Effektiv deling av tegninger og dokumenter i MS Visio er avgjørende for samarbeidet i teamet. Når du har opprettet en Visio-tegning, vil du kanskje dele den med kollegene dine for å få tilbakemelding eller jobbe sammen om den. I denne veiledningen viser jeg deg hvordan du effektivt kan dele filer i MS Visio, slik at samarbeidet går problemfritt.
Viktigste funn
- Det finnes flere måter å dele Visio-filer på, inkludert gjennom OneDrive, SharePoint og via e-post.
- Du kan kontrollere tilgangen ved å velge om andre kan redigere filen eller bare se på den.
- Bruken av delingslenker kan akselerere prosessen med å dele filer.
Trinnvis veiledning
For å dele Visio-tegningene dine, følg disse enkle trinnene:
Trinn 1: Bruke Del-funksjonen
Først må du ha dokumentet i Visio du vil dele åpent i programmet. Bruk søkefeltet og skriv inn "Del". Du vil se at den beste handlingen for å dele tegningen din blir foreslått.
Trinn 2: Åpne delingsmenyen
For å komme direkte til delingsmenyen, kan du klikke på "Del"-knappen helt til høyre i programmet. Der vises høyremenyen med delingsalternativene. Det viktigste målet er å samarbeide med andre ved å legge en kopi av filen din på et nettbasert sted.
Trinn 3: Velge lagringssted
Du har muligheten til å velge lagringsstedet der du vil legge filen. Det er alternativer som å lagre på datamaskinen, SharePoint eller OneDrive. Du kan også koble deg direkte til OneDrive for å lagre filen der.
Trinn 4: Lagre filen og invitere personer
Når du har valgt lagringsstedet, kan du lagre tegningen. I løpet av denne prosessen har du muligheten til å invitere ulike personer som skal ha tilgang til Visio-filen din. Du kan legge til en melding og velge om personene skal kunne redigere eller bare se på filen.
Trinn 5: Kontrollere endringer
Det finns alternativer for å kontrollere hvordan endringer i dokumentet håndteres. Du kan velge om endringene automatisk skal deles eller om du som forfatter alltid skal bli spurt.
Trinn 6: Opprette delingslenke
En veldig praktisk funksjon er å opprette en delingslenke. Klikk på området for delingslenken for å kopiere den. Du kan deretter lime inn denne lenken i andre dokumenter eller sende den direkte til kollegene dine.
Trinn 7: Redigere online
Nå kan du også redigere tegningen i Visio Online. Gjennom lenken du har opprettet, vil kollegene dine komme til det online-området der de kan redigere dokumentene og legge til kommentarer.
Trinn 8: Sende filer via e-post
Hvis du foretrekker det, kan du også sende Visio-filer direkte via e-post. Gå til "Fil" og velg "Del". Her har du muligheten til å sende filen som vedlegg eller lenke.
Trinn 9: Sende e-post
I e-postdialogen kan du legge til mottakeradressen og tilpasse emnet samt meldingen. Når alt er satt opp, klikker du på "Send", og filen din vil bli sendt.
Oppsummering
I denne veiledningen har du lært hvordan du enkelt og effektivt kan dele dine Visio-tegninger. Enten om det er via OneDrive, SharePoint eller via e-post, er mulighetene mangfoldige og muliggjør godt samarbeid med teamet ditt. Ved å velge de riktige delingsalternativene, kan du sikre at kollegene dine får ønsket tilgang til filene dine og effektivt kan jobbe med prosjekter.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke lagringssteder kan jeg velge for å dele Visio-filene mine?Du kan lagre filene dine lokalt på datamaskinen, i SharePoint eller OneDrive.
Kan jeg bestemme om andre kan redigere filen eller bare se på den?Ja, du har muligheten til å kontrollere tilgangen slik at personer enten kan redigere eller bare se på filen.
Hvordan lager jeg en delingslenke for filen min?Du kan opprette en delingslenke i delingsmenyen og kopiere den til utklippstavlen.
Kan jeg sende Visio-filene mine direkte via e-post?Ja, du kan sende filene dine direkte via e-post som en vedlegg eller lenke gjennom delingsfunksjonen.
Blir jeg automatisk informert om endringer som er gjort på filen min?Du kan angi i delingsalternativene om du ønsker å bli informert eller ikke om gjorte endringer.
