Bruk kommentarer optimalt i Word

Muligheten til å legge igjen kommentarer i dokumenter gir en utmerket måte å gi tilbakemelding og legge til merknader uten å endre selve teksten. For eksempel, når du jobber med kolleger eller lærere på et dokument, kan kommentarer hjelpe med å fremheve viktige punkter og å føre diskusjoner. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du effektivt kan bruke kommentarfunksjonen i Word for dine behov.

Viktigste funn

Kommentarfunksjonen i Word lar deg legge igjen merknader, svare på andres kommentarer og beholde oversikten over diskusjoner. Du kan også enkelt redigere og slette kommentarer. I tillegg kan du kontrollere hvordan kommentarene håndteres når dokumentet skrives ut.

Trinn-for-trinn veiledning

Trinn 1: Legge til en kommentar

For å legge til en kommentar i dokumentet ditt, må du først velge den teksten du vil legge til en kommentar på. Marker den relevante avsnittet eller den spesifikke teksten. Klikk deretter på "Sett inn" i menyen øverst og velg "Kommentar"-knappen.

Trinn 2: Skriv en kommentar

Etter at du har trykket på Kommentar-knappen, åpnes det et inntastingsfelt på høyre side av dokumentet ditt. Her kan du skrive inn kommentaren din. For eksempel kan du skrive at avsnittet bør revideres. Navnet ditt vises tydelig, noe som muliggjør en enkel identifisering.

Trinn 3: Lagre kommentaren og del dokumentet

Etter at du har skrevet kommentaren din, lagre dokumentet og send det deretter til andre personer, for eksempel venner eller lærere, for gjennomgang. Mottakerne kan deretter svare på kommentaren din, noe som letter kommunikasjonen og tilbakemeldingsprosessen.

Trinn 4: Svare på kommentarer

Hvis noen svarer på kommentaren din, vises svaret deres i kommentarområdet. Dette gir deg oversikt over hele samtaleforløpet og lar deg til enhver tid svare på bemerkningene.

Trinn 5: Administrere kommentarer

For å administrere kommentarene i dokumentet, naviger til fanen "Gjennomgå". Det vil finnes en seksjon for kommentarer der alle kommentarene vises. Du kan slette kommentarer eller til og med fjerne alle kommentarer samtidig hvis de ikke lenger er nødvendige.

Trinn 6: Sjekk utskriftsalternativene

Hvis du ønsker å skrive ut dokumentet og samtidig sørge for at kommentarene ikke skrives ut, gå til "Gjennomgå"-delen og velg sporingsoptionen "Ingen". Dette sikrer at kommentarene ikke vises ved utskrift, men fortsatt er til stede i dokumentet.

Trinn 7: Se gjennom og naviger i kommentarer

Hvis dokumentet ditt har flere sider, tillater kommentarfunksjonen at gjennomgår kan navigere raskt mellom kommentarene. Ved å velge "Forrige" og "Neste" kan du målrettet hoppe gjennom kommentarene, noe som er spesielt nyttig for omfattende dokumenter.

Trinn 8: Slett alle kommentarer

Hvis du ønsker å fjerne alle kommentarene i et dokument, gå enkelt til kommentarseksjonen og velg "Slett alle elementer". Dette sikrer at ingen kommentarer lenger er synlige i dokumentet, og du kan begynne på nytt ved behov.

Oppsummering

Kommentarfunksjonen i Word gir en enkel og intuitiv måte å legge til merknader og tilbakemeldinger i dokumenter. Lær å legge til, administrere og slette kommentarer på et blunk, og forbedre dermed dokumentasjonsprosessene dine.