Effektivisere ressursstyring i MS Project

Resursstyring er en avgjørende del av prosjektplanleggingen i MS Project. I denne opplæringen lærer du hvordan du kan optimalt administrere de ulike ressursene og deres bruk. Vi ser på hvordan du analyserer ressursbruk og hvordan du sikrer at det ikke oppstår personellmangel. Denne veiledningen viser deg trinn for trinn hvordan du gjennomfører dette effektivt.

Viktigste innsikter

• Ressursbruk dokumenteres i timer.
• Du kan sjekke hvor mye en bestemt ressurs er belastet.
• Det lønner seg å bruke ressurstabellen for å tilpasse dataene.
• Ressurskalenderen kan konfigureres på ulike måter.

Trinn-for-trinn-veiledning

For å mestre ressursstyring i MS Project, følg disse trinnene:

1. Åpne ressursstyring

Start MS Project og åpne prosjektet der du vil administrere ressursene. Gå til oversikten over ressurser som du har opprettet for prosjektet ditt. Her kan du se alle ressursene og analysere deres bruk.

2. Analyser ressursbruk

Nå ser du nærmere på ressursbruken. Under fanen "Ressurser" kan du se når og hvor mye arbeid som kreves av hver ressurs på hvilket tidspunkt. For eksempel viser verktøyet deg at en bestemt person er planlagt å bruke 3 timer på idémyldring.

3. Sjekk ressursbelastningen

Det er viktig å overvåke ressursenes belastning. På denne måten kan du se om en person er overbelastet eller underbelastet. For eksempel kan du velge ressursen "Müller" og se at han er overbelastet hvis det er flere oppgaver som skal utføres samtidig.

4. Utfør ressursbytter

I MS Project kan du bytte mellom de ulike ressursene for å sjekke deres bruk i ulike faser av prosjektet. Ved å dra i vinduet kan du også raskt bytte mellom ulike ressurser som "Heinz", "Schulz" og andre.

5. Tilpass ressursdata

Ressurstabellen gir deg mange tilpasningsmuligheter. Du kan endre navn, justere ressursallokering og beskrive ressurstypen. Du kan også legge inn enheter som for eksempel tid i prosent (f.eks. 100% eller 50%).

6. Sett kostnadene for ressursene

Du har muligheten til å legge inn kostnader for ressursene dine. Du kan bestemme hvor mye ressursene dine koster per time. For eksempel kan du oppgi at det koster 50 € for hver bruk av "Metall".

7. Tilpass kalenderen for ressursene

Det er også hensiktsmessig å konfigurere kalenderen for individuelle ressurser. For eksempel kan du angi at "Schulz" jobber etter en skiftkalender. Dette kan være avgjørende for riktig planlegging.

8. Nærmere analyse av ressursen

Etter å ha gjort tilpasninger til ulike ressurser, kan du se nærmere på hver ressurs individuelt. Velg ressursen og gå tilbake til masken. Her kan du se flere detaljer om den valgte ressursen.

9. Gjennomgang av gjennomførte endringer

Før du fortsetter prosjektet ditt, bør du gjennomgå alle gjennomførte endringer på nytt. Forsikre deg om at alt er riktig registrert for ressursene og at det ikke er noen overbelastninger.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært de viktigste trinnene for å administrere ressurser i MS Project. Du vet nå hvordan du analyserer ressursbruken, sjekker belastningen, setter kostnader og tilpasser kalenderen. Med denne kunnskapen er du godt rustet til å effektivt styre prosjektet ditt.