Otwórz przeglądarkę i uruchom Google Docs - codziennie aplikacja internetowa skłania nas do mocnego przyciskania klawiszy. Zestawiamy tutaj dla Ciebie praktyczne skróty i naprawdę przydatne funkcje, na jakie do tej pory natrafiliśmy... Najlepsze wskazówki i tricki prosto z praktyki!
Podczas korzystania z Google Docs w naszym zespole zgromadziliśmy już wiele doświadczeń, które chcielibyśmy się z Tobą podzielić. 11 i więcej sprawdzonych wskazówek i tricków z naszej praktyki... Zaczynamy od razu!
- 01 | Te same style we wszystkich dokumentach
- 02 | Tworzenie spisu treści: automatyczne generowanie
- 03 | Bezpośrednio do fragmentu tekstu: ustawianie zakładek
- 04 | Kliknięcie i jesteśmy tam: linki do nagłówków i zakładek
- 05 | Łączenie Google Docs z arkuszami kalkulacyjnymi Google
- 06 | Liczenie słów i znaków
- 07 | Dziesięć najlepszych skrótów klawiszowych
- 08 | Formatowanie tabel i włączanie/wyłączanie zawijania wierszy
- 09 | Rozwiązane: problem z listami kontrolnymi (AKTUALIZACJA)
- 10 | Jednoczesna praca nad jednym dokumentem
- 11 | Pobieranie obrazów z pełną jakością z dokumentu Google Docs
- 12 | Krótki zapis: Dodatkowe wskazówki i tricki
1 | Struktura dla wszystkich dokumentów: Utwórz własne standardowe style
Google Docs używamy między innymi do bardziej szczegółowego opisywania naszym deweloperom, jakie zmiany były dokonane na stronie TutKit.com lub jakie nowe funkcje mają zostać opracowane dla platformy. Często zbiera się tutaj 10, 30, 50 stron i wiele dokumentów.
W przypadku tak obszernych projektów nasza rekomendacja brzmi: Użyj standardowych stylów Google Docs lub utwórz własne. Obecnie można stosować lub definiować style dla zwykłego tekstu, tytułu dokumentu, podtytułu oraz trzech poziomów nagłówków.
Zaletą standardowych stylów (jak w przypadku innych programów do przetwarzania tekstu) jest możliwość późniejszego tworzenia automatycznego spisu treści za pomocą jednego kliknięcia. Ponadto łatwo można tworzyć linki do nagłówków tekstu.
Zastosowanie standardowych styli: Zaznacz obszar tekstu, do którego chcesz zastosować styl, lub przenieś kursor do miejsca w sekcji, którą chcesz sformatować. Otwórz menu stylów standardowych i wybierz pożądany styl.
Tworzenie własnych standardowych stylów: Sformatuj w dokumencie obszar tekstu tak, jak chcesz, żeby miał określony styl. Otwórz menu stylów standardowych. Wybierz opcję Zaktualizuj styl zgodnie z zaznaczeniem przy wybranym stylu.
Ustawianie Osobistych standardowych stylów: Zastosuj dla wszystkich standardowych stylów swoje preferowane ustawienia przy użyciu Zaktualizuj styl zgodnie z zaznaczeniem. Otwórz menu stylów standardowych i wybierz opcję Zapisz jako osobiste standardowe style. Od teraz możesz korzystać z własnych stylów w każdym dokumencie Google Docs (w opcjach stylów pod Użyj moich standardowych stylów).
2 | Tworzenie spisu treści: Struktura dokumentu, automatyczne generowanie spisu treści
Jeśli przestrzegasz zalecenia punktu 1, punkt 2 staje się bardzo prosty. Korzystając z standardowych stylów dla swoich nagłówków, Google Docs wie, jak zbudowany jest Twój dokument. Za pomocą małego ikon menu po lewej stronie zawsze możesz szybko uzyskać dostęp do Struktury dokumentu i skakać od jednego nagłówka do drugiego.
Apropos skakanie – najlepiej wpisz sobie te trzy skróty klawiaturowe:
- Otwórz strukturę dokumentu: Ctrl + Alt + A + H lub Ctrl + Cmd + A + H
- Przejdź do następnego nagłówka: Ctrl + Alt + N + H lub Ctrl + Cmd + N + H
- Przejdź do poprzedniego nagłówka: Ctrl + Alt + P + H lub Ctrl + Cmd + P + H
W zakładce Wstaw możesz jednym kliknięciem stworzyć Spis treści dla swojego dokumentu. Gdy już go wstawisz, możesz go w każdej chwili zaktualizować za pomocą ikony strzałki w lewym górnym rogu spisu oraz klikając na wpis w spisie, przejść bezpośrednio do odpowiedniego miejsca w dokumencie.
3 | Zawsze szybko przy punkcie: Ustawianie zakładek
„Drogi Stefanie, czy możesz szybko to przelecieć?” … Często koledzy z zespołu nie muszą czytać całego broszurowego opracowania na 100 stron. Zamiast tego chce się ich regularnie skierować na określony fragment. Do tego doskonale nadaje się funkcja Zakładki: Po prostu kliknij na Wstaw, a następnie na Zakładki, skopiuj jej link i wyślij go.
Prawdopodobnie jedna z naszych ulubionych funkcji w Google Docs, ponieważ faktycznie jest szeroko stosowana: przy wewnętrznych linkach dokumentów (patrz punkt 4), dla linków w systemie zgłoszeń naszych programistów oraz dla linków w tabeli naszego planu redakcyjnego mediów społecznościowych.
4 | Klik i jesteś tam: Dodawanie linków do nagłówków i zakładek
Piszesz i piszesz, a potem nagle chcesz odnosić się do innego miejsca w dokumencie? W Google Docs działa to świetnie i przyjazne dla użytkownika za pomocą Okno do łączenia: Otwierasz je tak:
- Kliknij na symbol łańcucha w pasku menu.
- Lub kliknij prawym przyciskiem myszy i w menu kontekstowym wybierz Link.
- Co więcej: Naciśnij na klawiaturze Ctrl + K lub Ctrl + K.
Na dole okna Dołączanie- znajdziesz prawdziwy magiczny obszar tej funkcji: Nagłówki oraz zakładki. Tam masz do dyspozycji piękną listę wszystkich swoich nagłówków i zakładek do bezpośredniego linkowania. Niezwykle praktyczne!
5 | Doskonale skomunikowany: Linki do konkretnych komórek w arkuszach Google Sheets
Z pomocą opisanych wyżej zakładek można tworzyć wspaniałe linki do konkretnego fragmentu w dokumencie Google Docs oraz umieścić je na przykład w tabeli w arkuszu Google Sheets.
Czy działa to również w drugą stronę? Czy można uzyskać linki do określonej komórki w tabeli Google? Potrzebowaliśmy na to rozwiązania i oto jest, działa inaczej, ale działa:
Klikając prawym przyciskiem myszy na odpowiednią komórkę, w menu kontekstowym można wybrać opcję Inne akcje dla komórek. Dokładnie tam znajduje się to, czego potrzebujemy: opcja uzyskania funkcji Link do tej komórki. Po kliknięciu na niego zawartość zostanie przeniesiona do schowka...
... a następnie można go dalej wykorzystać, na przykład w dokumencie Google Docs ... Zakładki w dokumencie Google Docs oraz linki do określonych komórek w arkuszach Google Sheets – regularnie korzystamy z tych dwóch funkcji, aby przeskakiwać między tabelami a dokumentami.
6 | Spójrz na licznik: Wyświetl liczbę słów
Często – naprawdę bardzo często, pisząc teksty, ważna jest liczba słów lub znaków. Jak długi jest więc dokument, nad którym obecnie pracujesz? Możesz to sprawdzić w Google Docs w Narzędzia i Policz słowa lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + Shift + C.
W oknie możesz również włączyć wyświetlanie liczby słów podczas pisania. Wówczas na dole dokumentu pojawi się menu, dzięki któremu zawsze możesz sprawdzić liczbę stron, słów, znaków z i bez spacji. A funkcja zliczania działa również, gdy zaznaczysz poszczególne fragmenty tekstu.
7 | Trzymaj palce na klawiaturze: Używaj skrótów klawiaturowych
Ctrl + C to kopiuj, Ctrl + V to wklej, Ctrl + Z, aby cofnąć ostatnią czynność, a także Ctrl + A, aby zaznaczyć cały tekst … Te i wiele innych kombinacji klawiszy skraca nie tylko drogę do oczekiwanych rezultatów w Google Docs. Tam również regularnie korzystamy z tych wymienionych skrótów – oraz ponadto z naszego osobistego Top 10 skrótów klawiaturowych dla Google Docs:
| Miejsce | Opis | Skrót klawiaturowy |
| 1 | Wklej tekst bez formatowania | Ctrl + Alt + V |
| 2 | Wstaw przełamanie strony | Ctrl + Enter |
| 3 | Podkreśl tekst pogrubiony | Ctrl + B |
| 4 | Ustaw tekst kursywą | Ctrl + I |
| 5 | Otwórz okno linkowania | Ctrl + K |
| 6 | Wyszukaj i zamień | Ctrl + F |
| 7 | Skocz do następnego/poprzedniego zakładki | Ctrl + Alt + N/P + B |
| 8 | Podkreśl tekst | Ctrl + U |
| 9 | Zastosuj style domyślne (Zwykły tekst i Nagłówki 1 do 6) | Ctrl + Alt + [0–6] |
| 10 | Licz słowa | Ctrl + Shift + C |
Zresztą: Kombinacja Ctrl + Alt + N prawdopodobnie oznacza "następny", czyli wywołanie następnego elementu, natomiast kombinacja Ctrl + Alt + P prawdopodobnie oznacza "poprzedni", czyli wywołanie poprzedniego elementu. Gdy raz zapamiętasz te kombinacje i dodasz do nich kolejną literę, łatwo przeskoczysz przez dokument - kilka małych podpowiedzi:
| Opis | Skrót klawiaturowy |
| Do następnego/poprzedniego nagłówka (H oznacza "headline") | Ctrl + Alt + N/P + H |
| Do następnego/poprzedniego zakładki (B oznacza "bookmark") | Ctrl + Alt + N/P + B |
| Do następnego/poprzedniego komentarza (C oznacza "comment") | Ctrl + Alt + N/P + C |
| Do następnego/poprzedniego linku (L oznacza "link") | Ctrl + Alt + N/P + L |
| Do następnego/poprzedniego elementu graficznego (G oznacza "graphic"?) | Ctrl + Alt + N/P + G |
| Do następnego/poprzedniego listy (O może oznaczać "ordered list"?) | Ctrl + Alt + N/P + O |
8 | Komórki, wiersze, kolumny i przepełnienie wierszy: Formatowanie tabel
Czy znasz to? Tabela zaczyna się od jednej strony, ciągnie się do następnej - a wiersz zawisa na jakiejś dziwnej między stron. Można to zaakceptować. Ale nie trzeba tego lubić.
Jeśli nalegasz, aby ten wiersz, który rozciąga się przez strony, ładnie zaczął się na górze następnej strony, to: kliknij prawym przyciskiem myszy na tabeli, aby otworzyć menu kontekstowe, a w nim Właściwości tabeli. Rozwiń w tym menu sekcję Komórka i tam odznacz opcję Dozwól przepełnienie wiersza na następnej stronie. Hop - wiersz przeskoczy na następną stronę.
Ponadto w Właściwościach tabeli znajdziesz więcej opcji konfiguracji i formatowania. Najważniejsze z nich znajdują się w sekcji Wyrównanie, gdzie m.in. możesz zdefiniować wertykalne wyrównanie komórki, a także w sekcji Kolor, gdzie możesz dostosować obramowanie tabeli. Jeśli chcesz to wyłączyć, wybierz 0 pt w Grubość linii.
9 | Można odhaczyć: problem z listami kontrolnymi (UPDATE)
Wow. W międzyczasie Google Docs zauważył i rozwiązał problem z listami kontrolnymi. Wcześniej można było dodawać listy kontrolne do dokumentu za pomocą jednego kliknięcia, ale: Po zaznaczeniu opcji zamarkowania, tekst za nią był szary i przekreślony. Aby tego uniknąć, dotychczas trzeba było utworzyć tabelę, w której pola wyboru i tekst były umieszczone w dwóch oddzielnych kolumnach.
Jak już wspomniano - problem z listami kontrolnymi nie istnieje już: Pod symbolem listy kontrolnej teraz można wybrać, jakiego rodzaju listę kontrolną chcesz użyć: W jednym rodzaju wszystko pozostaje bez zmian (tekst zostaje szary i przekreślony po odhaczeniu). W drugim rodzaju po prostu pojawia się ptaszek w polu. Małe i proste, ale pięknie praktyczne uzupełnienie.
10 | Pracuj równocześnie nad jednym dokumentem: Jak dobrze to działa?
Jak już wspomniano, korzystamy z Google Docs głównie wtedy, gdy dokumenty mają być edytowane lub sprawdzane przez inne osoby. To również odpowiada już na pytanie w nagłówku tego poddziału: Google Docs wydaje się być naprawdę stworzony do wspólnej pracy nad dokumentem.
Po prostu zaproś kolejnych edytorów (przez Plik > Udostępnij lub duży niebieski przycisk u góry po prawej) i nadaj im odpowiadające prawa. Obserwatorzy mogą jedynie czytać dokument. Komentatorzy mogą dodawać komentarze. A Współautorzy otrzymują pełne prawa do czytania i pisania.
Aby skomentować, zaznacz odpowiedni obszar i dodaj komentarz za pomocą Wstaw > Komentarz. Korzystając przy tym z symbolu @, możesz nawet bezpośrednio przemawiać do poszczególnych osób. To działa zresztą także w samym dokumencie.
Oczywiście Współautorzy mogą dowolnie edytować dokument. Problem w tym, że trudno jest wtedy określić, kto co zmienił, choć faktycznie możesz to nadal prześledzić za pomocą Historii wersji (dostępnej w Plik lub za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + Alt + Shift + H). Jednak efektywniejsze będzie współdziałanie często przy użyciu trybu Zaproponuj-Zmiany.
Wszyscy współpracownicy mogą aktywować ten tryb za pomocą ikony Edytuj-. Jeżeli teraz dokonują zmian w dokumencie, zostaną one najpierw zaproponowane. Nowe fragmenty tekstu będą podkreślone kolorem, a usunięte obszary przekreślone.
Zaproponowane zmiany współpracowników można zaakceptować, odrzucić lub skomentować za pomocą automatycznie dodanych pól komentarza. Jak już wspomniano: Tryb Zaproponuj-Zmiany może być niezwykle pomocny podczas współpracy nad dokumentem!
11 | Pobierz osadzone obrazy w najlepszej jakości
Przed tobą rozciąga się dokument Google Docs innej osoby, zawierający wiele obrazów? A dokładnie chcesz teraz skopiować je w jakości, w jakiej zostały one wstawione do dokumentu? Zwykłe kopiowanie i wklejanie nie wystarczy, ponieważ otrzymasz jedynie jakość, w jakiej są one wyświetlane w Google Docs.
Oto jak to zrobić: Kliknij Plik i Pobierz, a następnie wybierz Strona internetowa (.html, .zip). W ten sposób aplikacja spakuje dla ciebie cały dokument. W pobranym pliku ZIP będą dostępne wszystkie obrazy w najlepszej jakości.
12 | Krótko: Dodatkowe wskazówki dotyczące Google Docs
Czy to już wszystko? Nie! Oto jeszcze kilka drobnych wskazówek i tricków dotyczących Google Docs, które sami do tej pory przetestowaliśmy jedynie pobieżnie:
Zmiana koloru tła & Ustawienie orientacji strony na poziomie
Nie chcesz mieć czarno na białym? A może potrzebujesz trybu poziomego? Kolor tła dokumentu oraz format papieru i orientację strony możesz zdefiniować w opcji Plik w zakładce Ustawienia strony.
Wstawianie przypisów dolnych
Rozmiar nagłówka i stopki określasz w odpowiedniej sekcji w menu Format. Tam możesz również ustawić, aby pierwsza strona różniła się od reszty dokumentu oraz że nagłówki i stopki na stronach parzystych i nieparzystych miały być wyświetlane różnie. Przypisy dolne dodasz najłatwiej za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl + Alt + F.
Funkcja Przeglądania dla szybkiego wyszukiwania
Przy Przeglądaniu w zasadzie chodzi o wewnętrzne wyszukiwanie internetowe Google Docs. Znajdziesz tę funkcję w Narzędzia. Alternatywnie możesz ją wywołać z prawego dolnego rogu za pomocą symbolu z dymkiem i gwiazdką lub za pomocą skrótu Ctrl + Alt + Shift + I. Wprowadź swoje hasło wyszukiwania do pola Przeglądania - już będą wyświetlane odpowiednie wyniki w kategoriach: sieć, obrazy i Dysk.
Poprawianie pisowni i gramatyki
Jeśli chcesz korzystać z wewnętrznej funkcji Google Docs do sprawdzania pisowni i gramatyki, znajdziesz ją w Narzędzia. Po aktywowaniu możesz przejść z jednego (ujawnionego) błędu do kolejnego i przyjąć lub zignorować proponowaną zmianę.
Pozwól przetłumaczyć dokument z Google Docs
Także w Narzędzia znajdziesz funkcję tłumaczenia Google Docs. Po jej uruchomieniu musisz określić język docelowy oraz nazwę nowego dokumentu. Aplikacja przetłumaczy cały Twój tekst. Wydaje się przynosić wyniki, które z pewnością powinny być jeszcze później sprawdzone i manualnie poprawione.
Wstawianie znaku wodnego
Dość nową funkcją jest Znak wodny, który znajduje się w zakładce Wstawianie. Masz tu możliwość wyboru, czy chcesz stworzyć znak wodny na podstawie tekstu czy obrazu. W przypadku tekstu oczywiście można dostosować treść tekstu oraz jego czcionkę, formatowanie, przezroczystość i wyrównanie. Wynikowo wygląda to tak:
Zapisz jako DOCX dla Worda
Jeśli chcesz kontynuować pracę nad swoim dokumentem w programie Word lub zachować go lokalnie na swoim komputerze, możesz go zapisać jako DOCX pod Plik i Pobierz. Standardowe style, takie jak formatowanie nagłówków, zostaną zachowane.
Generalnie warto rzucić okiem na obszar Pobierz. Aktualnie dokumenty można tam pobierać w formatach: DOCX, ODT, RTF, PDF, TEXT, HTML i EPUB.
Obejrzyj nasz kurs wideo na temat Google Docs
Chcesz poznać więcej wskazówek dotyczących Google Docs? Obejrzyj już teraz nasz kurs wideo dotyczący aplikacji. Tobias Becker pokaże Ci, jak dokonujesz formatowań, pracujesz z tabelami, obrazami i grafikami oraz jak wstawiasz rysunki i pola tekstowe.
Mamy nadzieję, że znalazłeś wartościowe wskazówki i życzymy Ci dużo przyjemności w pracy lub może nawet pierwszej próbie korzystania z Google Docs.