Interaktive skjemaer i Adobe InDesign gir en enkel måte å designe PDF-filer med utfyllbare felt, knapper og nedtrekksmenyer. Denne funksjonen egner seg godt for digitale dokumenter som påmeldinger, undersøkelser eller kontrakter. Med InDesign kan du legge til og tilpasse skjemaelementer som tekstfelt, avmerkingsbokser og radioknapper for å lage brukervennlige og profesjonelle skjemaer. I denne veiledningen viser jeg deg trinn for trinn hvordan du lager, eksporterer og distribuerer interaktive skjemaer. La oss komme i gang og gjøre designet funksjonelt!
Adobe har utvidet InDesign CS6 med en lenge savnet funksjon: Fra nå av kan interaktive skjemaer opprettes direkte i oppsettet og eksporteres som en PDF-fil. Dermed slipper man den tidligere nødvendige omveien via Acrobat.
For å tildele ønskede funksjoner har InDesign en ny kontroll i menyen Vindu> Interaktiv> Knapper og skjemaer tilgjengelig.
Først oppretter du layoutet for det ønskede skjemaet. Deretter drar du inn plassholdere med Rektangelramme-verktøy (F) eller Rektangel-verktøy (M) i nødvendig størrelse for de kommende inndatafeltene. For bedre oversikt, sørg for en så enhetlig størrelse og justering som mulig.
Nå følger tildelingen av ønskede funksjoner for inndatafeltene. Marker den første boksen med Velg-verktøy (V). I Skjemakontrollpanelet velger du deretter Typen. Følgende alternativer er tilgjengelige:
• Avmerkingsboks
• Kombinasjonsfelt
• Listefelt
• Alternativknapp
• Signaturfelt
• Tekstfelt
For Avmerkingsbokser, Kombinasjonsfelter, Listefelter og Alternativknapper er det enklest å bruke de forhåndsdefinerte malene som følger med InDesign. Disse finner du i Kontekstmenyen til Skjemakontrollpanelet.
Drag det ønskede elementet med museklikket fra paletten til arket og plasser det der. Du kan også justere størrelsen etter dine behov og skalere det tilsvarende.
Dernest tildeles det plasserte og formaterte elementet i Skjemakontrollpanelet den tilsvarende funksjonen via rullegardinmenyen under feltet Type.
Nedenfor er typiske bruksområder for skjemaelementene:
• Avmerkingsbokser: Disse brukes til å gjøre enkelte eller flere valg.
• Kombinasjonsfelt: Med et Kombinasjonsfelt kan man velge ønsket alternativ fra en nedtrekksmeny (f.eks. for å velge mellom herr og fru ved hilsen).
Opprett først en Tekstramme i nødvendig størrelse og plasser den på arket. De valgbare elementene (altså f.eks. Herr og Fru) blir først navngitt i Listeelementer-feltet i Skjemakontrollpanelet og deretter opprettet ved å klikke på plusstegnet.
I PDF-skjemaet vises det deretter en liten pil på høyre side av feltet. På vanlig måte kan menyen åpnes ved å klikke på denne pilen og valget kan gjøres.
• Listefelt: Listefeltet oppfører seg likt som Kombinasjonsfelt, med den forskjell at valget av listeelementer ikke gjøres via en nedtrekksmeny, men ved å klikke på en opp- eller nedgående pil.
• Alternativfelt: Med dette kan det velges fra flere alternativer. Du kan plassere så mange felt ved siden av hverandre, gruppere dem og deretter merke dem som Alternativfelt. For at InDesign skal forstå sammenhengen må navnet på alle elementene som tilhører et Alternativfelt være det samme.
• Signaturfelt: Dette er bare fornuftig hvis mottakeren har tilgang til en digital signatur.
• Tekstfelt: Felt for å legge til egne tekster som navn, adresse osv.
Alle felt kan tildeles en beskrivelse i området PDF-valg i Skjemakontrollpanelet. Denne vises deretter som hurtiginfo når musen føres over feltet i PDF-dokumentet. Ytterligere alternativer som Utskriftsbar eller Flere linjer kan velges via de tilhørende avmerkingsboksene.
Også skriftstørrelsen for utfylling av skjemafeltene kan angis i InDesign.
For å sikre at mottakeren kan legge inn opplysninger i det aktuelle feltet, kan du bruke avmerkingsboksen Påkrevd. Databoksene i det eksporterte PDF-skjemaet får da en rød ramme ved musepeking, og det vil ikke være mulig å skrive ut eller sende inn uten de ønskede opplysningene, noe som vil resultere i en passende feilmelding.
Du kan enten designe en knapp fra en tekstboks selv, eller bruke standardsknapper levert av InDesign (du finner dem i Palettenmenyen i Skjema-panelet) og tilpasse størrelsen samt tekstene etter dine behov.
Navngi knappen i feltet Navn. Nå må du tildele den ønskede handling ved å klikke på plussymbolet. I denne sammenheng er de tre handlingene Skriv ut skjema, Send skjema og Tilbakestill skjema sannsynligvis de mest etterspurte. For å senere sende PDF-skjemaet ved å klikke på knappen til en forhåndsdefinert e-postadresse, må du skrive inn den i feltet URL med prefikset mailto:.
For en musepeker-effekt kan du opprette en annen, modifisert versjon av knappen. Klikk først på Utseende i området og velg Musepeker over. Modifiser deretter knappen (f.eks. med en annen farge eller en Skyggeeffekt osv.) Denne tilstanden lagres og vises ved musepekeren.
