Od współdzielenia przestrzeni biurowej do pracy zdalnej – Stefan Riedl od lat porusza się między tymi dwoma światami pracy. Znajduje tam światło, tak samo jak i cienie. I pojawia się to pytanie: czy w ogóle potrzebne jest tradycyjne biuro? Relacja z doświadczeń...
Odpowiadanie na e-maile, komentowanie arkuszy pracy, opracowywanie prezentacji i prowadzenie spotkań z kolegami – to nie są powody, dla których ktoś musi fizycznie być w biurze. Czy może jednak? Najpóźniej od czasu, gdy świat i wszystkie w nim zakorzenione i przyzwyczajone procesy zostały porządnie wstrząśnięte z powodu pandemii COVID-19 w latach 2020/21, było jasne, że nie ma odwrotu od cyfryzacji, postępu i nowego modelu pracy. Osobiście stosuję ten model od 2013 roku i chciałbym podzielić się z tobą moimi doświadczeniami.
Hybrydowa praca i współdzielenie przestrzeni
Hybrydowa praca polega na spędzaniu części regularnego czasu pracy w biurze, agencji lub firmie, a drugiej części w domu lub – dla tych, którym zaczyna dokuczać ta sama sceneria albo ostre klocki Lego pod stopami – w tzw. przestrzeniach do współpracy. Są to duże biurowe jednostki skoncentrowane na osobach, które potrzebują tymczasowego miejsca do pracy.
Głównie tego rodzaju oferty znajduje się w każdym większym mieście, a "tymczasowo" w tym przypadku odnosi się nie do pracy w niepełnym wymiarze godzin, ale konkretnie do okresu, kiedy praca ma być wykonywana. Dlatego podczas "Daypassa" uzyskuje się dostęp na dzień od 9 do 17, można tam korzystać z WiFi, drukarki i ekspresu do kawy oraz z pełną swobodą wykonywać swoje codzienne obowiązki. Albo zarezerwować kilka tygodni na projekt zlecony w przestrzeni do współpracy, aż do ostatecznej alternatywy: pozostanie tam na stałe.
W każdym przypadku jedno jest pewne: do tego rodzaju modelu pracy niezbędna jest nie tylko radość z pracy autonomicznej. Nie, konieczne jest również ustanowienie nowych zasad socjalizacji, aby możliwe było wykorzystanie potencjału czasu poza biurem – przynoszącego zarówno wyzwania, jak i szanse.
Zalety przestrzeni do współpracy
Jeśli ktoś po raz pierwszy trafia do "współpracy", rozpoczyna się ekscytujący dzień, podobny do tego w nowej firmie: poznaje tam wielu "kolegów", każdy zajmuje się innymi działaniami, a przestrzeń oferuje zróżnicowany ekosystem licznych branż i dziedzin. Samemu na lunch? Tylko jeśli się samemu nalega. Nowoczesne stanowiska pracy w stylu industrialnym loft? Zawsze mile widziane! W tzw. "think tankach" można w spokoju "przemyśleć" zespołowo, a nowe pomysły kiełkują, podczas gdy przy drukarce można nawiązać wygodny pogawędkę. Ogólnie rzecz biorąc, w obszarach roboczych wszystko jest bardzo nastawione na ciszę i spokój. Telefony są rozmawiane tylko w wyznaczonych budkach telefonicznych, zgodnie z regulaminem domu. Przemyślana koncepcja zapewnia przyjemną atmosferę.
Przestrzeń do współpracy łączy wiele pozytywnych aspektów: Dzięki elastycznym godzinom odwiedzin można wygodnie godzić życie rodzinne z zawodowym. Nawet gdy w domu jest ogólny bałagan, przeniesienie się do współpracy może zdziałać cuda. Również czas jest ograniczony, a lista zadań do wykonania jest efektywnie realizowana. Potrzeba szybko coś wydrukować na wspólnej drukarce wieczorem? Nie ma problemu. Chcesz przechować przyniesiony lunch w lodówce? Działa jak w każdej innej kuchni pracowniczej (nawet jeśli tylko przejściowo dobrze).
Talenty można rekrutować tam, gdzie się znajdują, a miejsce zamieszkania dla pracowników jest tym samym dowolne, co pokazuje moja osobista historia: podczas gdy nasza agencja ma swoją siedzibę w Warcie (Müritz), to faktycznie osobiście znajdować się mogę na południu Republiki Federalnej, dokładnie w trzecim co do wielkości mieście Bawarii: Augsburgu. Dzieli mnie zatem nieprawdopodobne 750 kilometrów od moich szefów. Złe perspektywy dla wrażliwych patriarchów z tendencją do monitorowania pracowników.
Dla osób o zdrowym zaufaniu i patrzących na sprawy wydajnościowo, praca hybrydowa jest z kolei logiczną opcją i skutecznym podejściem. Również dlatego, że przedsiębiorcy korzystają z takich modeli pracy, ponieważ nie trzeba wynajmować tyle biurowej przestrzeni i towarzyszące temu koszty są oszczędzane bezpośrednio.
Nie ma wątpliwości: takie elastyczność zwiększa ogólną satysfakcję uczestników oraz osobistą równowagę między życiem a pracą. I najpóźniej z nauk przyrodniczych jest znane, że wszystko się reprodukuje według swojego gatunku: zadowoleni szefowie dbają o zadowolonych pracowników, którzy z kolei dbają o zadowolonych klientów, itd. Tak więc wszystkie korzyści.
Wady współdzielenia przestrzeni pracy
Jak to się mówi? Gdzie jest dużo światła, tam jest też dużo cienia. Jak zawsze, zależy to od własnej perspektywy, ale w niektórych przypadkach ilość również ma znaczenie. Istnieje zatem kilka wad, które z pewnością warto rozważyć, aby uniknąć stałego ataku na dobre samopoczucie. Chociaż może to się zdarzać rzadziej, nie zawsze przestrzeń współpracy jest przysłowiowym rajem pracy w ciszy. Bezwzględni współpracownicy, hałaśliwe otoczenie, nieczysta kuchnia czy źle wyposażone biura... Lista potencjalnych wad może być długa. Lista trudności jeszcze dłuższa.
Do tego dochodzą aspekty współpracy: Osoba, która nie jest stale fizycznie obecna w biurze, może być czasami zapomniana przez miejscową ekipę. Nie z złośliwego zamiaru, po prostu ponieważ wysiłek wysłania e-maila czy sięgnięcia po telefon jest po prostu większy, niż krótkie powiadomienie pracowników poprzez otwarte drzwi biura o najnowszych wydarzeniach. Stąd też wynika strach homeofficera lub współpracownika, że coś przegapi – obojętnie czy chodzi o ważne nowości czy błahostkę.
Z kolei kolegom z biura często brak szczegółowych informacji na temat tego, nad czym pracuje aktualnie osoba odcięta od reszty. Nigdy nie ma cię, nigdy nie spotykacie się przy lodówce ani przy niszczarce. Często zdarza się, że po prostu jesteś pomijany. Prowadzenie zcentralizowanego zespołu z zdecentralizowanej pozycji staje się równowagą. Nie wspominając już o budowaniu zespołu, integracji w strukturę czy wprowadzaniu nowych pracowników podczas pracy zdalnej...
Wiele wad dotyczy także pracy zdalnej. W swoich czterech ścianach jesteś zatem bez odpowiedniego sprzętu bezradny, bez światłowodu po prostu niepodłączalny, a bez dobrej kamery HD uważasz siebie podczas każdego spotkania co najmniej za "nieostrą". Dane pokazują, że z powodu licznych wideokonferencji podczas pandemii notuje się nawet wzrost operacji plastycznych, jak podaje ZDF.
Najlepsze z dwóch światów
Pandemia nauczyła nas wielu rzeczy, ale trzy szczególnie istotne chcę tu wymienić:
- Sprzęt, hardware i software muszą być po prostu na bieżąco. Nie tylko firma, ale również pracownicy zyskują na tym.
- Prawdą jest, że wielu z nas nie musi codziennie chodzić do biura, agencji czy firmy, aby wykonywać to, co trzeba.
- Samo homeoffice bywa natomiast nieco samotne, izolując ludzi od siebie (i obciążając portfele operacjami plastycznymi).
Dla przedsiębiorcy oznacza to więcej niż tylko przeniesienie załogi do swoich czterech kątów i liczenie na to, że interes działa tak jak dotychczas. A dla pracownika wymaga to pewnej inicjatywy i autoorganizacji, aby pod koniec dnia wszystkie punkty na liście były odhaczone z zadowoleniem wszystkich zaangażowanych. Tak powstał więc hybrydowy model złotego środka: Część czasu spędzasz w biurze, a pozostałą część w domu lub przestrzeni współpracy.
Model pełnego zatrudnienia z minionych dekad, w którym po prostu marnowałeś czas, zdecydowanie nie jest zrównoważony dla przyszłości. Pozostawianie ludziom jedynie domowym warunkom niesie ze sobą także pewne zagrożenia. Nie tylko dla zaangażowanej osoby, ale również dla mocy firmy: W każdym przypadku bezpośrednie spotkania twarzą w twarz są istotną częścią naszego dobrego samopoczucia. Stanowią one ważną podstawę społeczną dla komunikacji i interakcji. Offline od 7:30 rano powstaje mnóstwo możliwości na rozprzestrzenianie dobrej energii za pomocą machających ramion, czy podczas późniejszego spotkania w kantynie, zatrzymania się na korytarzu czy dwuminutowej pogawędki z kolegą z księgowości.
Przez tego rodzaju interakcje powstają poza miejscem pracy okazje do przyjaźni: Rozmawiamy o weekendzie, hobby, nowym członku rodziny lub sporcie. A jeśli nikt nie uprawia sportu, zawsze można porozmawiać o wydarzeniach sportowych. Każda z tych interakcji wzmacnia więź z tymi ludźmi. I to właśnie te powiązania stanowią istotny warunek do stworzenia naprawdę silnych zespołów, gotowych do zastąpienia, zrobienia dodatkowego kroku czy organizowaniem wydarzeń dobrowolnie. To właśnie zespoły, które wyróżniają się tolerancyjną współpracą i silną wspólnotą, są w stanie osiągnąć ogromne wyniki.