Skuteczny proces rekrutacyjny może być kluczem do twojej następnej szansy zawodowej. Jednak wielu kandydatów popełnia często uniknione błędy, które obniżają ich szanse. W naszym wywiadzie z doświadczonym doradcą personalnym otrzymasz cenne wskazówki dotyczące drobnych sztuczek i często popełnianych błędów podczas procesów rekrutacyjnych. Ta perspektywa eksperta oraz wnioski mogą pomóc ci w optymalizacji dokumentów aplikacyjnych, pewnym przejściu przez rozmowy kwalifikacyjne oraz unikaniu typowych pułapek. Wykorzystaj te cenne wskazówki, aby wyróżnić się spośród innych kandydatów i zdobyć wymarzoną pozycję.

Jakie kryteria są dla państwa najważniejsze podczas oceny kandydatów na stanowisko?

Ryzykując, że wydadzą się zarozumiali, chciałbym najpierw zaznaczyć, że dla nas doradców personalnych kandydatem jest osoba, która samodzielnie aplikuje na ogłoszone stanowisko. Dlatego w naszym podstawowym biznesie, czyli podejściu bezpośrednim, raczej mówimy o „kandydatach”. Ci są starannie wybierani i często sprawdzani pod kątem konkretnych stanowisk, nawet jeśli nie aplikowali aktywnie na stanowisko.

Pierwszym aspektem, na który zwracamy uwagę, jest oczywiście ich kwalifikacja zawodowa. Dokładnie sprawdzamy, czy kandydat posiada niezbędną wiedzę fachową i doświadczenie zawodowe mające znaczenie dla danego stanowiska. Szczególnie ważne są tu udane projekty i udowodnione osiągnięcia, które przekonująco potwierdzają początkowo jedynie wypowiedziane przez kandydata umiejętności i sukcesy.

Jednakowo istotna jest zgodność kulturowa dla długotrwałej i udanej współpracy. Ponadto ważne są umiejętności miękkie, takie jak umiejętność komunikacji, adaptacyjność i zdolności do rozwiązywania problemów. Dodatkowo zwracam uwagę na motywację i długoterminowe cele kandydata, aby upewnić się, że jego aspiracje zawodowe zgadzają się ze strategicznymi celami firmy. Moja klientowi nic nie pomoże, gdy zatrudni najlepszego kandydata na stanowisko kierownicze w dziale marketingu, a ten planuje wyjechać w podróż po roku lub hodować świnki morskie.

Jakie częste błędy popełniają kandydaci podczas procesu rekrutacji?

Problemem, który niestety nadal bardzo często obserwujemy, jest niewystarczające przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej, zarówno z nami, jak i – na szczęście coraz rzadziej - później z klientem. To drugie jest potem postrzegane po stronie klienta jako brak zaangażowania, a dalszy przebieg wydarzeń jest zazwyczaj negatywny. Gorąco zalecam dokładne przygotowanie, które obejmuje badanie informacji o firmie i konkretne stanowisko. Zawsze mówię również: „Przynieś kilka pytań na rozmowę!” Naprawdę zadziwiające, jak często popełniany jest błąd, nie zadając odpowiednich pytań.

Równie ważny jest czytelny i dobrze zorganizowany życiorys (oczywiście bez błędów ortograficznych!), który podkreśla istotne doświadczenia i osiągnięcia. W niektórych przypadkach słabej obecności online, szczególnie na platformach takich jak LinkedIn, może budzić niepokój u klienta. Oczywiście nie u kardiochirurga, ale na przykład u osoby pracującej w dziale sprzedaży mediów cyfrowych, profesjonalna i aktualna prezentacja siebie w sieci jest prawie niezbędna.

Niewystarczająca komunikacja, lekceważenie, zbyt długie czasy odpowiedzi lub nieodpowiedzone e-maile i niejasne komunikaty mogą również zaszkodzić zainteresowaniu doradcy personalnego lub potencjalnego pracodawcy. Na przykład nie poleciłbym mojemu przyszłemu pracodawcy zwracania się do mnie tylko „Cześć” w e-mailu lub przejścia na ty bez wcześniejszego ustalenia; jednak zdarza się to coraz częściej. Przy aplikacji na barmana w klubie Berghain w scenie klubowej prawdopodobnie nikt by się tym nie przejął. 😊

Bardzo łatwym do uniknięcia błędem i naprawdę „niskim zwisem owocowym” w odróżnieniu od innych kandydatów jest to, że w naszym doświadczeniu regularnie po spotkaniu zaniedbuje się okazanie uprzejmości i przygotowanie do dalszej części procesu. Wysłanie e-maila z szacunkowym podziękowaniem po rozmowie, pozostawia pozytywne i wiążące wrażenie.

Jak najskuteczniej przygotowują się najbardziej udane kandydaci do swoich rozmów kwalifikacyjnych?

Najbardziej udani kandydaci przygotowują się strategicznie i gruntownie do swoich rozmów kwalifikacyjnych. Obejmuje to dogłębną analizę firmy, kultury, obecnych projektów i informacji branżowych. Pomaga im to formułować swoje odpowiedzi celowo pod potrzeby i wartości firmy. Pozwól, że zrobię małą reklamę, Matthias: Dużą zaletą dla kandydatów, którzy są rekomendowani przez nas jako doradcy personalni, jest to, że przygotowujemy ich wyczerpująco do rozmowy kwalifikacyjnej i możemy wyjaśnić ewentualne nieporozumienia z pracodawcą.

Ponadto powinni dokładnie przeanalizować ogłoszenie o pracę, aby zrozumieć wszystkie wymagane kwalifikacje i obowiązki. Aby uwydatnić swoje istotne umiejętności i osiągnięcia oraz zmniejszyć poczucie ryzyka inwestycyjnego u pracodawcy, zaleca się przedstawić konkretne przykłady z przeszłości zawodowej. Skuteczni kandydaci przygotowują się na typowe pytania podczas rozmów kwalifikacyjnych i kreują klarowne, zwięzłe odpowiedzi, które dobrze podkreślają ich mocne strony i doświadczenia. I oczywiście nie popełniają błędu – jak już wspomniano wcześniej – nie przygotowując własnych pytań do rozmowy, które można by zadać, aby podkreślić zainteresowanie i motywację!

To, co niestety nadal jest niedoceniane - także wirtualne wywiady przez wideokonferencje: Profesjonalny wygląd i punktualne przybycie na wywiad! Kiedyś mieliśmy kandydata, który siedział przed ekranem z kufla piwa, który często podnosił do picia, zasłaniając w ten sposób cały obraz. Z jednej strony to zabawna anegdota, ale nasz klient w tym momencie nie znalazł tego wcale śmiesznego.

Teraz ostrzegłeś nas już dwa razy, żeby zadawać pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Czy możesz podać nam pięć przykładów dobrych pytań?

Oczywiście istnieje nieskończona ilość dobrych pytań, a są one silnie uzależnione od stanowiska, o które się ubiegasz. Ale ogólnie nie można zbyt wiele pomylić się zadając następujące pytania:

1. Jakie specyficzne umiejętności i kwalifikacje Państwo poszukują, które mogę wnieść do zespołu?
2. Jakie znaczące wyzwania mogą mnie czekać na tym stanowisku?
3. Co osobiście najbardziej ceni Pan/Pani w swojej pracy tutaj? Co sprawia Panu/Pani największą przyjemność, a co mniej?
4. Jak firma radzi sobie z błędami?
5. Jakie są obecne cele firmy i jak zespół przyczynia się do ich osiągnięcia?

Tę listę można by było jeszcze długo rozszerzyć. Ważne jest, aby dać wyraz empatii w stosunku do rozmówcy i sygnalizować pytaniem, że naprawdę interesuje nas stworzenie wartości dodanej dla firmy jako pracownik w przyszłości.

Jak już wspomniałeś na początku, czy mógłbyś bliżej przyjrzeć się roli umiejętności miękkich w procesie rekrutacji i jakie z nich cieszą się największym uznaniem?

Oczywiście, czynniki miękkie odgrywają bardzo istotną rolę w procesie rekrutacji kandydatów. Często stanowią one różnicę między dobrymi a bardzo dobrymi kandydatami. Podczas gdy wiedza fachowa i doświadczenie stanowią podstawę, to właśnie umiejętności miękkiedecydują o zdolności kandydata do efektywnej pracy w zespole oraz o jego integracji z kulturą firmy. Często firmy decydują się raczej na lepsze dopasowanie personalne, choć inny kandydat mógłby być lepiej wykwalifikowany zawodowo.

Szczególnie poszukiwane są umiejętności komunikacyjne, pracy zespołowej i adaptacyjne. Komunikacja jest oczywiście istotna, aby jasno przekazywać pomysły oraz efektywnie współpracować z kolegami i klientami. Umiejętność pracy w zespole pokazuje, że kandydat sprawnie współpracuje z innymi i potrafi osiągać wspólne cele. Zdolność do adaptacji jest ważna, aby odnosić sukcesy w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym.

Znaczenie i rodzaj umiejętności miękkich różnią się oczywiście w zależności od stanowiska. W dziedzinie programowania, na przykład, poszukiwane są umiejętności rozwiązywania problemów i zrozumienie techniczne, podczas gdy umiejętności komunikacyjne są również istotne do wyjaśniania koncepcji technicznych i pracy w zespole. Natomiast dla stanowisk w dziale marketingu lub HR ważne są silne umiejętności interpersonalne, empatia i twórcze podejścia do rozwiązywania problemów. Istotne jest, aby kandydaci potrafili budować i pielęgnować relacje, a także rozwijać i wdrażać innowacyjne pomysły.

Jak wielu innych, zawsze chętnie wspominam współzałożyciela amerykańskich linii lotniczych Southwest Airlines, Herb Kellehera. Kiedy Kelleher objął przewodnictwo w 1978 roku, wydał następujące często cytowane polecenie dla działu kadr: „Zatrudnij dla nastawienia, prześkol dla umiejętności“. Być może słyszałeś to motto nie pierwszy raz. Southwest Airlines nadal przykłada dużą wagę do „walczącego ducha, serca służącego i postawy, która sprawia radość“ przy wyborze personelu. Innymi słowy, zgodność czynników miękkich z misją, wizją i środowiskiem pracy pracodawcy staje się coraz ważniejsza.

Jak istotne są listy motywacyjne i życiorysy w porównaniu do rozmów kwalifikacyjnych i referencji?

Ogólnie rzecz biorąc, znaczenie tradycyjnego życiorysu i listu motywacyjnego maleje w dzisiejszych czasach, ponieważ wielu ludzi jest obecnych w społecznościach biznesowych online i może tam aplikować jednym kliknięciem. Niemniej jednak zawsze jest to korzystne i może wzbudzić zainteresowanie pracodawcy, gdy kandydaci poświęcają wysiłek na stworzenie indywidualnego życiorysu i wyjaśniają swoją motywację w liście motywacyjnym.

Jednak ostatecznie ważniejsza rolę odgrywają rozmowy kwalifikacyjne i referencje - w przypadku których ChatGPT i inni nie są żadnym wsparciem. Osobowość, umiejętności i styl pracy kandydata można ocenić znacznie lepiej podczas bezpośredniej rozmowy. Pisemne dokumenty stanowią jedynie bazę. Często zdarza się, że analizujemy nieskazitelnie przygotowane dokumenty, ale już podczas pierwszej rozmowy pojawiają się wątpliwości, czy osoba ta naprawdę dorównuje perfekcyjności swojego życiorysu. Oczywiście odnosi się to również do drugiej strony.

Jak oceniasz kulturowe dopasowanie kandydata do firmy i jak ważny jest ten aspekt?

Jak to już powinno być zrozumiałe, jako szef rekrutacji, oczywiście szczególnie zwracam uwagę na dopasowanie kulturowe kandydata, ponieważ jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu i zadowolenia w firmie. Tylko zadowoleni klienci, których zatrudnieni kandydaci długoterminowo pasują do firmy i nie zwalniają się po kilku miesiącach, ponownie nas zatrudniają. Aby ocenić to dopasowanie, zadaję na przykład pytania takie jak:

• Jakie jest dla Ciebie idealne środowisko pracy?
• W jaki sposób osobiście przyczyniasz się do pozytywnej i produktywnej atmosfery pracy?
• Czy możesz podać przykłady z Twojego dotychczasowego doświadczenia zawodowego, w których szczególnie dobrze identyfikowałeś się z kulturą firmy

Zwracam również uwagę na reakcje kandydata dotyczące języka ciała i stylu komunikacji. Dodatkowo - oczywiście zawsze za zgodą kandydata i zazwyczaj dopiero po ostatecznej rundzie wyboru - zbierane są referencje.

Jak kandydaci mogą się najlepiej przygotować do negocjacji płacowych podczas rozmowy o pracę?

O, to jest bardzo często bardzo delikatny moment podczas rozmowy, który może wiele zepsuć, jeśli nie podchodzi się do tego tematu poważnie.

Jako szef rekrutacji często doświadczyłem, jak kluczowe jest odpowiednie przygotowanie do negocjacji płacowych. Kandydaci powinni przede wszystkim dokładnie zapoznać się z branżą i firmą, w której składają aplikację. Głębokie zrozumienie standardów rynkowych i sytuacji finansowej firmy pomaga w stworzeniu uzasadnionej propozycji płacowej.

Pierwszym krokiem przygotowania jest poszukiwanie benchmarków płacowych. Istnieje wiele platform online i raportów branżowych, które dostarczają aktualne informacje o typowych płacach w określonych stanowiskach i regionach. Te dane stanowią solidną podstawę do uzasadnienia żądań. Równie ważne jest świadomość własnych umiejętności i doświadczeń. Kandydaci powinni rozważyć, jak mogą podkreślić swoje dotychczasowe osiągnięcia i kwalifikacje, aby lepiej pokazać swą wartość dla firmy.

Kolejnym istotnym aspektem jest uwzględnienie całego pakietu wynagrodzenia. W wielu firmach nadal istnieje tak zwane „szkatułkowanie owocami”. Ale żarty na bok, oprócz podstawowego wynagrodzenia również ważną rolę odgrywają: premie, opcje akcji, świadczenia emerytalne oraz inne benefity. Kandydaci powinni wcześniej rozważyć, które z tych świadczeń są dla nich szczególnie wartościowe i uwzględnić to podczas negocjacji.

Ogólnie rzecz biorąc, w negocjacjach płacowych sensowne jest podanie realistycznego zakresu, a nie konkretnej kwoty. Pozwoli to pokazać elastyczność i gotowość do negocjacji, ustala ramy dla rozmów i zwiększy szanse na porozumienie.

Uwaga, teraz znowu blok reklamowy: Jeśli kandydat do firmy trafia poprzez nas jako szefa rekrutacji, może to być ogromnym wzmocnieniem dla obu stron, ponieważ możemy wcześniej wyjaśnić potencjalne błędne wyobrażenia z obu stron. Z naszego doświadczenia wynika, że zbyt długi okres poszukiwań porozumienia płacowego jest przez obie strony regularnie postrzegany jako niekomfortowy i należy go unikać.

Jakie możliwości rozwoju zawodowego polecasz kandydatom dla poprawy ich szans kariery?

Jako szef rekrutacji zalecam każdemu ciągłe dokształcanie się, aby poprawić indywidualne szanse na karierę. Oczywiście bardzo zależy to od profesji i własnego planu życiowego. Ogólnie rzecz biorąc, szczególnie istotne są szkolenia zawodowe, które obejmują aktualne trendy i rozwinięcia w danej branży. Kursy online i certyfikaty, np. na platformach takich jak Coursera czy TutKit (😉), oferują elastyczne możliwości zdobywania nowych umiejętności i pogłębiania istniejącej wiedzy.

Ponadto zdecydowanie zalecam wzmocnienie tzw. miękkich umiejętności, takich jak komunikacja, zarządzanie oraz zarządzanie projektami, ponieważ są one ważne praktycznie we wszystkich branżach. Seminaria i warsztaty na te tematy mogą dać wartościowe impulsy. Ważne jest również nawiązywanie kontaktów i wymiana doświadczeń z kolegami z branży na konferencjach i w stowarzyszeniach branżowych, aby być na bieżąco i nawiązać wartościowe kontakty. Na temat konkretnych kwot, na jakie warto przeznaczyć na szkolenia i rozwój, to pytanie kandydatów jest dość rzadkie, co jest naprawdę szkoda. Polecam każdemu aktywne pytanie pracodawcy, nie tylko na początku zatrudnienia, ale także regularne pytanie podczas pracy!

Matthias: Dziękuję Heiko za swój czas i cenne informacje.

Heiko: Było mi miło, dziękuję za miłą wymianę poglądów i z przyjemnością wrócę nad Müritz!

Na temat szefa rekrutacji Heiko Mühl:

Mając fundament w bankowości i następnie studiach prawniczych w Mannheim i Hamburgu, rozpoczął swoją karierę w doradztwie personalnym ponad 25 lat temu u klasycznego headhuntera z Frankfurtu/Berlina. W 2002 roku założył HRM CONSULTING GmbH z dwoma byłymi kolegami. Obecnie HRM CONSULTING GMBH to uznane i wielokrotnie nagradzane biuro rekrutacyjne dla firm średniej wielkości i start-upów, zawsze poszukujące odpowiednich specjalistów i menedżerów, aby wzmocnić zespoły i umożliwić trwały wzrost. Skupia się na strategiach rekrutacyjnych dla wakatów w dziedzinie IT, marketingu, sprzedaży i finansów.