Hjelpetekster for celler i Excel

Hjelpetekster i Excel kan bidra til å øke brukervennligheten på regnearket ditt. Du kan gjøre innlegging i celler enklere og klarere ved å bruke dem, spesielt for nybegynnere eller nye medarbeidere som ikke er kjent med skjemaene ennå. I denne veiledningen vil du lære hvordan du definerer hjelpetekster for visse celler i Excel, og hvilke muligheter datavalidering kan gi deg.

Viktigste funn

• Hjelpetekster gjør det enklere å legge inn data i celler.
• Datavalidering lar deg begrense brukergrensesnittet.
• Feilmeldinger kan vises når ugyldige data legges inn.

Definere hjelpetekster

La oss begynne med å åpne årskalenderen der vi ønsker å implementere hjelpetekster. Marker cellen eller raden der du vil opprette en hjelpetekst.

Gå deretter til "Data"-menyen og velg alternativet "Datavalidering". I dette menyen kan du gjøre ulike innstillinger for å styre datainnleggene i den valgte cellen.

Nå kan du definere en inndataoppfordring. Dette er teksten som vises når noen velger cellen. For eksempel kan du formulere følgende hensikt: "Her kommer leveringsdatoen for kunden, som maksimalt kan være 90 dager i fremtiden".

Etter at du har opprettet inndataoppfordringen, bekreft inndataene dine for å lagre innstillingene.

Validere inndata

For å sikre at bare gyldige data legges inn i cellen, må du definere reglene for inndatavalidisering. Gå tilbake til datavalidering og velg alternativet "Tillat". Her kan du bestemme inndatakriteriene. Velg "Dato" hvis du vil tillate bare datoangivelser.

Et annet skritt er å definere den tillatte tidsrammen. Du kan si at startdatoen er "i dag" og sluttdatoen er maksimalt 90 dager i fremtiden. Dette gir deg fleksibiliteten til å tillate inndata innenfor denne tidsrammen.

Du kan også konfigurere feilmeldinger valgfritt. Her kan du velge om en "Stoppmelding", en "Advarsel" eller en "Informasjon" skal vises ved ugyldige inndata. En stoppmelding hindrer at feilaktige data lagres, og krever korrekt inndata.

Feilmeldinger og deres håndtering

Når du har definert inndatavalidisering og eventuelt konfigurerte feilmeldinger, prøv inndataene. Legg inn med vilje en ugyldig dato som ikke samsvarer med de definerte kriteriene for å teste feilmeldingen.

Hvis inndataene ikke samsvarer med kriteriene, vil en feilmelding vises som ønsket. I tilfelle av en feil kan du informere brukeren om at bare datoangivelser som maksimalt kan være 90 dager i fremtiden, er tillatt.

La brukeren prøve igjen. Legg inn en korrekt dato og forsikre deg om at hjelpetekster og innleggene er gyldige.

Tilpasninger og tilbakestilling av innstillinger

Hvis du vil tilpasse eller fjerne inndatabegrensninger eller hjelpetekster, kan du når som helst åpne datavalideringen igjen. Der kan du fjerne eksisterende hakser eller klikke på "Slett alt" for å tilbakestille alle innstillinger.

Denne fleksibiliteten er avgjørende, spesielt når du jobber med komplekse tabeller der mange ulike innlegg er nødvendige. Hjelpetekstene gjør arbeidet enklere for deg og andre brukere ved å gi klare instruksjoner om hva som skal legges inn i en celle.

Sammendrag

Å sette hjelpetekst i Excel kan i stor grad lette inntastingen i celler og hjelpe til med å unngå feil. Ved å bruke datavalidering har du kontroll over hvilke data som havner i cellene, og du kan konfigurere feilmeldinger som hjelper brukeren.