Zarządzanie danymi w Access może prowadzić do nieprzewidzianych problemów, szczególnie w kontekście przestrzegania normalnych form. Często znajdujemy się w sytuacji, w której przechowujemy dane w sposób redundantny lub przedstawiamy je niepoprawnie. W tym samouczku pokażę ci, jak stworzyć tabelę odniesienia do efektywnego zarządzania kodami pocztowymi (PLZ) i miejscowościami. To nie tylko poprawi integralność danych twoich baz danych, ale również znacząco zredukuje prawdopodobieństwo błędów i duplikatów.
Najważniejsze spostrzeżenia
- Stworzenie tabeli odniesienia dla kodów pocztowych i miejscowości poprawia jakość danych.
- Dzięki odpowiednim typom danych zapobiega się błędom przy wprowadzaniu.
- Redundantne pola mogą być usunięte poprzez linki, co upraszcza bazę danych.
Instrukcja krok po kroku
Po pierwsze, możesz mieć swoje tabele utworzone, ale naruszyłeś niektóre normalne formy. Dotyczy to zarówno bazy danych klientów, jak i bazy danych kierowców. Na przykład, jeśli w bazie danych klientów wpiszesz kod pocztowy i odpowiadającą mu miejscowość, może to prowadzić do duplikatów. Aby uniknąć takich błędów, powinniśmy stworzyć tabelę odniesienia.
Identyfikacja obszarów problemowych
Przejdź do widoku projektu bazy danych klientów. Tutaj zauważysz, że kod pocztowy klientów i miejscowość są razem w jednym rekordzie. To oznacza, że powinieneś zdefiniować pole dla kodu pocztowego nie tylko jako prostą liczbę, ale jako pole tekstowe, aby móc prawidłowo rejestrować także zagraniczne kody pocztowe.
Poprawne definiowanie typów danych
Powinieneś zmienić pole dla kodu pocztowego na „krótki tekst”. Dzięki temu zapewnisz, że kody pocztowe z takich krajów jak Holandia czy Anglia będą mogły być prawidłowo przechowywane. Odpowiednie pole dla miejscowości również powinno być oznaczone typem danych „krótki tekst”. Podczas gdy w Niemczech większość kodów pocztowych składa się z pięciu cyfr, niektóre międzynarodowe mogą być dłuższe.
Wymagania dla tabeli odniesienia
Aby zoptymalizować bazę danych, ważne jest, aby typy danych pól odniesienia były zgodne. Ustal w tabeli odniesienia pole kodu pocztowego również jako „krótki tekst”. Określ rozmiar pola zgodnie z wymaganiami; w Niemczech kody pocztowe zazwyczaj nie są dłuższe niż dziesięć znaków.
Tworzenie tabeli odniesienia
Utwórz nową tabelę o nazwie „Kod pocztowy” i zdefiniuj niezbędne pola. Dodaj pole dla kodu pocztowego i kolejne dla miejscowości. Nie zapomnij oznaczyć kodu pocztowego jako klucz podstawowy, aby zapobiec duplikatom. W ten sposób stworzysz jasną podstawę dla swojej bazy danych.
Linkowanie tabeli odniesienia
Po utworzeniu tabeli odniesienia możemy wprowadzić miejscowości i kody pocztowe z tabeli odniesienia do bazy danych kierowców i bazy danych klientów. Dzieje się to przez ustanowienie relacji między tabelami, dzięki czemu można bezpośrednio uzyskać dostęp do kodu pocztowego.
Podsumowanie – PLZ i miejscowość efektywnie w Access jako tabela odniesienia
W tym samouczku nauczyłeś się, jak ważna jest strukturalna baza danych oraz jak przez wdrożenie tabeli odniesienia dla kodów pocztowych i miejscowości możesz zapewnić integralność danych. Dowiedziałeś się także, jak wybierać odpowiednie typy danych i jakie kroki są potrzebne do stworzenia tabeli odniesienia. Dzięki tej metodologii możesz nie tylko poprawić swoją bazę danych, ale także uczynić ją przyszłościowo odporną, rezygnując z podatnych na błędy danych redundantnych.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zapobiec duplikatom w mojej bazie danych?Poprzez ustalenie typu danych dla kodów pocztowych jako klucza podstawowego.
Jaki typ danych powinienem użyć dla kodów pocztowych?Typ danych „krótki tekst” jest najlepiej dopasowany do rejestrowania także międzynarodowych kodów pocztowych.
Jak zmienić typ danych w Access?Przejdź do widoku projektu i wybierz odpowiednie pole, aby zmienić typ danych.
Jaki rozmiar pola jest odpowiedni dla niemieckich kodów pocztowych?Rozmiar 10 znaków zazwyczaj wystarcza.
Dlaczego potrzebuję tabeli odniesienia?Tabela odniesienia lub tabela wyszukiwania znacząco redukuje prawdopodobieństwo błędów i poprawia jakość danych.
