Laste ned og kopiere dokumenter i Google Dokumenter

Du ønsker å kopiere eller laste ned et dokument i Google Docs, men vet ikke hvordan du skal gjøre det? I denne veiledningen vil jeg guide deg trinn for trinn gjennom prosessen. Uansett om du ønsker å sikkerhetskopiere et dokument for en kollega eller til personlig bruk - her får du all informasjonen du trenger.

Viktigste funn

• Du kan enkelt kopiere og gi nye navn til dokumenter.
• Nedlasting skjer i ulike formater, inkludert Microsoft Word og PDF.
• Dokumenter kan deles og gjøres tilgjengelige for spesifikke brukere.

Kopier dokument

For å kopiere et dokument, går du til menylinjen og klikker på "Fil". Der finner du alternativet "Opprett kopi" som du bør velge. Denne handlingen vil umiddelbart kopiere det nåværende dokumentet. Når du har gjort dette, vil du få et nytt dokument som standard heter "Kopi av [dokumentnavn]". Du kan umiddelbart endre dette navnet slik at du har klare merkelapper for kopiene dine.

Et eksempel: Ikke hold deg til navnet "Kopi av 1", men gi det en betegnelse etter formålet eller mottakeren, for eksempel "Kopi til Fabio". På denne måten beholder du oversikten over filene dine.

Du har til og med muligheten til å gi kopien til en bestemt bruker. Hvis du har flere brukere, kan du gi individuell tilgang til hver av dem. På denne måten blir det enklere å administrere flere versjoner av det samme dokumentet, samtidig som alle kan redigere sin del.

I neste steg blir du spurt hvor du vil plassere det nye dokumentet. Du kan velge en eksisterende mappe eller opprette en ny, for eksempel kalt "Kopier". Dette er spesielt nyttig for å organisere dokumentene dine ryddig.

Dette er en flott måte å jobbe med forskjellige mennesker på prosjekter, da du kan være sikker på at hver person bare har tilgang til filene som er ment for dem.

Last ned dokument

Nå kommer delen hvor du kan laste ned dokumentet ditt. Gå igjen til "Fil"-menyen. Der vil du finne et utvalg av alternativer. Velg "Last ned" som gir deg ulike formater å velge mellom.

En av de vanligste alternativene er å laste ned som Microsoft Word-dokument. Hvis målet ditt er å redigere dokumentet utenfor Google Docs, er dette et utmerket valg. Systemet vil lagre dokumentet under det navnet det har, akkurat som du har navngitt det i Google Docs.

Hvis du ikke har tilgang til Microsoft Word, kan du fortsatt redigere dokumentet i Google Docs eller lagre det kun online. For mange brukere kan det være gunstig å ha en lokal kopi som er lettere å dele eller redigere uten internettforbindelse.

I tillegg til Microsoft Word, kan dokumentet også lastes ned i ulike andre formater, som f.eks. PDF, Open Document Format eller til og med HTML. Dette mangfoldet sikrer at du kan velge riktig format for enhver forespørsel.

Hvis du for eksempel skriver en eBok, er det fornuftig å laste ned dokumentet ditt som HTML. Jeg bruker vanligvis PDF for å sende til tredjeparter, siden det er det formatet som tillater minst endringer.

Send dokument via e-post

Neste alternativ du har er å sende dokumentet ditt via e-post. Dette kan også gjøres via "Fil"-menyen. Når du velger e-postfunksjonen, åpner det seg et nytt vindu der du kan legge til mottakeren, som i vårt eksempel "Fabio".

Her har du muligheten til å sette inn hele dokumentet direkte i e-posten eller sende det som en vedlegg. Hvis du sender hele dokumentet som vedlegg, anbefaler jeg å bruke PDF-formatet. Da får mottakeren en kopi som ikke kan redigeres.

Hvis mottakeren din imidlertid trenger dokumentet i et redigerbart format, send det som et Word-dokument. Uansett kan du håndtere disse alternativene fleksibelt.

Sammendrag

I denne veiledningen har du lært hvordan du kan kopiere, laste ned og sende dokumenter via e-post med Google Docs. Prosessen er enkel, og takket være de ulike tilgjengelige formatene kan du forsikre deg om at filen din oppfyller kravene, enten det er for samarbeid eller personlig bruk.