Zarządzanie personelem brzmi trochę suchy i dlatego często jest niedoceniane, chociaż odgrywa kluczową rolę w sukcesie przedsiębiorstwa. Duża część sukcesu przedsiębiorstwa zależy od efektywnego zarządzania i rozwoju pracowników, co stanowi dokładnie zadanie zarządzania personelem. Ten obszar zapewnia, że właściwi pracownicy są zatrudniani, rozwijani i motywowani do osiągania celów przedsiębiorstwa. Bez sprawnego działu personalnego firma nie mogłaby efektywnie funkcjonować, ponieważ to pracownicy tworzą prawdziwą wartość.

Zarządzanie personelem: Co to jest?

Zarządzanie personelem to system zarządzania zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa. Obejmuje wszystkie procesy związane z rekrutacją, rozwojem, motywacją i zatrzymywaniem pracowników. Głównym celem zarządzania personelem jest zapewnienie, że przedsiębiorstwo dysponuje niezbędnymi specjalistami do osiągnięcia swoich celów strategicznych.

W skrócie, zarządzanie personelem ma na celu zapewnienie, że przedsiębiorstwo posiada odpowiednich pracowników na odpowiednich stanowiskach. Na przykład w przypadku powstania nowego stanowiska, zarządzanie personelem jest odpowiedzialne za znalezienie odpowiednich kandydatów, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i zatrudnienie nowych pracowników. Ponadto ten obszar zapewnia, że pracownicy rozwijają się zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa, są odpowiednio wynagradzani i pracują w przyjemnym środowisku pracy.

Zarządzanie personelem i dział personalny

Zarządzanie personelem to ogólny termin obejmujący całe spektrum zarządzania personelem, podczas gdy dział personalny jest konkretną częścią tego obszaru. Dział personalny odpowiada za zadania operacyjne, takie jak przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, sporządzanie umów o pracę i zarządzanie wynagrodzeniami. Z kolei zarządzanie personelem obejmuje także zadania strategiczne, takie jak długoterminowe planowanie personelem, rozwój pracowników i zarządzanie kulturą organizacyjną.

Na przykład zarządzanie personelem planuje długoterminowe cele przedsiębiorstwa w zakresie rozwoju pracowników, podczas gdy dział personalny realizuje te plany, organizując szkolenia i prowadząc rozmowy z pracownikami.

Angielskie terminy takie jak Human Resources (HR) lub Human Resource Management (HRM) mają zbliżone znaczenie do zarządzania personelem. Te terminy są często używane zamiennie, chociaż „Human Resources” jest bardziej międzynarodowe, podczas gdy „zarządzanie personelem” jest bardziej powszechne w języku niemieckim.

Obowiązki zarządzania personelem

Zarządzanie personelem udowadnia swoją rolę w przedsiębiorstwie poprzez podejmowanie różnorodnych zadań, które wszystkie mają na celu skuteczne zarządzanie pracownikami i osiąganie sukcesu przedsiębiorstwa. Oto najważniejsze obszary obowiązków zarządzania personelem w szczegółach:

1. Rekrutacja pracowników (Recruiting): To zadanie rozpoczyna się od identyfikacji zapotrzebowania na personel i obejmuje publikowanie ogłoszeń o pracę, selekcję i ocenę kandydatów oraz przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Celem jest pozyskanie najlepszych talentów dla przedsiębiorstwa. Obejmuje to nie tylko poszukiwanie nowych pracowników, ale także dokładną analizę, jakie kwalifikacje i umiejętności są wymagane do obsadzenia wakatów. Ponadto zarządzanie personelem odgrywa kluczową rolę w fazie onboardingu, aby zapewnić szybką integrację nowych pracowników i ich produktywność.
2. Rozwój pracowników (Employee Development): Ciągłe szkolenie i rozwój pracowników jest kluczowym zadaniem zarządzania personelem. Obejmuje to planowanie i realizację programów szkoleniowych, seminarów i warsztatów, które pomagają pracownikom poprawić swoje umiejętności zawodowe. Ponadto zarządzanie personelem wspiera planowanie kariery, oferując możliwości rozwoju zawodowego i towarzysząc pracownikom w ich ścieżce kariery. Celem jest wspieranie pracowników tak, aby nie tylko lepiej wykonywali swoje obecne obowiązki, ale także byli przygotowani na przyszłe wyzwania w przedsiębiorstwie.
3. Ocena wyników pracy (Performance Management): Regularne oceny pracy pracowników są konieczne do zidentyfikowania ich mocnych i słabych stron. Zarządzanie personelem opracowuje i wdraża systemy oceny, które umożliwiają obiektywną i transparentną ocenę. Na podstawie tych ocen tworzone są indywidualne plany rozwoju, aby poprawić wyniki pracowników i wspierać ich selektywnie. Obejmuje to także identyfikację potencjalnych kandydatów w przedsiębiorstwie, którzy są gotowi na wyższe stanowiska, oraz odpowiednie planowanie ich rozwoju kariery.
4. Zatrzymanie pracowników (Employee Retention): Jednym z największych wyzwań dla zarządzania personelem jest zwiększenie satysfakcji i lojalności pracowników, aby zminimalizować rotację pracowników. W tym celu zarządzanie personelem opracowuje strategie promujące pozytywne środowisko pracy i tworzenie atrakcyjnych zachęt, takich jak elastyczne godziny pracy, programy zdrowotne czy oferty szkoleniowe. Kolejnym ważnym aspektem jest promowanie kultury organizacyjnej, aby stworzyć atmosferę pracy, w której pracownicy czują się docenieni i zmotywowani. Silne zaangażowanie pracowników stanowi istotny czynnik stabilności i wydajności przedsiębiorstwa.
5. Prawo pracy i zgodność: Przestrzeganie przepisów prawa pracy oraz wewnętrznych przepisów jest istotnym zadaniem zarządzania personelem. Obejmuje to monitorowanie i zarządzanie umowami o pracę, zapewnienie przestrzegania regulacji dotyczących czasu pracy oraz ochronę zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy. Zarządzanie personelem musi zadbać o to, by wszystkie wymogi prawa pracy zostały spełnione, aby zminimalizować ryzyko prawne i jednocześnie zapewnić bezpieczne i sprawiedliwe środowisko pracy dla wszystkich pracowników.
6. Administrowanie personelem (HR Administration): Do zadań administracyjnych zarządzania personelem należy rozliczanie płac, zarządzanie urlopami oraz prowadzenie akt osobowych. Te zadania są niezbędne dla sprawnego działania przedsiębiorstwa. Administrowanie personelem dba o to, by wszystkie dane były poprawnie zarejestrowane i zarządzane, co pozwala na sprawną i bezproblemową realizację działań operacyjnych w przedsiębiorstwie. Ponadto administrowanie personelem odgrywa ważną rolę w organizowaniu korzyści i świadczeń pracowników oraz w obsłudze zapytań i spraw pracowniczych.

Rekrutacja personelu (Recruiting) jako jedno z głównych zadań działu kadr

To powszechne stereotypowe przekonanie, że dział personalny zajmuje się głównie poszukiwaniem i zatrudnianiem nowych pracowników. Jednak właśnie dlatego, że jest to jedno z najbardziej widocznych zadań działu kadr, ma to szczególne znaczenie, szczególnie dzisiaj, kiedy w wielu branżach brakuje po prostu pracowników specjalistycznych. Każdy odczuwa to, gdy ktoś jest zwolniony, a nowy kolega zajmuje jego miejsce. Czasami sytuacja może nawet stać się nieco niekomfortowa, gdy ktoś jest zwolniony, a ty musisz tymczasowo przejąć jego obowiązki. Ale to tylko pokazuje, jak ważne jest zagadnienie pozyskiwania personelu w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna

Pozyskiwanie personelu może odbywać się na dwa sposoby: wewnętrzny i zewnętrzny. Obie metody mają swoje własne zalety i wady.

• Rekrutacja wewnętrzna: W przypadku rekrutacji wewnętrznej otwarte stanowiska w firmie są obsadzane przez obecnych pracowników. Jedną z największych zalet jest to, że pracownicy już zaznajomieni są z kulturą firmy i szybciej mogą się wcielać w nowe role. Ponadto perspektywa awansu motywuje pracowników do wykonania swoich obowiązków z większym zaangażowaniem i pasją. Jednak jedną z wad może być fakt, że pulę kandydatów ogranicza się i może się zdarzyć, że zawsze nie ma najlepszej osoby dostępnej na nowe stanowisko. Czasem też mówi się stereotypowo: Jeśli zostajesz w firmie po ukończeniu szkolenia, zawsze zostaniesz traktowany jak praktykant. W przenośni oznacza to, że musisz się wyjątkowo wyróżnić, aby zdjąć swoją starą rolę i zostać zaakceptowanym na nowej.
• Rekrutacja zewnętrzna: W tym przypadku nowych pracowników poszukuje się spoza firmy. Poszerza to znacznie pulę potencjalnych kandydatów i umożliwia wprowadzenie świeżych pomysłów i nowej wiedzy do firmy. Jednak rekrutacja zewnętrzna jest często bardziej czasochłonna i kosztowna z powodu skorzystania z doradców personalnych, headhunterów, portali ogłoszeniowych itp. Istnieje również ryzyko, że nowi pracownicy potrzebują więcej czasu na odnalezienie się w firmie.

Gdzie poszukiwani są nowi pracownicy?

Po pierwsze, poszukiwania odbywają się w Internecie. Platformy takie jak LinkedIn, XING czy StepStone należą do najbardziej popularnych miejsc, w których rekruterzy poszukują nowych talentów. Te platformy oferują szeroki zasięg oraz umożliwiają celowe poszukiwanie kandydatów z określonymi kwalifikacjami. Ponadto wielu pracodawców korzysta z własnych stron kariery do ogłaszania wolnych miejsc pracy i przyjmowania aplikacji.

Jeśli zadanie jest złożone lub dział rekrutacji wewnętrznej jest przeciążony, przedsiębiorstwa często sięgają po prywatne agencje rekrutacyjne. Te agencje specjalizują się w poszukiwaniu i selekcji kandydatów i zazwyczaj skutecznie wykonują zadanie, choć za dodatkową opłatą. Koszty tej usługi zazwyczaj wynoszą od 10 do 30% rocznego wynagrodzenia nowo zatrudnionego pracownika, zależnie od złożoności poszukiwań i stanowiska. Headhunter Heiko Mühle udziela w wywiadzie z nami informacji na temat procesów rekrutacyjnych.

Tak więc pozyskiwanie personelu jest jednym z najbardziej znanych zadań działu kadr, ale równocześnie jednym z najbardziej wymagających i wszechstronnych.

Cele działu kadr

Cele działu kadr dzielą się na dwie główne kategorie: cele ekonomiczne i społeczne. Obydwa są ściśle ze sobą powiązane i w ostatecznym rozrachunku przyczyniają się do osiągnięcia nadrzędnego celu firmy, czyli maksymalizacji zysków.

Cele ekonomiczne

Głównym celem działu kadr z perspektywy ekonomicznej jest sprawienie, że firma osiągnie zysk. Oznacza to, że dział kadr musi zadbać o to, aby odpowiedni pracownicy byli w odpowiednim miejscu i czasie oraz pracowali efektywnie i produktywnie. Chodzi o minimalizowanie kosztów, jednocześnie maksymalizując wydajność. Konkretnie oznacza to:

• Optymalne planowanie zatrudnienia: Zapewnienie, że wszystkie stanowiska w firmie są właściwie obsadzone i unikanie nadmiernego lub niewystarczającego zatrudnienia, aby zmniejszyć zbędne koszty.
• Rozwój personelu z uwzględnieniem kosztów: Programy szkoleniowe i rozwojowe muszą być tak skonstruowane, aby oferowały wysoką stopę zwrotu z inwestycji (ROI) i umożliwiały pracownikom zwiększenie swojej produktywności.
• Skuteczna struktura wynagrodzeń i korzyści: Struktury wynagrodzeń i korzyści muszą być tak skonstruowane, aby motywować pracowników, przy jednoczesnym zachowaniu ekonomicznej wykonalności dla firmy.

Cele społeczne

Oprócz celów ekonomicznych, dział kadr ma także cele społeczne, które mają na celu stworzenie pozytywnego środowiska pracy i wspieranie dobrostanu pracowników. Jest to nie tylko w interesie pracowników, ale również pośrednio przyczynia się do osiągnięcia celów ekonomicznych, ponieważ zadowoleni pracownicy z reguły są bardziej produktywni i lojalni. Do celów społecznych należą:

• Wsparcie satysfakcji pracowników: Tworzenie środowiska pracy, w którym pracownicy czują się docenieni i odpowiednio wspierani. Można to osiągnąć poprzez elastyczne godziny pracy, programy zdrowotne lub otwartą kulturę przedsiębiorstwa.
• Wsparcie równowagi między pracą a życiem prywatnym: Działania umożliwiające pracownikom pogodzenie życia zawodowego z życiem prywatnym pomagają w redukcji stresu i zapobieganiu wypaleniu zawodowemu.
• Zapewnienie równych szans i różnorodności: Zróżnicowane i inkludowane środowisko pracy wspiera innowację i kreatywność. Personel jest odpowiedzialny za to, aby wszyscy pracownicy byli traktowani sprawiedliwie i mieli równe szanse, niezależnie od płci, pochodzenia, orientacji seksualnej lub innych cech osobistych.

Chociaż te cele społeczne przede wszystkim wydają się leżeć w interesie pracowników, w rzeczywistości wspierają one ostateczny cel ekonomiczny przedsiębiorstwa. Harmonijne i wspierające środowisko pracy pomaga w zmniejszeniu rotacji kadr i związaniu pracowników z firmą na dłuższą metę, co z kolei przekłada się na oszczędności i zwiększenie efektywności.

Ostatecznie należy stwierdzić, że dział personalny nie tylko zarządza pracownikami, ale również pełni strategiczną rolę, istotnie przyczyniając się do sukcesu przedsiębiorstwa. Poprzez zachowanie równowagi między celami ekonomicznymi a społecznymi, dział personalny zapewnia, że firma osiąga zyski oraz tworzy kulturę organizacyjną, w której każdy może odnaleźć się w atrakcyjnym środowisku pracy.

Moje podsumowanie dla Ciebie

Chociaż niektórzy koledzy mogą postrzegać dział personalny jako obszar, gdzie niewiele się dzieje, to rzeczywistość jest zupełnie inna. Praca w dziale personalnym jest złożona i wymaga wysokich kwalifikacji, obszernej wiedzy oraz dużej praktyki w kontakcie z ludźmi. Ten obszar zapewnia, że firma działa sprawnie, umieszczając odpowiednie osoby na odpowiednich stanowiskach i dbając o ich ciągły rozwój i motywację.

Wyobraź sobie firmę jak samochód: Widoczne części, takie jak kierownica czy opony, to pracownicy napędzający firmę do przodu. Ale dział personalny jest jak olej i benzyna w pojeździe, dzięki którym wszystko działa jak w zegarku. Bez tych substancji samochód nie pojedzie daleko – podobnie jak firma bez silnego działu personalnego.

Jesteśmy wdzięczni, drogi Czytelniku, że dotarłeś aż do końca i życzymy Ci sukcesów w Twojej pracy!