Administrasjon av betinget formatering i Excel

Å administrere og tilpasse betingede formateringer i Excel kan hjelpe deg med å gjøre dataene dine mer visuelt appellerende og forståelige. Disse formateringene er ikke bare nyttige for å fremheve spesifikke verdier, men lar deg også raskt oppdage mønstre og trender i dataene dine. I følgende avsnitt vil du lære hvordan du effektivt kan administrere betingede formateringer, tilpasse dem og endre dem etter behov for å gjøre datafremstillingen din enda mer tiltalende.

Viktigste funn

• Betingede formateringer hjelper med å fremheve viktige data visuelt.
• Du kan endre eller slette eksisterende formateringer etter behov.
• Det er mulig å redigere verdier innenfor de betingede formateringene i sanntid.

Trinn-for-trinn-veiledning

Uansett om du allerede har noe erfaring med Excel eller er helt nybegynner, viser de følgende trinnene deg hvordan du effektivt kan administrere betingede formateringer.

Trinn 1: Opprett ny betinget formatering

Begynn med å opprette en ny betinget formatering. Du kan for eksempel visualisere delsummen av en bestemt datasett. Gå til cellen du ønsker å formatere, og velg "Betinget formatering" fra menyen.

Velg deretter en formateringsstil, for eksempel en fargeskala. Dette gjør at du kan lettere skille mellom ulike verdier ved å vise dem i ulike fargenyanser. Du kan sette opp en fargegradient som går fra rødt via gult til grønt for å vise høye og lave verdier.

Trinn 2: Tilpass formateringen

Etter at du har opprettet den første formateringen, kan du tilpasse den ytterligere. Hvis du for eksempel ønsker å legge til en totalsum, velger du den relevante cellen og legger til ønsket diagram.

Søylediagrammet oppdateres umiddelbart, slik at du umiddelbart kan se hvordan verdiene blir representert. Høyere verdier vises som lengre søyler, slik at du raskt kan se høyden på delsummene med et øyekast.

Trinn 3: Velg betingede formateringer

Nå er det viktig å gjennomgå alle betingede formateringer i regnearket. For å gjøre dette, gå til øverst til høyre på menyen og bruk søkelupen. Her kan du velge mellom ulike alternativer for å kun velge de betingede formateringene.

Velg "Velg innhold" for å finne ut hvilke celler som har disse formateringene. Klikk på "OK" og se hvordan de relevante cellene blir markert.

Trinn 4: Administrer regler

Et annet viktig trinn er å administrere de betingede formateringsreglene dine. Gå til "Betingede formateringer" og velg "Administrer regel". Her kan du få en oversikt over alle aktive regler i regnearket ditt.

Hvis du finner ut at en regel er unødvendig eller blir overskrevet, kan du enkelt slette den med et klikk. Velg regelen, klikk på "Slett" og bekreft valget ditt.

Trinn 5: Rediger eksisterende formateringer

Du kan også enkelt tilpasse eksisterende betingede formateringer. Velg regelen du vil endre og klikk på "Rediger". Her kan du redigere betingelsene i formeleditoren for eksempel endre kriteriene for visning av verdier.

Hvis du for eksempel ønsker å redigere ukedagene slik at bare verdier under 6 vises, kan du endre "større enn"-tegnet til et "mindre enn"-tegn.

Trinn 6: Sjekke endringer i sanntid

Alle tilpasninger du gjør vil bli umiddelbart vist i Excel, slik at du kan sjekke effekten av endringene i sanntid. På denne måten ser du hvordan de betingede formateringene tilpasser seg, avhengig av de nye kriteriene du har satt.

Trinn 7: Vise regler for andre ark

For å få en bedre oversikt over alle betingede formateringer, kan du også søke etter regler i andre regneark. Gå til de relevante innstillingene og vis reglene som finnes i hele arbeidsboken. Dette vil tillate deg å administrere formateringene på tvers av alle ark.

Oppsummering

Du har nå lært hvordan du kan opprette, tilpasse og administrere betingede formateringer i Excel. Disse teknikkene hjelper deg ikke bare med å presentere dataen din på en ryddig måte, men de bidrar også til å forbedre tolkningen av dataene.