Opprette suksessfullt organisasjonskart i MS Visio

Organisasjonskart er ikke bare en elegant måte å presentere hierarkiske strukturer på, men også et verdifullt verktøy for å fremme oversikt innen en organisasjon. MS Visio tilbyr allsidige funksjoner for å opprette et slikt diagram og gjøre tilpasninger med letthet. I denne veiledningen vil du lære hvordan du effektivt kan opprette et organigram i Visio for å tydelig visualisere strukturen til bedriften din.

Viktigste funn

• Visio inneholder maler for ulike typer organigrammer.
• Brukergrensesnittet tilbyr spesifikke verktøy for tilpasning av layout og design.
• Bilder kan legges til for å gi en personlig touch.
• Justering av plassering og størrelse på figurene er fleksibel og kan tilpasses etter dine ønsker.

Trinnvis veiledning

Begynn med å åpne Visio og starte et nytt dokument. Gå til startsiden og velg "Ny" for å åpne redigeringsområdet for et nytt diagram. Her finner du et mangfold av maler som vil gjøre begynnelsen mye enklere for deg.

Klikk på "Organigram" på mal-siden. Du har også muligheten til å søke gjennom Office sine online-maler. Skriv bare "Organigram" i søkefeltet og klikk på søkesymbolet eller trykk Enter.

I den neste dialogen blir du spurt om du vil opprette et nytt organigram. Du kan også få tilgang til spesifikke maler, for eksempel en avdelingsorganigram eller et hierarkisk organigram. Velg derfor først avdelingsdiagrammet og klikk på "Opprett".

Etter at malen er opprettet, vil du se den første organisasjonsstrukturen. For å vise hierarkiske forhold mellom ansatte, har Visio automatisk lagt til noen figurer på tegnebrettet ditt. Helt til venstre i brukergrensesnittet finner du spesifikke figurer for ditt organigram.

Disse figurene kan enkelt dras og slippes inn på tegnebrettet ditt. For å tilpasse de viste opplysningene, kan du klikke på figurene og redigere dem etter dine ønsker. Klikk på en figur for å skrive inn navnet på personen du vil representere.

Her kan for eksempel administrerende direktør stå. For å legge til et navn, klikk på tekstfeltet og skriv inn det ønskede navnet. Visio-figurene lar deg også legge til bilder av ansatte. Klikk på bildefilen og legg til bildet ditt enkelt.

Nå vis hvordan layouten kan tilpasses. Du kan velge mellom horisontale og vertikale layoutformater. Hvis du for eksempel trenger en venstrejustert layout, velger du dette alternativet i "Layout"-menyen. Du kan også tilpasse avstanden mellom de enkelte figurene, slik at organigrammet ditt ikke bare er informativt, men også tiltalende å se på.

Hvis du vil tilpasse pilene mellom figurene, er det også veldig enkelt. Med høyreklikk på koblingen kan du endre typen kobling, for eksempel mellom en rett eller en bøyd kobling.

Du kan også tilpasse fargen og tykkelsen på linjene. Fill-menyen finner du i formateringsområdet på høyre side. Du kan for eksempel endre fargen fra blå til rød eller øke linjetykkelsen.

Hvis du vil endre utseendet eller formen på figurene, lar Visio deg endre disse ved hjelp av ulike alternativer, for eksempel ved å velge runde former i stedet for firkantede. Du får også mulighet til å justere høyden og bredden på figurene etter dine ønsker.

Glem ikke å regelmessig tilpasse visningen til det gjeldende vinduet, slik at du alltid har best mulig utsikt over organigrammet ditt. Dette kan gjøres gjennom visninginnstillinger på høyre side.

Hvis organisasjonskartet skal vokse videre, kan du når som helst legge til nye figurer og koble dem sammen. Enkelt legge til forbindelser mellom formene, lar deg tydelig presentere hierarkier.

Oppsummering

I denne veiledningen har du lært hvordan du kan lage et profesjonelt organisasjonskart i MS Visio. Fra valg av maler til redigering av figurer til tilpasning av oppsettet - du er nå godt rustet til å effektivt og tiltalende presentere den hierarkiske strukturen i organisasjonen din.