Metadata kan utgjøre en skjult risiko i Excel-filer, spesielt når du deler filer eller legger til konfidensiell informasjon i dem. Denne informasjonen er ikke alltid umiddelbart synlig, men kan likevel bli videreformidlet gjennom enkle handlinger. Hvis målet ditt er å sikre at ingen sensitive data kommer på avveie, er det viktig å forstå hva metadata er og hvordan du trygt kan redigere eller fjerne dem.
Viktigste funn
- Metadata er tilleggsinformasjon om filen din som ofte inneholder personlige eller konfidensielle opplysninger.
- Det finnes enkle metoder for å fjerne personlig informasjon fra Excel-filer.
- En korrekt håndtering av metadata er avgjørende for å unngå personvernsbrudd.
Trinnvis veiledning
Først ser vi på en tom Excel-tabell. Når du har åpnet en tom tabell, kan den se uskyldig ut, men la oss ta en nærmere titt.
Du kan se egenskapene til Excel-filen ved å høyreklikke på filikonet og velge "Egenskaper". Der bør du finne et område med "Detaljer" som inneholder mye informasjon. Ofte vil du her finne beskrivende tekster, tags og til og med navnet på forfatteren som opprettet filen.
Du bør spesielt være oppmerksom på informasjonen om siste lagring og opprettelsesdato. Disse dataene kan avsløre konfidensiell informasjon, og du vil ikke ønske at andre ser dem. Det er lett å glemme at slike detaljer også kan forblir synlige når du deler en fil.
Hvis du sender en redigert fil til sjefen din eller en kunde, kan det være pinlige eller konfidensielle opplysninger som gamle kommentarer eller tidligere forfatteropplysninger. For å unngå denne informasjonen, kan du fjerne den med bare et museklikk.
For å gjøre dette, åpne Excel-filen på nytt. Gå til "Fil"-menyen og velg "Egenskaper". Blant de ulike områdene vil du ikke bare se filnavnet, men også annen metadata som du kanskje ikke har lagt merke til.
En av de beste metodene for å effektivt fjerne metadata er å revidere filen før du lagrer den. Uansett om du lagrer filen eller eksporterer den til et nytt format som PDF, må du forsikre deg om at ingen sensitive opplysninger blir med over.
Hvis du vil lagre filen som PDF, gå til "Fil" og velg "Lagre som" og deretter "PDF". Dette vil lage en ny fil som ikke inneholder metadata fra Excel-filen, med mindre du fysisk skriver ut filen.
Det er også et annet alternativ for å fjerne metadata før du sender en fil. Under "Regneark undersøk" i "Fil"-menyen kan du identifisere og fjerne personlig informasjon. Bare klikk på "Dokumentundersøkelse", og programvaren informerer deg om all tilgjengelig metadata og tilbyr muligheten til å fjerne dem.
Etter at all informasjon er fjernet, bør du lagre filen på nytt. Når du sjekker egenskapene på nytt, vil du oppdage at all sensitiv informasjon har forsvunnet.
Det er verdt å merke seg at opprettelsesdatoen og siste tilgang forblir synlig, siden disse opplysningene er en del av filen. Hvis filen imidlertid skal være helt anonymisert, er det ingen annen mulighet enn å lage en ny fil. Kopier innholdet til et nytt dokument.
Lagre deretter det nye dokumentet under et annet navn. Dette sikrer at bare de ønskede informasjonene lagres i den nye filen.
Sørg for at forfatterdataene og opprettelsesdatoene også må slettes i denne filen, da de vanligvis blir inkludert.
På denne måten unngår du nettverk av metainformasjon som kunne være pinlig, spesielt i en profesjonell sammenheng. Et eksempel på dette er elever som bytter ut gammelt materiale med nye filer uten å tilpasse metainformasjonen.
Oppsummering
Når du håndterer metainformasjon i Office-filer, må du være forsiktig. Metainformasjon gir verdifull informasjon om skaperen og historikken til et dokument, men kan også inneholde sensitive data som ikke bør komme på avveie. Kunnskapen om redigering og fjerning av denne informasjonen er nøkkelen til å beskytte konfidensielt innhold og unngå ubehagelige situasjoner.
Ofte stilte spørsmål
Hva er metainformasjon i Excel?Metainformasjon er ekstra informasjon om en fil, som forfatter, opprettelsesdato og redigeringshistorikk.
Hvordan kan jeg fjerne metainformasjon i Excel?Du kan fjerne metainformasjon ved å sjekke filen og slette all personlig informasjon gjennom "Sjekk arbeidsbok" -alternativet.
Hvorfor er metainformasjon viktig?Metainformasjon er viktig fordi den inneholder informasjon som kan komme i feil hender, spesielt ved overføring av filer.
Hva skjer med metainformasjonen når jeg lagrer en fil som PDF?Når du lagrer en fil som PDF, blir metainformasjonen vanligvis ikke inkludert, med mindre den spesifikt blir inkludert i eksportprosessen.
