Grafikmarkeringer
Acrobat tilbyr, i tillegg til anmerkningsverktøy, også verktøy for grafiske markeringer. Du finner dem når du har vist frem kommentarpanelet, i kategorien Grafikmarkeringer.
Symbolene til disse verktøyene i kommentarpanelet viser allerede hvilke former som kan tegnes med dem. Ved mouseover vises også en kort beskrivelse av markedsføringsverktøyet.
På øverste rad finner du verktøy for å lage lukkede former som rektangler, linjer, piler og ellipser.
Med verktøyene i raden under kan du opprette egne former.
Med penn kan du skissere frie former (selv om det er litt klumpete med musen - med et grafisk brett fungerer det mye bedre) og med viskelær ved siden av kan du gjøre korreksjoner på dem.
Du kan også markere grafiske markeringer etterpå med valgverktøy. De får da en posisjonsramme som kan flyttes og skaleres.
Med en dobbeltklikk åpnes et notatvindu hvor du kan skrive en kommentar til det.
Etter å ha minimert notatet blir det tildelt formen som et mini-notatsymbol. Ved mouseover vises kommentaren.
Sorter og filtrer kommentarlisten
Alle anmerkninger og grafikmarkeringer blir lagret i tillegg til på siden også i kommentarlisten. For en perfekt oversikt vises verktøyet som brukes i hver enkelt kommentar (for eksempel penn eller tekstredigering), forfatterens navn (hjelpsomt når det er flere personer involvert), siden til den aktuelle kommentaren i dokumentet og tidsstempelet.
Øverst i kommentarlisten er det et felt der du kan skrive inn et begrep for å søke etter kommentarer. Ved å klikke på det lille sorteringsymbolet kan du tilpasse rekkefølgen som kommentarene vises i listen etter logikken.
Ved å klikke på det lille symbolet ved siden kan du også filtrere kommentarer etter kriterier som Type (forskjellige kommentar- og markedsføringsverktøy), Gjennomgått av og Status for raskt å få en spesifikk oversikt.
Eksporter kommentarer
Øverst til høyre på kommentarlisten er en liten alternativknapp. Et klikk åpner en meny med flere kommandoer. Med oppføringen Eksporter alle til datamappefil lager du en FDF-fil som kun inneholder kommentarene og markeringene i det aktuelle dokumentet. Denne filen kan brukes til å utveksle kommentarer med andre brukere, hvis sending av hele dokumentet - for eksempel på grunn av filstørrelsen - blir for uhåndterlig.
Mottakeren importerer deretter denne filen i sitt ikke-kommenterte dokument på samme måte, og deretter er alle kommentarene tilgjengelige for dem.
Hvis det underliggende kilde-dokumentet til PDF-en er en Word-fil, tilbyr Acrobat med funksjonen Eksporter til Word en betydelig utvidet funksjon for samarbeid mellom de to programmene, inspirert av Word's Redigeringsmodus.
Slik kan korrekturer som er gjort i PDF-en med spesifikke tekstkommentarverktøy importeres og overføres direkte til Word-filen, uten at dette må gjøres manuelt hver gang.
Klikk på Alternativmenyen i kommentarlisten, og deretter på Eksporter til Word.
Dette åpner et vindu med veiledning for import av kommentarer fra en PDF til en Word-fil.
Etter å ha klikket på OK åpnes en importdialog fra Word. Her søker du gjennom knappen Bla gjennom først etter Word-kildedokumentet. (Hvis det er i samme mappe som PDF-filen, er det allerede oppført i feltet Word-fil for kommentarimport.)
I området Velg kommentartyper å importere, kan det angis et filter for kommentarene som skal importeres. Klikk deretter på Fortsatt.
Nå åpnes Word-kildedokumentet, og kommentarene importeres. De vil vises i et eget panel på høyre side og indikerer de relevante stedene i teksten med stiplede linjer. Et vindu over dette viser en vellykket import og en oppsummering.
For å akseptere korreksjonene gjort i Acrobat klikker du nå på Integrer tekstendringer.
Nå hopper programmet til det første korrekturpunktet, og i et nytt vindu kan du godta endringen ved å klikke på Bruke.
Hvis du vil kontrollere korreksjonene individuelt, klikker du på Fortsett og deretter på Bruke eller Forkaste. Hvis du setter en hake i boksen Automatisk fortsett, vil Word automatisk bevege seg til neste kommentarpunkt.
Hvis du er sikker på at alle korrekturforslagene skal godtas, klikker du på Fortsett med resten. Etter å ha bekreftet en sikkerhetsadvarsel, vil alle korrekturer bli akseptert på en gang.
Markeringer og kommentarer i PDF-filen som ikke initierer tekstkorreksjoner, kan ikke direkte overføres til Word-filen. De forblir synlige i Word's gjennomgangsverktøylinje for manuell justering.
Lag en sammenfatning av kommentarer
For å lage en oppsummering av kommentarene til de ulike stedene i dokumentet, klikker du på Alternativer i Kommentarliste og deretter på valget Lag en kommentaroppsummering.
I det nå åpnende vinduet kan du gjøre ulike innstillinger for å generere en syntese, som inkluderer en felles eller separat gjengivelse av dokumentet og kommentarene, format, skriftstørrelse og farge.
Etter å ha klikket på Lag en kommentaroppsummering …
… vil dette åpne seg i den forhåndsdefinerte formen som et nytt eget PDF-dokument og kan skrives ut ved behov.
