå nå til fanen "Data" i den øvre menylinjen og finn området "Dataverktøy". Klikk på "Datavalidering". Da åpnes et nytt vindu med innstillingsmuligheter for datavalidering.

Trinn 4: Sett inndatabegrensning

I datavalideringsvinduet velger du under "Tillat" alternativet "Liste". Her kan du enten velge et celleområde hvor de tillatte svarene står, eller skrive inn verdiene direkte: "Ja, Nei". Klikk på "OK". Da har du opprettet en rullegardinliste for inndataene.

Trinn 5: Legg til inndatamelding

For å gi brukerne en indikasjon ved inndataene, kan du legge til en inndatamelding. Aktiver "Inndatamelding"-fanen i samme vindu og skriv inn en tittel og en passende melding, for eksempel "Vennligst oppgi: Er du eldre enn 18 år?"

Trinn 6: Definer feilmelding

For å sikre at ugyldige inndata fanges opp, bytt til "Feilmelding"-fanen. Her kan du konfigurere tittel og melding for feilmeldingen som vises hvis noen skriver inn noe annet enn "Ja" eller "Nei". Klikk igjen på "OK" for å godta alle endringene.

Trinn 7: Sett dato for fødselsdag

Nå vil vi sette inndataene for fødselsdatoen. Velg cellen for fødselsdatoen og gå igjen til "Data" og deretter til "Datavalidering". Velg her "Dato" under "Tillat" og sett kravene for datoen. For eksempel kan du oppgi en minstedato på 1.1.1900 og en maksdato til i dag.

Trinn 8: Legg til melding for dato

Her kan du også legge til en inndatamelding som forteller brukerne å skrive inn fødselsdatoen sin. Dette kan for eksempel være: "Vennligst oppgi fødselsdatoen din (minimumsalder 18 år)".

Trinn 9: Sett prisen for VIP-medlemskap

Den neste cellen gjelder kostnaden ved VIP-medlemskapet. Sett datavalideringen slik at bare heltall mellom 150 og 200 euro aksepteres.

Trinn 10: Definer spesialrabatter for VIP-kunder

På samme måte som tidligere kan du nå legge til muligheten til å legge inn desimaltall for spesialrabatter som ligger mellom 10% (0,1) og 30% (0,3).

Trinn 11: Definer arbeidstidene for starten

For å legge inn arbeidstider, gå til den relevante cellen, velg "Tid" i datakontrollen og sett innleggene mellom kl. 06:00 og 08:00.

Trinn 12: Tilpass feilmeldinger for arbeidstider

Her kan du også definere feilmeldinger for å vise en advarsel hvis den angitte tiden er utenfor det definerte området.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært hvordan du med Excel-datakontrollfunksjonen kan sikre at bare gyldige data legges inn i cellene dine. Dette reduserer feilkilder og sikrer konsistente data i Excel-listene dine.