Nowoczesne trendy i rozwój technologiczny coraz bardziej zmieniają wiele rzeczy, do których jesteśmy przyzwyczajeni. Jedną z tych zmian jest przesyłanie aplikacji drogą mailową, które stało się ważnym krokiem w procesie poszukiwania pracy i zatrudnienia. Firmy preferują nawet aplikacje drogą mailową, ponieważ eliminuje to konieczność odsyłania teczek aplikacyjnych pocztą w przypadku odrzucenia.

Podczas wysyłania aplikacji drogą mailową należy zwrócić uwagę na kilka rzeczy. Poprawne formatowanie i wysłanie aplikacji może znacząco wpłynąć na pierwsze wrażenie, jakie pracodawca będzie miał o Tobie. W mailu z dokumentami aplikacyjnymi każdy szczegół ma znaczenie, począwszy od tytułu, aż po odpowiednie załączniki.

Dlaczego tak ważne jest przesyłanie aplikacji drogą mailową możliwie jak najpoprawniej?

Poprawne przesłanie aplikacji drogą mailową stanowi początek udanego procesu poszukiwania pracy. Po pierwsze, dowodzisz tym, że zwracasz uwagę na szczegóły i potrafisz od samego początku stosować się do instrukcji. Pracodawcy cenią kandydatów, którzy starannie wykonują zadania i precyzyjnie reagują na wymagania. Po drugie, dobrze napisane podanie pracy pokazuje, że podchodzisz do poszukiwania pracy poważnie i profesjonalnie. Sygnalizuje to pracodawcy, że jesteś naprawdę zainteresowany stanowiskiem i jesteś gotowy/ gotowa zainwestować czas i wysiłek w przygotowanie Twojej aplikacji.

Pierwsze wrażenie pracodawcy kształtuje się, gdy otwiera on Twój e-mail. Tytuł, powitanie, treść i podpis tworzą wizerunek o Tobie, jeszcze zanim pracodawca przeczyta Twoje CV i podanie. Niewłaściwie wykreowany lub niedbale napisany e-mail może prowadzić do negatywnego wrażenia, nawet jeśli Twoje kwalifikacje i doświadczenie spełniają wymagania stanowiska. Dlatego poprawne przesłanie aplikacji drogą mailową jest kluczem do udanego rozpoczęcia interakcji z potencjalnym pracodawcą. Jak to zrobić prawidłowo, dowiesz się poniżej.

Budowa aplikacji drogą mailową

1. Odbiorca e-maila
2. Ukryta kopia
3. Temat e-maila
4. Treść podania
5. Załączone pliki

Ważne!

• PDF: Preferowany format dla dokumentów. Dokumenty PDF zachowują swoje formatowanie i są łatwe do otwarcia na wszystkich urządzeniach.
• DOC/DOCX: Jeszcze akceptowalne, ale format PDF jest preferowany, aby uniknąć problemów z formatowaniem.
• Ograniczenia rozmiaru: Całkowity rozmiar wszystkich załączników nie powinien przekraczać 5-10 MB. Niektóre firmy mają własne limity, które mogą być podane w ogłoszeniu o pracę. Po prostu pamiętaj, że wiele skrzynek pocztowych nie przepuszcza e-maili z załącznikami powyżej 10 MB.

Naszą wyraźną rekomendacją jest format PDF, ponieważ z jednej strony nie wszyscy korzystają z Microsoft Word, a z drugiej mogą wystąpić problemy z formatowaniem. Jeśli na przykład używasz czcionek w swoim dokumencie Word, których odbiorca nie ma zainstalowanych, zostaną one zastąpione w dokumencie. To może zepsuć układ. Nie dzieje się tak w przypadku dokumentu PDF. Na wszystkich urządzeniach i systemach zapewnione jest takie samo formatowanie.

Przygotowanie aplikacji drogą mailową

Przygotowanie aplikacji drogą mailową wymaga dokładności i starannego podejścia do procesu. Zanim wyślesz dokumenty, upewnij się, że jesteś zaznajomiony/ zaznajomiona z wszystkimi wymaganiami pracodawcy. Obejmuje to formaty plików, nazwy plików i treści. Ważne jest, aby brać pod uwagę wszelkie szczegółowe instrukcje podane w ogłoszeniu o pracę. Pokazując, że spełniasz te wymagania, dowodzisz, że jesteś odpowiedzialny/ odpowiedzialna i potrafisz postępować zgodnie z instrukcjami. Ponadto poprawne przygotowanie dokumentów zwiększa Twoje szanse na sukces, ponieważ pracodawca ocenia nie tylko treść, ale także formę aplikacji.

Sprawdzanie wymagań pracodawcy

Ten krok jest niezwykle ważny, ponieważ poprawne spełnienie wszystkich wymagań świadczy o tym, że jesteś odpowiedzialny/ odpowiedzialna i uważny/ uważna. Ten proces obejmuje następujące kroki:

Treści e-maili dla Twojej aplikacji - cztery propozycje dla Ciebie

Propozycja 1 - profesjonalna i naturalna:

Temat: Aplikacja na stanowisko [Nazwa Stanowiska] - [Twoje Imię]

Szanowna Pani/Szanowny Panie [Imię],

W załączeniu przesyłam moje dokumenty aplikacyjne na stanowisko [Nazwa Stanowiska] w Państwa firmie. Z zainteresowaniem przeczytałem Państwa ogłoszenie o pracę i jestem przekonany, że moje kwalifikacje i doświadczenie doskonale pasują do wymagań tego stanowiska.

W załączonych dokumentach znajdą Państwo moje list motywacyjny, CV i świadectwa. Cieszę się na możliwość osobistego przedstawienia się i pozostaję

Z poważaniem

[Twoje Imię]

Propozycja 2 - profesjonalna i klasyczna:

Temat: Aplikacja na stanowisko [Nazwa Stanowiska] - [Twoje Imię]

Szanowna Pani/Szanowny Panie [Imię],

W niniejszym e-mailu składam aplikację na ogłoszone przez Państwa stanowisko [Nazwa Stanowiska]. W załączeniu znajdą Państwo moje kompletne dokumenty aplikacyjne, składające się z listu motywacyjnego, CV oraz istotnych świadectw.

Jestem bardzo zainteresowany/a pracą w Państwa firmie i cieszę się na możliwość osobistego przedstawienia się. W razie pytań jestem oczywiście do Państwa dyspozycji w każdej chwili.

Z poważaniem

[Twoje Imię]

Propozycja 3 - kreatywna i inteligentna

Temat: Na Ciebie czeka nowe [Nazwa Stanowiska]!

Cześć Pani/Hallo Herr [Imię],

Jestem [Twoje Imię] i Państwa ogłoszenie o pracę natychmiast mnie zaintrygowało! Jako pasjonat/pasjonatka [Nazwa Stanowiska] mam dokładnie to, czego Państwo szukają. W załączeniu znajdą Państwo moje dokumenty aplikacyjne, które mam nadzieję, że Was równie przekonają jak mnie Wasze ogłoszenie.

Już teraz nie mogę doczekać się okazji pokazania Wam osobiście, dlaczego jestem idealnym kandydatem/idealną kandydatką na to stanowisko.

Pozdrowienia

[Twoje Imię]

Propozycja 4 - kreatywna i śmiała

Temat: Aplikacja na stanowisko [Nazwa Stanowiska] - Doskonały kandydat jest gotowy!

Szanowna Pani/Szanowny Panie [Imię],

Co się dzieje, gdy pasja spotyka się z kompetencją? Moja aplikacja dla Państwa firmy! W załączeniu przesyłam moje dokumenty do otwartej pozycji na stanowisko [Nazwa Stanowiska], którą z wielkim zapałem odkryłem/odkryłam na Państwa stronie kariery.

Jestem podekscytowany/podekscytowana możliwością wnoszenia moich umiejętności i pomysłów do Państwa zespołu oraz mam nadzieję, że wkrótce zobaczymy się osobiście.

Najlepsze pozdrowienia

[Twoje imię]

Upewnij się, że tekst jest dostosowany do Twojej osobowości i kultury firmy.

Adres e-mail, na który powinno zostać wysłane zgłoszenie

Nazwa adresu e-mail, którą używasz do wysyłania swojego zgłoszenia, jest bardzo ważna i może wpłynąć na pierwsze wrażenie pracodawcy. Powinna być profesjonalna, prosta i zgodna z powszechnie akceptowanymi standardami komunikacji biznesowej. Miej na uwadze następujące rzeczy:

Profesjonalizm

Najlepiej, gdy używasz swojego imienia i nazwiska. Na przykład: „alex.schmitt@example.com” lub „anna.komarrmann@example.com”. Ten adres wygląda profesjonalnie i ułatwia pracodawcy identyfikację.

Unikaj używania nieformalnych lub zbyt kreatywnych elementów w tytule swojej wiadomości e-mail. Na przykład adresy takie jak „cooldude@example.com” lub „princess_123@example.com” wyglądają nieprofesjonalnie i mogą pozostawić złe wrażenie.

Prostota i czytelność

Nazwa Twojego skrzynki e-mailowej powinna być jak najprostsza i łatwa do zapamiętania.

Użyj swojego imienia i nazwiska w pełnej formie lub jednoznacznej skróconej formie.

Na przykład: „a.schmitt@example.com” lub „a.komarrmann@example.com”.

Używaj interpunkcji, takiej jak kropki i myślniki, aby adres był łatwiejszy do odczytania.

Na przykład: „alex.schmitt@example.com” wygląda lepiej niż „alexschmitt@example.com”.

Brak niepotrzebnych znaków

Unikaj używania liczb lub znaków specjalnych, kiedykolwiek jest to możliwe. Mogą one sprawić, że adres będzie trudniejszy do odczytania i zapamiętania lub prowadzą do nieprawidłowych interpretacji.

Na przykład, „anna.komarrmann1991@example.com” prezentuje się gorzej niż „anna.komarrmann@example.com”.

W Niemczech, „anna.komarrmann88@example.com” może być problematyczne z powodu 88. Może to wskazywać na datę urodzenia, ale również być interpretowane jako skrót o konotacjach skrajnie prawicowych (H = 8 ... ósmy litera alfabetu. 88 to powszechnie używany skrót w niemieckiej scenie nazistowskiej oznaczający "H..L H....r").

Używanie profesjonalnych domen

Wybierz znane i profesjonalne domeny, takie jak „gmail.com”, „outlook.com” lub „yahoo.com”. To powierzanie adresowi e-mail większej wiarygodności. Na przykład: „a.schmitt@gmail.com”.

Unikaj używania domen, które mogą wyglądać podejrzanie lub nieprofesjonalnie. Na przykład „anna.komarrmann@coolmail.com” może sprawić mniej wiarygodne wrażenie.

Pamiętaj, że wybór odpowiedniej nazwy e-mailowej dla Twojej aplikacji jest częścią profesjonalnej komunikacji. Profesjonalny, prosty i czytelny adres e-mailowy pomaga zrobić pozytywne wrażenie na pracodawcy i zwiększyć Twoje szanse na sukces.

Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas wysyłania aplikacji e-mailowej

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty do aplikacji na e-mail - życiorys, list motywacyjny oraz dodatkowe dokumenty, takie jak świadectwa i referencje. Wszystkie dokumenty powinny być zapisane w formacie PDF, aby upewnić się, że są poprawnie sformatowane i wyświetlane tak, jak je zaplanowałeś. Dzięki temu możesz mieć pewność, że dokumenty będą otwierane poprawnie na różnych urządzeniach pracodawcy.

Jak prawidłowo dołączyć pliki

1. Dołącz pliki do e-maila: Otwórz program do obsługi e-maili i napisz nową wiadomość. Kliknij przycisk Załącz plik lub odpowiedni symbol w programie e-mailowym. Wybierz pliki PDF z komputera i dołącz je do swojego e-maila.
2. Sprawdź załączniki: Po dołączeniu plików, sprawdź jeszcze raz, czy wszystkie niezbędne dokumenty są dołączone. Upewnij się, że nie ma dodatkowych ani nieistotnych plików.

Sprawdzanie przed wysłaniem e-maila

1. Endkontrolle der E-Mail: Sprawdź e-mail pod kątem błędów ortograficznych i gramatycznych. Upewnij się, że wszystkie dane (adres e-mail pracodawcy, temat e-maila, treść e-maila) są poprawne i że e-mail wygląda profesjonalnie.
2. Testowa wysyłka: Przed wysłaniem swojego podania do pracodawcy, wyślij sobie testowy e-mail. Dzięki temu możesz sprawdzić, jak dokumenty i treść e-maila będą wyglądać u odbiorcy. Upewnij się, że pliki są poprawnie otwierane i wyświetlane.
3. Zapytaj znajomych o opinię: Wyślij e-mail do znajomych lub kolegów i poproś ich o spojrzenie na niego z perspektywy pracodawcy. Ich komentarze i wrażenia mogą pomóc Ci zauważyć szczegóły, które mogłeś przeoczyć.

Wysyłanie podania do pracodawcy

Po sprawdzeniu swojego listu i otrzymaniu opinii od znajomych lub kolegów, śmiało możesz go przesłać do pracodawcy. Upewnij się, że adres e-mail i nazwa odbiorcy oraz nazwa firmy są napisane poprawnie i że wszystkie dokumenty są załączone.

Powszechne błędy podczas wysyłania podania do pracodawcy

Każdy detal jest ważny podczas wysyłania podania drogą e-mailową, ponieważ nawet najmniejszy błąd może wpłynąć na pierwsze wrażenie pracodawcy i ostateczny wynik Twojego podania. Nawet jeśli Twoje kwalifikacje idealnie pasują do wymagań stanowiska, nieuwaga może prowadzić do negatywnego rezultatu.

Co więc są najczęstszymi błędami popełnianymi przez kandydatów podczas wysyłania podania jako e-maila?

Niewłaściwy format pliku

Najczęstszym błędem jest wysyłanie dokumentów w formatach, które są trudne lub wręcz niemożliwe do otwarcia. Dokumenty powinny być w formacie PDF, ponieważ ten format zachowuje formatowanie i jest łatwy do otwarcia na każdym urządzeniu. Być może pracodawca nie ma odpowiedniego oprogramowania do otwierania niektórych formatów plików, co skutkuje tym, że Twoje dokumenty nie są czytelne. Dlatego upewnij się przed wysłaniem, że wszystkie dokumenty są zapisane w formacie PDF. Wyślij sobie testowy e-mail, aby upewnić się, że pliki są otwierane poprawnie. Nie wysyłaj także spakowanych plików w formatach ZIP lub RAR. Firewalle firm blokują takie e-maile.

Niewłaściwy temat e-maila

Podczas pisania tematu swojego podania drogą e-mailową ważne jest, aby był precyzyjny i informacyjny. Dobry temat zawiera Twoje imię i nazwisko oraz dokładne stanowisko, na które aplikujesz. Jeśli istnieje, powinien także zawierać numer referencyjny ogłoszenia o pracę. To ułatwia pracodawcy identyfikację Twojego podania i pokazuje, że dokładnie przeczytałeś ogłoszenie o pracę.

Unikaj ogólnych lub niejasnych tematów, takich jak „Pytanie odnośnie Państwa oferty pracy”. Nie dostarczają one pracodawcy konkretnych informacji i mogą sprawić, że Twoje podanie zostanie pominięte. Zamiast tego tematy powinny zawsze być konkretne i istotne, na przykład „Podanie na stanowisko Managera Marketingu – Max Mustermann” lub „Podanie w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie o pracę: Kierownik Projektu (numer referencyjny 12345) – Lisa Schmidt”.

Przykłady pozytywne:

1. Podanie na stanowisko Managera Marketingu – Max Mustermann
2. Podanie inicjatywne na stanowisko Programisty – Anna Müller
3. Podanie w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie o pracę: Kierownik Projektu (numer referencyjny 12345) – Lisa Schmidt
4. Podanie na miejsce praktyk jako Projektant Mediów – Jonas Becker
5. Podanie o praktykę w dziale Zasobów Ludzkich – Laura Fischer

Przykłady negatywne:

1. Podanie
2. Praca
3. Pytanie odnośnie Państwa oferty pracy
4. CV Max Mustermann
5. Zainteresowanie ofertą pracy

Błędy w treści e-maila

Pamiętaj, że niezależnie od wybranej metody, błędy ortograficzne i gramatyczne w Twoich e-mailach, również w Twoim ogłoszeniu o pracę, dają wrażenie nieuwagi i niedbalstwa. Podważają one zaufanie pracodawcy do Twojej zawodowej kompetencji. Przed wysłaniem e-maila użyj automatycznej weryfikacji pisowni w swoim edytorze tekstu. Przeczytaj tekst kilkakrotnie lub poproś inną osobę o jego sprawdzenie.

Brakujące lub błędnie załączone dokumenty

Czasami zdarza się, że dokumenty nie są załączone lub załączone nieprawidłowo. Brak wymaganych załączników może skutkować automatycznym odrzuceniem Twojego podania. Po załączeniu plików sprawdź jeszcze raz, czy wszystkie wymagane dokumenty są dołączone. Wyślij sobie testowy e-mail, aby upewnić się, że wszystkie pliki są poprawnie załączone i otwierane.

Niepoprawny adres e-mail odbiorcy

Prosty błąd, taki jak wpisanie niepoprawnego adresu e-mail, może sprawić, że e-mail nie dotrze do właściwego odbiorcy. Oznacza to, że nie dotrze do pracodawcy i stracisz szansę na pracę. Przed wysłaniem, powinieneś kilkakrotnie sprawdzić dokładnie pole odbiorcy. Najlepiej jest skopiować adres z ogłoszenia o pracę, aby uniknąć błędów.

Niepoprawne zwracanie się

Jeśli nie znasz konkretnego adresata, napisz "Szanowni Państwo". Najlepiej jest dowiedzieć się, kto jest właściwym adresem. W małych firmach jest to często dyrektor. W większych firmach są specjaliści ds. personelu. Wystarczy jeden telefon, aby dowiedzieć się, której osobie powinieneś przyporządkować wiadomość. Upewnij się, że piszesz imię i nazwisko poprawnie. Najlepiej to sprawdź, porównując jeszcze raz dane ze strony internetowej.

Najgorsze zwracania, jakie doświadczyliśmy w naszej firmie podczas składania podań, to "Cześć," bez konkretnego adresata.

Używanie nieformalnego adresu e-mail

Nieprofesjonalny adres e-mail, taki jak „fajnyfacet123@przykladowy.com”, może sprawić, że wiele pracodawców odniesie negatywne wrażenie. Może być uznany za oznakę nieprofesjonalizmu i braku powagi. Może też skłonić do podejrzenia, że to wiadomość spamowa. Pamiętaj, aby używać profesjonalnego adresu e-mail z Twoim imieniem i nazwiskiem, np. „jan.kowalski@przykladowy.com”.

Brak zakończenia listu

Brak podpisu w treści e-maila może sprawić, że e-mail wyda się mniej oficjalny i niepełny. Dodatkowo, taki pozornie nieistotny szczegół może sprawić, że pracodawca uzna Twoją komunikację za niedbałą. Zawsze dodawaj uprzejmy podpis na końcu swojej korespondencji mailowej, na przykład „Z poważaniem, [Twoje imię]”.