Lage masjonebrev i Word - En enkel veiledning

Du ønsker å sende personlige brev til flere mottakere og tilpasse hilsenen individuelt ? Med sirkulasjonsbrev-funksjonen i Microsoft Word kan du gjøre dette raskt og enkelt. Denne veiledningen viser deg hvordan du definerer mottakere ved hjelp av en Excel-tabell og bruker ulike hilsenformer som "Herr" og "Frau" riktig. La oss gå rett på sak og gjennomgå stegene for å lage et effektivt sirkulasjonsbrev sammen.

Viktigste funn

• Du lærer hvordan du oppretter og tilpasser et sirkulasjonsbrev i Word.
• Bruken av en Excel-liste gjør det enkelt å administrere mottakerdata.
• Hilsenformater kan tilpasses dynamisk for å gi en personlig preg.

Trinnvis veiledning

For å opprette et sirkulasjonsbrev i Word, følg disse trinnene:

Skritt 1: Starte sirkulasjonsbrevet

Først åpner du Microsoft Word. Gå til fanen "Fletting" og velg alternativet "Start sirkulasjonsbrev". Klikk deretter på "Brev" for å starte sirkulasjonsbrevprosessen.

Skritt 2: Velge mottakerliste

Dernest må du velge mottakerlisten. Du har muligheten til å enten legge inn en ny liste, bruke en eksisterende liste eller velge Outlook-kontakter. I denne veiledningen bruker vi en Excel-tabell som du har lagret på skrivebordet.

Skritt 3: Redigere mottakerdata

Nå kan du redigere mottakerlisten. Gjennom datakilden, som i vårt eksempel heter "Adresseliste.xls", kan du legge til adresser, søke etter duplikater eller filtrere etter spesifikke kriterier. Det vises en oversikt over etternavn, fornavn og hilsen.

Skritt 4: Legge til adresseblokk

Legg til en adresseblokk ved å klikke på "Adresseblokk". Her kan du velge riktige felt for hilsenen og adressen. Word gjenkjenner automatisk feltene, slik at nødvendig informasjon enkelt blir overtatt.

Skritt 5: Kontroller forhåndsvisning

Det er viktig å kontrollere forhåndsvisningen av brevet. Du kan se hvordan adressen og annet innhold vises i brevet. Klikk på "Vis forhåndsvisning" for å forsikre deg om at alt er riktig plassert.

Skritt 6: Legge til emne og dato

Nå kan du legge til emnet for brevet i det forberedte dokumentet. Skriv for eksempel "Testserienbrev" og legg til en dato. Dette gir brevet ditt en formell struktur.

Skritt 7: Sett inn hilsen dynamisk

Bruk de store bokstavene for å tilpasse hilsenen. Med funksjonen kan du skille mellom "Kjære Herr" og "Kjære Frau", basert på dataene i Excel-listen din.

Skritt 8: Fortsett sirkulasjonsbrevet

Skriv nå teksten på brevet etter behovet ditt. Du kan skrive en generell tekst som gjelder for alle mottakere. Sørg for at den er inkluderende og tiltalende formulert.

Skritt 9: Gjennomføre feilkontroll

Før du avslutter sirkulasjonsbrevet, gjennomfør en feilkontroll. Du kan bla gjennom de enkelte adressene og forsikre deg om at det ikke inneholder feil i hilsensformater eller adresseinformasjon.

Trinn 10: Skriv ut eller send massebrev

Nå som massebrevet ditt er fullført og ser bra ut, gå tilbake til fanen "Masseutsendelser" og klikk på "Fullfør og flett". Der har du muligheten til å skrive ut dokumentet, sende det på e-post eller lagre dokumentene for videre redigering.

Trinn 11: Legg til ekstra felter

Ved behov kan du integrere ytterligere individuelle felter i brevet ditt, for eksempel telefonnumre. Velg de relevante kolonnene fra Excel-filen din for å skape ekstra personaliseringsverdi.

Trinn 12: Ferdigstillelse

Etter alle disse trinnene har du vellykket opprettet et massebrev. Du kan nå lagre dokumentet og sende det eller skrive det ut etter ønske.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært hvordan du enkelt og effektivt oppretter et massebrev med Microsoft Word. Du har fulgt hele prosessen, fra valg av mottakerliste til personlig hilsen og til slutt redigering og utskrift eller sending av brevene dine.