Bruk Excel VLOOKUP og INDEX/MATCH i controlling

Å få en oversikt over effektive metoder for å søke etter og spesifikt utlevere data i Excel kan betydelig lette arbeidshverdagen. I denne veiledningen vil du lære hvordan du kan bruke LOFINN samt kombinasjonen av INDEKS og SAMMENLIGN for å hente informasjon som navn eller pris basert på artikkelnummer i omfattende datalister. Dette er spesielt viktig for Kontroll og Salg, hvor raske og presise dataanalyser er nødvendige.

Viktigste funn

• LOFINN søker data i en matrise fra venstre til høyre, mens INDEKS og SAMMENLIGN tillater fleksibel søk i alle retninger.
• LOFINN kan brukes til enkle spørringer, men når det gjelder mer komplekse krav som å søke til venstre, når det sine begrensninger.
• INDEKS og SAMMENLIGN tilbyr et kraftig alternativ for å analysere data fra ulike retninger.

Trinn-for-trinn-veiledning

Bruk av LOFINN

For å starte med LOFINN, åpner du Excel-filen du vil jobbe med. Du må først angi søkekriteriet, for eksempel et artikkelnummer.

Skriv inn artikkelnummeret i søkefeltet. I dette eksempelet bruker vi artikkelnummeret "101", som står for "Mobil X". LOFINN vil da bli brukt på dette artikkelnummeret.

For å sette inn LOFINN, gå til en celle og bruk formelen =LOFINN(...). Det første parameteret er søkekriteriet, altså artikkelnummeret du nettopp har skrevet inn.

Neste må du angi matrisen der du ønsker å søke. Dette inkluderer alle relevante kolonner der artikkelnumrene og tilhørende navn er oppført.

Nå må du angi kolonneindeksen du ønsker å returnere. I vårt eksempel returnerer indeksen "2" navnet og indeksen "3" prisen.

Det siste parameteret bestemmer typen samsvar. For et nøyaktig treff, som i dette tilfellet, angir du "USANT".

Etter at du har skrevet inn formelen, bør du se navnet på artikkelen "Mobil X" hvis alt er korrekt.

INDEKS og SAMMENLIGN

Nå kommer vi til INDEKS og SAMMENLIGN. Du kan bruke samme søk og logikk, men denne metoden gir mer fleksibilitet. Velg igjen cellen der du vil skrive inn formelen.

Begynn med formelen =INDEKS(...) og angi området du vil hente data fra. I dette tilfellet bruker vi navnene på artiklene.

I neste trinn bruker du SAMMENLIGN til å finne den nøyaktige posisjonen til artikkelnummeret. Formelen for dette er SAMMENLIGN(...), og her angir du igjen artikkelnummeret og området for artikkelnumrene.

Nå kombinerer du begge formlene. INDEKS trenger radnummeret som SAMMENLIGN returnerer, slik at du da har fullstendig formel:

=INDEKS(Område,SAMMENLIGN(Søkekriterium,Område,0))

Hvis alt er skrevet inn riktig, skal du nå se "Handy X" i cellen, og metoden fungerer like bra som VLOOKUP.

Fleksibilitet ved å søke til venstre

En stor fordel med INDEX og MATCH er muligheten til å søke til venstre. For eksempel, når du vil hente prisen på en vare, kan du angi prisområdet og deretter sammenligne artikkelnummeret på nytt.

Ved å skrive inn formelen =INDEX(priceRange,MATCH(searchCriterion,articleNumbersRange,0)) forenkler og fremskynder mange prosesser.

Med disse oppsettene kan du lage fine lister som du kan tilpasse etter behov. Denne tabellutformingen hjelper ikke bare deg, men er også nyttig for ansatte som trenger rask tilgang til viktige data.

Oppsummering

Dette veiledningen gir deg de grunnleggende ferdighetene til å bruke VLOOKUP og INDEX/MATCH effektivt i Excel for å hente data fra store lister målrettet. Disse verktøyene er utmerket for økonomistyring og salg.