PDF-filer raskt søkbare: Slik oppretter du en indeks

Alle kjenner det: En stor samling med PDFer på harddisken, og du leter desperat etter et spesifikt dokument. Å lete gjennom tusenvis av filer kan vise seg å være en langvarig oppgave. Men det trenger ikke å være det! Med riktig teknikk kan du raskt indeksere og søke gjennom alle PDFene dine. I denne veiledningen vil jeg vise deg hvordan du oppretter en indeks i Adobe Acrobat for å enkelt finne PDFene dine.

Viktigste innsikter

• Ved å opprette en indeks i Adobe Acrobat kan du søke gjennom PDF-dokumentene dine ekstremt raskt.
• Indekseringen er en engangshandling som sparer deg mye tid på lang sikt.
• Du kan velge spesifikke mapper og tilpasse søket.

Trinnvis veiledning

Trinn 1: Åpne avansert søk

For å starte prosessen, åpne først Adobe Acrobat på datamaskinen din og åpne det avanserte søket. Dette kan du gjøre raskt ved å bruke tastekombinasjonen Ctrl + Shift + F. Dette vil ta deg til det avanserte søkemenyen, som lar deg definere mer nøyaktige søkeparametere.

Trinn 2: Velg søkemappen

Nå må du velge mappen du vil søke gjennom. Velg riktig lagringssted der PDFene dine er plassert. Pass på at alle undermapper også tas med, hvis du har lagret dokumenter der. Du kan sjekke direkte i filbehandleren din hvor mange undermapper som eksisterer, og om PDFene virkelig er der.

Trinn 3: Utfør søket

Skriv inn det du leter etter, enten det er et bestemt ord eller uttrykk. Klikk på "Søk" og se hvordan systemet jobber. Jo flere PDFer som finnes i mappen, jo lengre tid kan søket ta. I mitt eksempel med over 100 PDFer, tok søket nesten ett minutt.

Trinn 4: Opprett indeks

For å akselerere søkeprosessen i fremtiden, bør du opprette en indeks. Gå til "Verktøy" i Adobe Acrobat og søk etter "Indeks". Klikk på "Ny indeks" for å starte indeksopprettingsprosessen.

Trinn 5: Navngi indeksen

Du vil nå bli bedt om å gi et navn til den nye indeksen. Velg et meningsfylt navn, for eksempel "PDF_Samling_Fotografi". Dette hjelper deg med å identifisere indeksen senere. Pass på å inkludere en kort beskrivelse av indeksen også.

Trinn 6: Legg til mapper

Nå kan du velge mappene som skal inkluderes i indeksen. Kopier stiene til de ønskede mappene til utklippstavlen og lim dem inn deretter. Du har også muligheten til å ekskludere enkelte mapper hvis du ikke vil indeksere visse dokumenter.

Trinn 7: Generer indeks

Trykk på "Generer" for å opprette indeksen. Denne prosessen tar vanligvis ikke lang tid - ofte nesten like kort som en manuell søk. Det fine med indeksen er at du kun trenger å gjøre dette en gang.

Trinn 8: Bruk av avansert søk med den nye indeksen

Når indeksen er opprettet, kan du bruke den når som helst. Åpne det avanserte søket igjen via Ctrl + Shift + F og velg den nye indeksen under "Vis flere alternativer". Legg den til, og du kan begynne søket.

Trinn 9: Gjennomgå resultater

Skriv inn søkeordet på nytt. Du vil se at treffene vises nesten umiddelbart. Du kan klikke på resultatene og gå direkte til den relevante dokumentet. Ikke glem å sortere vindustypene etter behov for å få en bedre oversikt.

Trinn 10: Definere tilleggs søkekriterier

For å kunne søke enda mer nøyaktig, kan du definere ulike tilleggs søkekriterier. Du kan for eksempel bestemme om bare hele ord eller også spesifikke store og små bokstaver skal være søkbare. Prøv deg frem med disse innstillingene for å oppnå de beste resultatene.

Sammendrag

Å opprette en indeks i Adobe Acrobat lar deg navigere raskt og effektivt gjennom en stor samling PDF-dokumenter. Med bare noen få enkle trinn kan du spare tid og betydelig akselerere søket ditt gjennom indeksering. Det er en engangs innsats, men som betaler seg på lang sikt.