Håndtering av etiketter og figurfortegnelser i Word

I bruk av tekstbehandlingsprogrammer som Microsoft Word er tydelig strukturerte dokumenter avgjørende, spesielt når det gjelder å lage vitenskapelige arbeider, rapporter eller presentasjoner. For at leseren raskt skal kunne finne viktig informasjon og visuelt innhold, har du muligheten til å bruke etiketter, et liste over illustrasjoner og kryssreferanser effektivt. I denne veiledningen viser vi deg trinnvis hvordan du viser bildene, tabellene, formlene og grafikkene dine i et enhetlig etikettformat og oppsummerer dem i en oversiktlig liste over illustrasjoner.

Viktigste funn:

• Etiketter er viktige for kategorisering av visuelt innhold.
• Med en liste over illustrasjoner kan du øke synligheten av bilder og tabeller i dokumentet ditt.
• Kryssreferanser letter navigasjonen og bidrar til at leseren raskt finner riktig informasjon.

Trinn-for-trinn-veiledning

1. Forbered dokumentet

Før du begynner å lage etiketter og en liste over illustrasjoner, bør du legge til bilder, tabeller og formler i dokumentet ditt. For eksempel legger du til et bilde av en iPhone.

2. Sett inn etikett for bilder

Klikk på bildet av iPhone-en og gå til "Henvisninger". Velg alternativet "Sett inn etikett". Nå har du muligheten til å definere om etiketten skal vises over eller under elementet. Det er vanligvis lurt å plassere etiketten under bildet.

3. Tilpass betegnelsen

Den nye betegnelsen opprettes automatisk, startende med "Illustrasjon 1". Du kan videre tilpasse denne betegnelsen og for eksempel angi "Ill. 1: iPhone".

4. Legg til flere bilder og deres etiketter

Gjenta prosessen for det andre bildet – i dette tilfellet bildet av månen. Marker bildet, gå igjen til "Henvisninger" og velg "Sett inn etikett". Oppgi deretter den ønskede betegnelsen, for eksempel "Måne".

5. Gi tabeller etiketter

For å gi en tabelletikett, marker hele tabellelementet og velg "Henvisninger" > "Sett inn etikett". Også her kan du angi betegnelsen, for eksempel "Tabell 1: Navneliste".

6. Gi formler etiketter

Å gi etiketter til formler fungerer på samme måte. Marker formelen, gå til "Henvisninger" og velg "Sett inn etikett". Gi det et navn, for eksempel "Formel: x + y = z".

7. Sett inn liste over illustrasjoner

Nå som du har satt inn etikettene dine, er det på tide å lage en liste over illustrasjoner. Gå til "Henvisninger" og velg "Sett inn liste over illustrasjoner". Her kan du velge hvilke kategorier som skal inkluderes i listen, for eksempel bare illustrasjoner eller også tabeller og formler.

8. Velg format på listen

Du har muligheten til å velge formatet på listen over illustrasjoner - enten klassisk, elegant eller formelt.

9. Oppdatere listen

Hvis du gjør endringer i dokumentet ditt, for eksempel legge til innhold eller flytte elementer, er det viktig å oppdatere listen over illustrasjoner. Dette kan gjøres ved å markere hele listen, høyreklikke og velge "Oppdater felt".

10. Legg til kryssreferanser

For å opprette kryssreferanser i dokumentet ditt, plasser markøren på ønsket sted og gå til "Henvisninger" og velg "Kryssreferanse". Du kan her velge illustrasjonen eller tabellen du vil henvise til.

11. Opprett kryssreferanser i teksten

Hvis du for eksempel refererer til bildet av månen i teksten, vil du se at sidetallene oppdateres avhengig av hvor grafikkene er i dokumentet ditt. Med denne metoden sørger du for en sømløs navigering i dokumentet.

12. Gjør endringer og oppdater referansene

Etter at du har opprettet alle ønskede kryssreferanser, gjør du endringer og oppdaterer alle feltene for å forsikre deg om at sidetallene og referansene er korrekte.

Oppsummering

Ved å legge til bildetekster for illustrasjonene og tabellene dine, blir navigeringen i dokumentet ditt betydelig enklere. En godt strukturert oversikt over illustrasjonene gir leserne dine muligheten til å finne relevant informasjon raskt. I tillegg sørger kryssreferanser for at leserne alltid får riktige sidetall og referanser, selv om dokumentet endres.