Sammenligne verdier i Excel

Å sammenligne verdier i Excel gir deg en effektiv måte å sikre konsistens og nøyaktighet i dataene dine på. Spesielt innen økonomistyring og salg er det viktig å vite om visse verdier finnes i en referansetabell. I denne veiledningen vil du lære trinn for trinn hvordan du kan utføre disse sammenligningene i Excel. Du vil se hvordan du bruker de riktige formlene og hvordan du visuelt fremhever forskjellene.

Viktigste funn

• Du kan med sammenligningsformelen i Excel sjekke om en verdi eksisterer i en referansetabell.
• Betinget formatering hjelper deg med å fargelegge samsvar og avvik.
• Sammenligningen er ikke bare nyttig for varenummer eller navn, men kan også brukes på forskjellige datafelt.

Trinn-for-trinn veiledning

For å sammenligne verdiene i en referansetabell, trenger du først en liste over varer og en referansetabell. Jeg vil nå forklare hele prosessen med verdikontroll i Excel.

Trinn 1: Opprett og forbered tabellene

Først oppretter du listen over varene dine og referansetabellen i et Excel-dokument. Listen over varer bør inneholde all relevant informasjon om varene, for eksempel navnene og mengden av produktene dine. Referansetabellen er en lang liste over alle varene du ønsker å sammenligne med varelisten din.

Trinn 2: Sett inn sammenligningsformel

Nå skal du opprette sammenligningsformelen. Du setter inn formelen =VERGLEICH(Søkekriterium;Søkematrix;Sammenligningstype) i cellen der du ønsker å se resultatet av sammenligningen. Søkekriteriet er varen du leter etter. I vårt tilfelle kan dette være et spesifikt papir som "Papir 200 g".

Trinn 3: Definer søkematrix

Søkematrixen er referansetabellen din som inneholder verdiene du vil sammenligne. For å jobbe nøyaktig velger du hele kolonnen i referansetabellen din som inneholder varenavnene. Sørg for at referansetabellen er korrekt forberedt for å sikre nøyaktige sammenligninger.

Trinn 4: Angi sammenligningstype

I neste trinn angir du sammenligningstypen. Her bruker du verdien 0 (null) for nøyaktig samsvarende. Denne innstillingen sikrer at bare identiske verdier blir anerkjent som samsvarende, noe som er viktig for prosjektet ditt.

Trinn 5: Kontroller resultater

Etter at du har brukt formelen, bør du kontrollere resultatene i cellen. Hvis verdien eksisterer, viser Excel posisjonen i referansetabellen. Hvis verdien ikke blir funnet, viser Excel en feil, for eksempel "NV".

Trinn 6: Bruk betinget formatering

For å gi visuelle indikasjoner om de funnede verdiene kan du bruke betinget formatering. Marker kolonnen der sammenligningsresultatene vises, og klikk på "Betinget formatering". Der kan du opprette nye regler, for eksempel for å merke ikke-funnede verdier røde.

Trinn 7: Se sammenligningsresultater på en oversiktlig måte

Etter at du har konfigurert betinget formatering, kan du enkelt sjekke resultatene. Hvis en verdi ikke finnes i referansetabellen, vises dette tilsvarende. Du kan også gjøre ytterligere tilpasninger, for eksempel å gjøre skriften fet eller velge ulike farger for å øke oversiktligeten.

Trinn 8: Test ulike verdier

Nå har du muligheten til å teste ulike varer. Bare skriv inn nye verdier i søkefeltet for å se om de finnes i referansetabellen. Denne funksjonaliteten hjelper deg med å oppdage endringer eller feil i dataene dine umiddelbart.

Trinn 9: Dokumentasjon og tilbakemelding

Det er viktig å dokumentere arbeidet og svare på eventuelle spørsmål. Bruk kommentarfeltet i Excel til å legge igjen kommentarer eller kommunisere med kollegaer om avvikene du finner. Dette vil gjøre prosessen enda jevnere.

Oppsummering

Ved å sammenligne verdier i en referansetabell kan du identifisere feil og sikre nøyaktigheten av dataene dine. Ved å bruke sammenligningsformler og betinget formatering i Excel kan du effektivt overvåke om de søkte elementene er til stede.