Excel-kurs: Fremheve forsinkede leveringsdatoer med farger

Hvis du er på utkikk etter en enkel og effektiv metode innen controlling eller salg for å markere forsinkede leveringsdatoer i Excel, er du på rett sted. I denne opplæringen vil du lære hvordan du kan bruke betinget formatering for å gjøre dataene dine visuelt tiltalende og oversiktlige. Du vil lære å skille mellom planlagte og aktuelle leveringsdatoer og visuelt representere disse forskjellene. Dette vil ikke bare hjelpe deg med å analysere bestillingene dine, men også med å identifisere potensielle problemer tidlig.

Viktigste funn

• Betinget formatering lar deg markere leveringsdatoer med forskjellige farger.
• Ved hjelp av enkle formler kan du avgjøre om leveransene skjer i rett tid.
• Du vil lære å tilpasse reglene for betinget formatering for å ta hensyn til varierende frister.

Trinn-for-trinn-veiledning

Trinn 1: Forbered dataene

Først er det viktig at du forbereder dataene dine i Excel. Lag en tabell med bestillingene dine som minst inkluderer kolonnene for planlagt leveringsdato og faktisk leveringsdato. Sørg for at dataene er formatert på en ryddig måte, slik at Excel kan gjenkjenne dem riktig.

Trinn 2: Velg cellområdet

Etter at du har lagt inn dataene i Excel, marker det cellområdet du vil formatere. Pass på å ikke inkludere overskriftene, da du bare vil analysere de relevante dataene.

Trinn 3: Påfør betinget formatering

Gå til "Betinget formatering"-menyen i Excel-grensesnittet og velg "Ny regel". Her kan du opprette en regel som bestemmer hvilket kriterium cellene skal markeres etter.

Trinn 4: Opprett regel for forsinkede leveringer

For å opprette regelen, bruk en enkel formel. Du ønsker at Excel skal sjekke om den planlagte leveringsdatoen er mindre enn den faktiske leveringsdatoen. Bruk referansene for kolonnene, for eksempel for planlagt dato som $C2 og for faktisk dato som $D2. Formelen vil da se slik ut: =C2<D2.

Trinn 5: Velg formateringsalternativer

Nå er det på tide å bestemme utseendet på de markerte cellene. Velg en iøynefallende farge, for eksempel en kraftig oransje, for å tydelig markere tidsoverskridelsene. Bekreft valget med "OK".

Trinn 6: Sjekk resultatene

Etter at regelen er brukt, vil du nå se at Excel har markert de forsinkede leveransene med farge. For eksempel kan en bestilling som var planlagt for februar, men levert først i juni, være tydelig synlig. På denne måten kan du umiddelbart se hvor det har oppstått problemer.

Trinn 7: Juster regelen for mer fleksibilitet

For å skape mer fleksible regler kan du tilpasse den eksisterende regelen. For eksempel kan du bestemme at en leveringsdato også er akseptabel selv om den er opptil tre dager senere enn planlagt. Gjennom "Administrer regler"-menyen kan du redigere den eksisterende regelen.

Trinn 8: Juster formelen

Nå må du justere formelen litt. I stedet for bare å sjekke om den planlagte datoen er mindre enn den faktiske, trekker du fra den planlagte datoen fra den faktiske og sjekker om forskjellen er større enn to dager. Den nye formelen kan se slik ut: =(D2-C2)>2.

Trinn 9: Sjekk resultatet av justeringen

Etter å ha endret formelen, sjekk resultatene igjen. Forsinkelser på over tre dager bør nå være korrekt markert, mens leveranser som er mindre enn tre dager forsinket, beholder sin opprinnelige status.

Oppsummering

Å fremheve forsinkede leveringsdatoer i Excel kan gjøres raskt og enkelt ved å bruke betinget formatering. Ved å forstå formlene riktig og bruke formateringsmulighetene kan du gjøre dataene dine mye mer oversiktelige. På denne måten beholder du kontrollen over leveransene dine og kan reagere i tide ved behov.