Beregn delsummer effektivt i Excel

Excel tilbyr mange muligheter for dataanalyse og -presentasjon. En av de vanligste kravene er å bare finne summen av bestemte celler, for eksempel hver andre eller fjerde rad. I denne opplæringen viser jeg deg hvordan du effektivt kan implementere delsummer med hjelp av matriseformler.

Viktigste innsikter

• Bruken av matriseformler tillater summering av hvilke som helst celler i Excel.
• Kombinasjonen av IF-spørringer og REST-funksjonen er avgjørende for å velge riktige rader.
• Du kan få delsummer for ulike grupper av salgsdata for å sammenligne ytelsen.

Trinn-for-trinn-veiledning

For å forstå hvordan du summerer bestemte celler i Excel, skal vi se på et konkret eksempel der vi analyserer fiktive salgsdata.

I dette eksempelet ser vi på en liste med salg som strekker seg fra 1. oktober til 31. desember. Oppgaven er å finne den totale summen av salget og å differensiere hvor mye hver selger har solgt.

Først summen du salget fra B2 til B93 for å beregne totalsummen for kvartalet. Dette er enkelt og kan gjøres med funksjonen =SUMME(B2:B93).

Nå vil vi finne delsummen for hver andre eller fjerde dag. Start med å formulere en IF-spørring som identifiserer om gjeldende indeks (raden) er hver andre eller fjerde rad.

Her bruker vi matriseformelen for å sikre at bare de radene du ønsker, summeres. Vi begynner å danne summen og knytter den til en "IF"-funksjon for å filtrere ut de ønskede cellene.

Neste skritt er å implementere en sannhetstest. Dette betyr at du sjekker om radindeksen er delelig med 2 (for hver annen dag). Hvis ja, skal beløpet summeres.

For implementeringen bruker vi REST-funksjonen. Den lar oss beregne resten av en divisjon for å identifisere om det er hver andre eller fjerde rad og dermed lage en betinget sum.

Når du har implementert REST-funksjonen for å få resten, kan du nå vurdere antall rader du ønsker å summere. Sjekk din datarapport for å sikre at du begynner fra riktig rad og tar hensyn til riktig antall rader.

Resultatet av spørringene dine vil vise delsummene. For eksempel kan vi finne ut om den gjeldende raden er partall eller oddetall ved å skrive =REST(ZEILE(); 2), og justere summene deretter.

Bekreft formelen med Ctrl + Shift + Enter for å sikre at det er en matriseformel. Excel vil da vise utdataene i krøllparenteser, noe som viser at beregningen er riktig utformet.

Hvis du også ønsker å inkludere flere kolleger i analysen, kan du endre den samme formelen og tilpasse den for ulike rader og avstander. Bruk relativ adressering for å tilpasse summene dine uten å måtte skrive inn hele formelen på nytt.

Delsummene kan deretter enkelt sammenlignes. Sørg for at hvert av summene gir riktige verdier før du presenterer den endelige salgsoppsummeringen.

Til slutt kan du opprette en fullstendig oversikt over totalsummene og delsummene for å analysere salgsprestasjonene, og være klar til å lage omfattende rapporter.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært hvordan du i Excel kan finne delsummene av bestemte celler (for eksempel hver andre eller tredje rad) ved hjelp av matriseformler. Du har effektivt brukt funksjonene IF og REST for å analysere salgsdataene dine detaljert og differensiert.