Instrukcja skrócona i przykład edycji szablonu faktury

Tutaj dowiesz się, jak edytować pola w programie Word i zaktualizować wszystko w dokumencie Word. Szybko i dokładnie wyjaśnione na przykładzie naszych szablonów faktur w programie Word.

Szybka nawigacja

• Instrukcja skrócona: Edycja pól w programie Word i aktualizacja wszystkiego
• Aktualizacja pól w programie Word - ogólna zasada działania naszych szablonów faktur
• Dodawanie i edytowanie nowych pól - spersonalizowanie szablonów faktur
• Edytuj wszystkie pola i zaktualizuj wszystko - wskazówki dotyczące szybkiego procesu pracy

Instrukcja skrócona: Edycja pól w programie Word i aktualizacja wszystkiego

Aby pokazać wszystkie funkcje pola do edycji pól w programie Word, wykonaj następujące kroki:

• Zaznacz cały dokument za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl + A.
• Otwórz menu kontekstowe za pomocą prawego przycisku myszy.
• Kliknij tam na Włącz/wyłącz funkcje pola.

Dzięki temu możesz zaktualizować wszystko w dokumencie Word, takie jak pola czy spis treści:

• Zaznacz cały dokument za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl + A.
• Następnie naciśnij klawisz F9.

Aktualizacja pól w programie Word - ogólna zasada działania szablonów faktur

Nasze Szablony faktur dla Word zawierają pola do automatycznego obliczania wartości. Na tym przykładzie wyjaśniamy, jak edytować pojedyncze oraz wszystkie pola w dokumencie Word:

Po pobraniu otwórz wersję szablonu faktury Word, która zawiera funkcję obliczeń. Jeśli klikniesz na liczbę w kolumnie, gdzie obliczane są ceny całkowite, wartość ta zostanie zaznaczona na szaro. Wynika to z faktu, że są to pola z formułami. W tym przykładzie pole w kolumnie Całkowita mnoży podaną w wierszu ilość przez odpowiadającą jej cenę jednostkową.

Po zmianie wartości, na które pole do obliczeń się odwołuje, wynik w polu pozostanie początkowo niezmieniony.

Aby pole mogło przeprowadzić nowe obliczenia, musisz zaktualizować pole. Istnieją trzy sposoby:

• Zaktualizowanie pojedynczego pola za pomocą menu kontekstowego: Kliknij prawym przyciskiem myszy na polu i wybierz opcję Aktualizuj pola.
• Zaktualizowanie pojedynczego pola za pomocą skrótu klawiaturowego: Zaznacz pole klikając lewym przyciskiem myszy i naciśnij na klawiaturze F9.
• Zaktualizuj wszystkie pola w dokumencie Word: Zaznacz zawartość całego dokumentu za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl + A. Następnie naciśnij F9.

Dodawanie i edytowanie nowych pól - spersonalizowanie szablonu faktury

Oczywiście twoje faktury zazwyczaj będą różniły się liczbą pozycji. Jeśli chcesz dodać nowe pozycje, postępuj w następujący sposób:

Kliknij prawym przyciskiem myszy na wiersz aktualnie ostatniej pozycji. W menu kontekstowym wybierz opcję Wstaw, a następnie Wstaw poniżej.

Uzupełnij nowy wiersz odpowiednimi wartościami. Aby automatycznie obliczać całkowitą cenę za tylnią kolumną, skorzystaj z już istniejącego pola: Zaznacz pole w jednym z górnych wierszy, skopiuj je i wklej do nowego wiersza.

Podczas aktualizacji pola zauważysz, że wartości są nieprawidłowe. Przyczyną tego jest to, że formuła odnosi się do komórek podanych w skopiowanym przez Ciebie polu. Musisz więc dostosować odwołania w formule.

Aby zobaczyć formułę pola, kliknij prawym przyciskiem myszy na polu i wybierz opcję Włącz/wyłącz funkcje pola.

Możesz teraz zmienić odwołania. Numeracja komórek działa tutaj dokładnie tak jak w Excelu: Od lewego górnego rogu tabeli rozpoczyna się od Z1.

Do pokazanego przykładu: W kolumnie Razem pole dla nowej pozycji zostało wcześniej skopiowane z wiersza 5 tabeli. Aby jednak poprawnie obliczyć wartość dla wiersza 6, ustawiliśmy odwołania na D6 i E6.

Uwaga: Cena netto, kwota podatku VAT i łączna kwota faktury obliczają się automatycznie. W momencie dodania nowych wierszy do tabeli, musisz zmienić także odnośniki w nich zawarte. To samo dotyczy usuwania istniejących wierszy.

Do pokazanego przykładu: Aby uwzględnić nowy wiersz 6 w sumach na dole, odniesienia tam również muszą zostać zmienione z F5 na F6.

Po poprawnym dostosowaniu wszystkich formuł, ponownie ukryj funkcje pola (Prawy przycisk myszy > Włącz/wyłącz funkcje pola) i zaktualizuj pola.

Edytowanie wszystkich pól i aktualizowanie wszystkiego – wskazówki dla sprawnego procesu

Aby szybko dostosować szablony faktur do swoich pozycji na fakturze, zaleca się następujący proces:

Otwórz szablon Worda i dodaj wiersze dla wszystkich nowych pozycji na swojej fakturze, wraz z odpowiednimi informacjami do każdej pozycji. Lub usuń nadmiarowe wiersze.

Skopiuj teraz jedno z pól z kolumny z sumami i wklej je we wszystkie nowe wiersze.

Zaznacz cały dokument za pomocą skrótu Ctrl + A. Kliknij prawym przyciskiem myszy i za pomocą menu kontekstowego wyświetl wszystkie funkcje pola.

Teraz dostosuj odniesienia do wszystkich nowo dodanych pól oraz do kwoty netto, podatku VAT i sumy ogólnej.

Zaznacz ponownie cały dokument, wyłącz funkcje pola za pomocą menu kontekstowego i naciśnij F9, aby zaktualizować wszystkie pola.