Å redigere dokumenter kan være et tveegget sverd i mange situasjoner. Spesielt når du har konfidensiell informasjon i et Word-dokument, ønsker du sannsynligvis å forsikre deg om at det ikke utilsiktet endres. I denne veiledningen vil du lære hvordan du effektivt kan beregne et Word-dokument. Dette er spesielt nyttig hvis du sender et dokument til noen og ikke vil at endringer skal gjøres, samtidig som det opprinnelige innholdet bevares. La oss dykke rett inn i trinnene.
Viktigste funn
- Du kan begrense redigeringen av et Word-dokument ved hjelp av ulike alternativer.
- Et passord kan brukes for å blokkere tilgang til endringer.
- Unntak kan gjøres for bestemte brukere.
Trinn for trinn veiledning
Trinn 1: Åpne "Gjennomgå"-menyen
For å beskytte et Word-dokument mot uønskede endringer, må du først åpne "Gjennomgå"-menyen. Dette er det første trinnet for å aktivere redigeringsbegrensningene. Du finner menyen øverst i Word.
Trinn 2: Begrens redigeringen
I "Gjennomgå"-menyen går du til alternativet "Begrens redigering". Når du klikker på dette, vil det åpne seg en ny meny på høyre side der du kan gjøre ulike innstillinger for å aktivere beskyttelsen.
Trinn 3: Velg redigeringsbegrensningene
Nå kan du bestemme hvilken type endringer som skal tillates i dokumentet. Du har valget mellom forskjellige alternativer, som å tillate endringer, fylle ut skjemaer eller redigere kommentarer. Hvis du vil gjøre dokumentet helt skrivebeskyttet, velger du "Ingen endringer tillatt".
Trinn 4: Legg til unntak
En nyttig funksjon er muligheten til å legge til unntak for bestemte brukere. Her kan du oppgi e-postadresser eller brukere fra samme domene som likevel kan utføre redigeringer. Dette er nyttig hvis du vil sende dokumentet til flere personer, der noen bør ha rett til å redigere.
Trinn 5: Påfør beskyttelse
Etter at du har konfigurert innstillingene, må du aktivere beskyttelsen. Klikk på "Ja, bruk beskyttelsen". På dette tidspunktet blir du bedt om å velge et passord. Husk dette passordet godt, da det kreves for senere redigering av dokumentet.
Trinn 6: Lagre dokumentet
Etter å ha satt passordet, lagre dokumentet. For at beskyttelsen skal tre i kraft, er det viktig å lagre dokumentet korrekt. Sjekk etter lagring om endringene ble riktig tatt med.
Trinn 7: Kontroller beskyttelsen
Testing er et viktig skritt. Prøv å redigere dokumentet ved å klikke hvor som helst. Hvis beskyttelsen er riktig konfigurert, vises en melding som informerer deg om at endringer ikke kan gjøres.
Trinn 8: Fjern beskyttelsen
Hvis du ønsker å fortsette å redigere dokumentet, må du fjerne beskyttelsen. Gå tilbake til "Gjennomgå"-menyen og velg alternativet "Fjern beskyttelse". Nå kan du gjøre endringer i dokumentet.
Trinn 9: Lagre dokumentet på nytt
Etter at du har gjort ønskede endringer, ikke glem å lagre dokumentet på nytt. Dette sikrer at alle tilpasningene blir bevart.
Oppsummering
I denne trinnvise veiledningen har du lært hvordan du kan beskytte et Word-dokument mot uønskede redigeringer. Ved ordentlig bruk av redigeringsbegrensninger og opprettelse av et passord, sikrer du at dokumentene forblir i sin opprinnelige tilstand mens du sender dem eller deler dem. Dette er spesielt viktig for sensitive data, som CV-er eller andre personlige dokumenter, som du ikke ønsker å se endret.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan setter jeg et passord for mitt Word-dokument?Du kan sette et passord ved å gå til "Gjennomgang"-menyen og velge "Begrens redigering", og deretter aktivere beskyttelsen. Du vil bli bedt om å skrive inn et passord.
Kan jeg tillate visse personer å redigere?Ja, du kan definere brukere som er unntatt fra redigeringsbegrensningene ved å legge til deres e-postadresser i den relevante delen.
Hva skjer hvis jeg glemmer passordet?Hvis du glemmer passordet, kan det være vanskelig å redigere dokumentet igjen, siden du ikke kan gjøre endringer uten å oppheve beskyttelsen.
Har beskyttelsen blitt opphevet og kan jeg gjøre endringer?Ja, for å gjøre endringer må du oppheve beskyttelsen. Dette kan gjøres i "Gjennomgang"-menyen.
Er disse beskyttelsestiltakene 100% sikre?Beskyttelsen sikrer at noen ikke enkelt kan redigere dokumentet, men det beskytter ikke mot kopiering eller å opprette et nytt dokument basert på innholdet.
