Merking av avtaler med farger i Excel for bedre oversikt

Å holde oversikt over avtaler på en effektiv måte er en utfordring mange av oss kjenner til i arbeidshverdagen. En enkel og visuelt tiltalende måte å huske forestående eller allerede avholdte avtaler på, er å markere dem med ulike farger ved hjelp av Excel. I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du kan strukturere og gjøre avtalene dine oversiktlige ved å bruke noen formler og betinget formatering.

Viktigste funn

• Med Excel kan du enkelt beregne gjenværende dager til en avtale.
• Betinget formatering lar deg markere avtaler som nærmer seg eller har passert med forskjellige farger.
• Ved hjelp av enkle formler kan du stadig mer effektivt administrere og visualisere avtalene dine.

Trinn-for-trinn-veiledning

Trinn 1: Opprettelse av regnearket

Begynn med å opprette et nytt regneark i Excel og legg til avtalene du ønsker å administrere der. Dette kan for eksempel inkludere følgende:

• 28.04.
• 01.05.

Trinn 2: Beregning av gjenværende dager

For å beregne de gjenværende dagene til en avtale, kan du bruke en enkel formel. Velg en celle og begynn å skrive inn formelen: =A2 - I DAG(), der A2 er den første avtalen. Dra deretter feltet nedover for å fortsette den éndimensjonale listen. Dette gir deg en oversikt over de gjenværende dagene til hver avtale.

Trinn 3: Marker avsluttede avtaler

Når en avtale er fullført, kan du dokumentere dette ved å fylle ut den relevante cellen. Det anbefales å legge til en kommentar i cellen (for eksempel "Fullført" eller "Avlyst"). Ved hjelp av en "HVIS"-forespørsel kan du automatisk skjule visningen av gjenværende dager.

Trinn 4: Bruk av "HVIS"-formelen

Skriv inn følgende formel i cellen som viser de gjenværende dagene: =HVIS(C2<>"";"";A2-I DAG()). Her kontrolleres det om det er en kommentar i kolonne C. Hvis cellen ikke er tom, viser ikke formelen noe. Ellers beregnes de gjenværende dagene.

Trinn 5: Fargemarkering med betinget formatering

For å markere avtalene med farger, marker kolonnen med de gjenværende dagene og gå til "Betinget formatering". Velg deretter alternativet for fargeskalaer. Du kan velge en trefarget skala for å representere en jevn overgang mellom ulike farger.

Trinn 6: Tilpasning av fargeskalaene

Du kan tilpasse fargeskalaene for å angi bestemte terskelverdier for visning. For eksempel kan du bestemme at alt som står foran innen de neste to dagene vises i rødt, mens alt som ligger lengre frem i tid vises i grønt.

Trinn 7: Vurdering av arbeidsdager

Hvis du også ønsker å ta med antall gjenværende arbeidsdager frem til en bestemt dato, kan du bruke funksjonen ARBEIDSDAGER.NETTO. Skriv inn funksjonen i en ny celle: =ARBEIDSDAGER.NETTO(I DAG();A2) og avslutt med parentesene. Resultatet vil vise deg hvor mange arbeidsdager som gjenstår fra i dag til avtalen.

Trinn 8: Oppsummering og videre lesing

Etter at du har utført alle de nevnte trinnene, bør du nå være i stand til å effektivt administrere avtalene dine og raskt kunne se hvilke som snart forfaller. Lagre dokumentet ditt, og du er godt rustet for planleggingen av avtalene dine.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært hvordan du kan markere tidspunkter effektivt med farger i Excel ved hjelp av enkle beregninger og bruk av betinget formatering. Dette gjør at du lettere kan holde oversikt over kommende hendelser og raskt tilpasse deg endringer.