Jak wykonać zawodowo, efektywnie, finansowo skutecznie i prawidłowo zabezpieczone swoje pierwsze zlecenie fotografa?
Oferta
Nigdy nie powinniście definiować się wyłącznie poprzez cenę, zawsze powinniście być również oceniani pod kątem jakości waszej pracy fotograficznej! Dlatego istotne jest wasze stosunek jakości do ceny, który musi być odpowiedni i powinien być decydujący dla zdobycia zlecenia! Ponadto bardzo trudno, a nawet niemożliwie, wrócić z niskiego poziomu cenowego i podnosić ceny.
Jeżeli proponowana stawka honorarium wydaje się zbyt niska, potrafię odrzucić zlecenie fotograficzne. Na wykonanie źle płatnego zadania po prostu nie warto mi tracić czasu, bo w międzyczasie mogę lepiej wykonywać swobodne prace fotograficzne.
Przekazanie oferty nie jest związane z żadną określoną formą. Wystarczy email z tekstem „Dzień dobry Panie XY, zaproponuję zrobienie 10 produktów takich, jakie opisał Pan, za cenę 800,- euro plus VAT" aby było wiążące prawnie. Jednak zawsze lepiej jest maksymalnie sprecyzować ofertę, aby później nie dochodzić do sporów z klientem, gdy ten miał inne wyobrażenie dotyczące wykonania zadania niż wy. Dlatego spisujecie ofertę tak szczegółowo, jak to możliwe, nawet jeśli w ten sposób powtarzacie wymagania klienta.
Jeśli podczas wykonywania zlecenia fotograficznego związane są koszty podróży, należy je (w przewidywanej wysokości) uwzględnić w ofercie. Jednakże wątpliwe jest, czy klient akceptuje Rolls-Royce jako samochód do wynajęcia...
Oferta powinna zazwyczaj zawierać:
• Nazwę, adres i formę prawna odbiorcy usług (zamawiającego)
• Datę oferty, ewentualnie z informacją, przez jaki okres zobowiązujecie się do tej oferty
• Numer oferty
• Liczbę dni przygotowawczych i zdjęciowych
• Zadanie do wykonania
• Planowaną datę
• Szacowane koszty asystentów, modelek, wizażystów, itp.
• Zakres przekazanych klientowi zdjęć
• Zakres przyznanych przez was praw użytkowania
• Wykorzystaną przez was technikę
• Ustalone zadania (zakres) obróbki wykonanej przez was postprodukcji
• Koszty podróży (dla modelek, itp.)
• Koszty cateringu
• Informację o terminie płatności (z dokładnym podaniem daty)
• Informację „Wykorzystanie fotografii jest możliwe dopiero po dokonanej pełnej zapłacie.”
• Informację „Ceny są cenami netto; należy doliczyć ustawowy VAT.”
• Informację: „Dodatkowe koszty, takie jak koszty przesyłki expresowej, itp., będą naliczane klientowi na podstawie paragonów.”
• Stałą kwotę na pokrycie kosztów podróży i noclegu(ów) lub informację o przewidywanych kosztach podróży i noclegu • dane waszego konta bankowego
• wasze ID VAT
• ustalone zaliczki (jeśli została uzgodniona zaliczka).
W ofercie powinniście zawrzeć wszystkie informacje, które zdobyliście od klienta dotyczące planowanej sesji zdjęciowej. Te informacje służą do uzgodnienia, aby żadna ze stron nie miała innych wyobrażeń (np. o rodzaju fotografii czy zakresie) niż druga. Przy tej sesji zdjęciowej centrum obliczeniowe istotną częścią mojego pomysłu fotograficznego było gra z rozmyciem, którą również odpowiednio skomunikowałem klientowi w ofercie.
Jeśli nie fotografujecie dla osób prywatnych, ale zdjęcia mają być wykorzystane komercyjnie przez zleceniodawcę, to istotną usługą fotografa nie jest już tworzenie (często tysiąców) zdjęć, ale udzielenie praw użytkowania. Fotograf „pozwala” klientowi na korzystanie z wykonanych przez siebie zdjęć w określonym zakresie i do określonych celów.
Udzielanie praw użytkowania odbywa się pod kątem merytorycznym, przestrzennym i czasowym:
• Rozróżnienie merytoryczne: „ Do czego klient może wykorzystać zdjęcia?” Możliwe zastosowania merytoryczne to na przykład: dla sklepu internetowego, dla broszury firmy, dla plakatu targowego, dla reklamy prasowej, dla plakatu reklamowego, dla opakowania produktu, itp.
• Rozróżnienie przestrzenne: „ Gdzie, w jakim obszarze, klient może wykorzystać zdjęcia?” Możliwe zastosowania przestrzenne to na przykład: w Düsseldorfie, w Nadrenii Północnej-Westfalii, w zachodnich Niemczech, w Niemczech, w Niemczech i Austrii, w Europie, na całym świecie, itd.
• Rozróżnienie czasowe: „ Jak długo klient może wykorzystać zdjęcia?” Możliwe zastosowania czasowe to na przykład: 24.12.2011, w grudniu 2011, przez 3 miesiące, przez 1 rok, przez 5 lat, itd.
Na podstawie schematu praw użytkowania można świetnie przygotować oferty; stanowi to ogromną pomoc kalkulacyjną, ponieważ w ten sposób można dokonać różnicowań, które dotychczas, gdy zazwyczaj kalkulowano według czasu pracy, nie były możliwe.
Przykład: Dzwoni do Was telefon. Macie sfotografować dziewczynę dzwoniącego, w bieliźnie. Dzwoniący chce czarno-białe zdjęcia, sesja ma trwać 4 godziny. Propozycję wykonania sesji za 300,- euro (brutto) akceptuje dzwoniący. Następnego dnia odbywa się sesja, zdjęcia wychodzą super, modelka otrzymuje od Was od razu wszystkie zdjęcia na DVD. Za tydzień dzwoni drugi raz. Dzwoniący jest kolegą pierwszego dzwoniącego i jednocześnie kierownikiem marketingu znaczącego producenta bielizny. Już przewidujecie: zdjęcia mu się spodobały, teraz macie sfotografować modelkę, którą dostarczy firma (i która będzie już gotowa do sesji) w bieliźnie, czarno-białe i na okres 4 godzin. Na pytanie o wasze honorarium odpowiadacie z brzucha: 1.200,- euro plus ustawowy VAT. Kierownik marketingu jest zszokowany; kolega poinformował go o kosztach sesji w wysokości 300,- euro brutto.
W jaki sposób wyjaśnicie teraz kierownikowi marketingu różnicę? Odpowiedź jest prosta: Prywatna osoba prezentuje zdjęcia w najlepszym przypadku w kręgu znajomych. Nie może ich publikować, również w internecie, chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione. Producent bielizny wykorzystuje zdjęcia do reklamy w czasopismach i katalogach produktowych, na opakowaniach produktów, itd. Zdjęcia będą zatem szeroko publikowane. Co za tym idzie, wyższa cena za tę samą usługę fotograficzną i ten sam czas pracy jest wtedy uzasadniona. W omawianym przypadku przed złożeniem oferty musielibyście zapytać o zakres planowanej publikacji pod kątem merytorycznym, przestrzennym i czasowym. Dopiero wtedy możecie opracować ofertę dokładnie dopasowaną do planowanych publikacji.
Gdy kalkulujecie ofertę, decydujące nie jest, jak długo potrwa sesja, ponieważ w takim przypadku producent bielizny, który chce wykorzystać zdjęcia do celów reklamowych, powinien płacić tyle samo co klient prywatny, gdyby obie sesje trwały tyle samo. Decydujące jest, w jakim zakresie fotografie zostaną później wykorzystane, czyli opublikowane.
Bardzo pomocne będzie stworzenie oferty zgodnie z tym schematem kalkulacyjnym, zawartym w książce "Bildhonorare" niemieckiego Stowarzyszenia Średnich Podmiotów Gospodarczych Fotografii (MFM), wydanej przez Federalne Stowarzyszenie Agencji Fotograficznych i Archiwów Obrazów (BVPA). Kosztuje ona (wraz z podręcznikiem "Der Bildermarkt") 33 euro.
Potwierdzenie zamówienia
Jeśli zostaliście zlecony przez swojego klienta (ustnie lub na piśmie), powinniście jeszcze raz podsumować zamówienie we wszystkich szczegółach i ponownie przekazać klientowi potwierdzenie zamówienia, najlepiej za pośrednictwem faksu lub listu poleconego. Chodzi tutaj o wyjaśnienie ewentualnych niejasności oraz ponowne przedstawienie warunków, na jakich będziecie działać. Podczas gdy szczegóły zamówienia często są szybko uzgadniane, diabeł tkwi w szczegółach.
W małym druczku (czyli w Ogólnych Warunkach Handlowych, AGBs) mogą kryć się liczne niezgodności, dlatego to potwierdzenie zamówienia ma na celu poinformowanie klienta o treści Waszych AGBs i jednocześnie uczynienie ich elementem umowy. Istotne punkty w AGBs mogą obejmować: procedury w przypadku opóźnienia w płatnościach, obowiązki sprawdzania ze strony klienta po otrzymaniu zdjęć, okres na zgłaszanie reklamacji, możliwości poprawek, procedury mediacyjne, zwrot oryginałów/nośników danych, retusz obrazu, itp.
Realizacja
Sesja fotograficzna powinna przebiegać sprawnie, efektywnie („robić dobre rzeczy”) i wydajnie („robić rzeczy dobrze”). Aby zapewnić to, nie powinniście zbyt skąpo mierzyć dostępnej Wam czasu. Dodatkowo, zaleca się, nawet jeśli jesteście przyzwyczajeni do pracy samodzielnie, mieć przynajmniej jednego lub kilku asystentów przy sobie. Nie tylko po to, aby pomogli Wam w montażu oświetlenia błyskowego lub scenografii, ale także, aby w razie potrzeby mógł być wysłany po brakujący rekwizyt, catering, odpowiedni strój, itp.
Nawet jeśli jesteście bardziej chaotyczni i najchętniej realizujecie 25 spraw na raz - przy realizacji zamówień pomoże Wam uporządkowane podejście, aby nie stracić orientacji i pracować wydajnie. Asystenci mogą pomóc Wam w wykonaniu drobnych zadań, pozwalając Wam skupić się tylko na istotnych kwestiach - fotografowaniu i współpracy z klientem.
W przeciwieństwie do wielu moich kolegów z branży, zawsze uważałem za wzbogacające, gdy klienci osobiście byli obecni podczas sesji zdjęciowej na planie. Zapewnia to, że interesy klienta są przez mnie fotogenicznie przedstawione. Jednocześnie obecność klienta lub umocowanego przedstawiciela uniemożliwia reklamacje zdjęć, ponieważ jeśli fotografuję zgodnie z instrukcjami obecnego przedstawiciela, nie mogę później być odpowiedzialny, jeśli wyniki nie przypadną do gustu klientowi.
Oczywiście jest warunkiem koniecznym, abym regularnie przedstawiał cyfrowe wyniki - praktycznie jako etap pośredni - na monitorze komputera przedstawicielowi, i realizował jego instrukcje lub sugestie dotyczące ulepszeń.
Jeśli żaden z pracowników klienta nie jest obecny podczas sesji, dobrym pomysłem będzie od czasu do czasu przesłać kilka rezultatów zdjęć za pośrednictwem e-maila do klienta, aby mógł kontrolować postępy sesji zdjęciowej i zaakceptować dotychczasowe osiągnięcia. Jeśli zdarzy się coś nieprzewidzianego, zawsze dobrze jest, jeśli możecie szybko skontaktować się telefonicznie z klientem. Dlatego upewnijcie się, że w razie potrzeby otrzymacie numer telefonu komórkowego Waszego klienta.
Po zakończeniu sesji zdjęciowej konieczne jest dokładne przejrzenie zdjęć przed przekazaniem ich klientowi. Osobiste przejrzenie przez fotografa ma na celu wykrycie ewentualnych błędów, bo nic nie jest bardziej kłopotliwe niż gdy Wasz klient dzwoni i znajduje błędy, podczas gdy Wy jesteście jeszcze w nieświadomości.
Zawsze robicie 1-2 kopie zapasowe na zewnętrznych dyskach twardych, zanim przekażecie klientowi wyniki. Po prostu umieśćcie oryginalne karty pamięci w kopercie i prześlijcie ją pocztą do klienta, to wcale nie działa!
Szkoda byłoby, gdyby wyniki sesji zdjęciowej zostały utracone. Dlatego zawsze twórzcie wystarczające kopie zapasowe!
Wielokrotnie zdarza się, że klient będzie obecny podczas sesji i przyniesie swojego własnego laptopa. W takim przypadku z niecierpliwością oczekiwał będzie wymiany Waszej pełnej karty pamięci na pustą, aby na bieżąco i jeszcze podczas sesji załadować i przejrzeć zdjęcia na swoim komputerze.
Rozliczenie
Rachunki o wartości co najmniej 100 euro muszą spełniać określone wymagania, aby zostały uznane przez urząd skarbowy. Jeśli rachunek nie spełnia wymagań, może się zdarzyć, że Wasz klient - słusznie! - odmówi zapłaty. Nawet jeśli zapłaci, może się zdarzyć, że urząd skarbowy nie zatwierdzi mu odliczenia podatku vat lub nie uzna odliczalności całej kwoty rachunku. To samo dotyczy Was: zanim zapłacicie rachunek kredytodawcy, upewnijcie się, że spełnia on następujące kryteria:
• Oznaczenie "Faktura"
• Pełna nazwa i adres rachunego oraz odbiorcy usług
• Wasze imię i adres (adres wystawcy faktury; może także być adresem placówki siedziby)
• Numer podatkowy lub alternatywnie numer identyfikacji podatkowej
• Data faktury (data wystawienia)
• Numer faktury (musi być nadawany ciągłý i jednoznaczny; określony format nie jest wymagany)
• Świadczona usługa (ilość i charakter dostarczonych artykułów lub zakres i charakter innego świadczenia usługi)
• Data dostawy (ew. standardowe sformułowanie "Data dostawy jest datą faktury", jeśli nie można podać odrębnej daty dostawy)
• Wynagrodzenie za usługę fotograficzną rozliczone według stawek podatkowych
• Stawka podatku VAT do zastosowania (chyba że jesteście „małym podmiotem podatkowym VAT”; patrz niżej)
• Kwota podatku VAT
• Łączna kwota na fakturze (zalecane; nie jest jednak wymagane ustawowo)
• Numer konta wystawcy (zalecane; nie jest jednak wymagane ustawowo)
• Termin płatności (zalecane; nie jest jednak wymagane ustawowo).
Dla fotografów zaleca się również uwzględnienie zakresu udzielonych praw do użytkowania na fakturze. Tylko dla przypomnienia. Dzięki temu nie będzie nieporozumień po stronie klienta.
Na fakturze wymienione są kwoty netto poszczególnych pozycji, następnie łączny podatek od towarów i usług oraz łączna kwota brutto jako płatna suma faktury. Jeśli ustalono termin płatności w ofercie lub w trakcie negocjacji umowy, to podanie go ponownie na fakturze jest zwykłe.
Jeśli jesteście małym podatnikiem VAT zgodnie z § 19 UStG (jeśli w poprzednim roku nie przekroczono obrotu rocznego 17 500 euro i w bieżącym roku prawdopodobnie nie przekroczycie 50 000 euro), czyli jesteście zwolnieni z opłacania podatku VAT, wystarczy, że podacie kwoty poszczególnych pozycji oraz łączną kwotę. Zgodnie z tekstem ustawowym w tych pozycjach zawarty jest podatek VAT; nie musi on być wskazywany ani przekazywany do urzędu skarbowego.
Systemy przypominania o płatnościach
Miejmy nadzieję, że wasi klienci będą płacili terminowo! Niestety zdarza się, że faktury nie są opłacane. Może to mieć różne przyczyny. Niektóre firmy ogólnie opłacają swoje faktury ze znacznym opóźnieniem, co prowadzi do zysków z odsetek. Inni chcieliby zapłacić, ale nie są w stanie, na przykład dlatego, że sami mają problemy finansowe. Wielu oczekuje na wpływ środków, na przykład od urzędu skarbowego w zwrocie podatku. Inni z kolei próbują nie płacić całej kwoty rachunku, zgłaszając rzekome błędy w pracy fotograficznej lub skracając jej wartość.
Jeśli klient nie płaci faktury na czas, nie powinniście od razu grozić. Być może faktycznie faktura zaginęła w papierach. Najpierw grzecznie zapytajcie, co było przyczyną zwłoki w płatności. Jeśli płatność nie nastąpi nawet po tym zgłoszeniu, ustalcie rozsądny termin (2-3 tygodnie), a po jego upływie skontaktujcie się z prawnikiem.
Generalnie faktury są natychmiast płatne, chyba że uzgodniono inaczej. Jeśli klient nie płaci w terminie, nie musi być dodatkowo wezwany do zapłaty, aby się znaleźć w zwłoce, automatycznie znajduje się w zwłoce po przekroczeniu terminu płatności. Aby udowodnić, że klient otrzymał fakturę, zaleca się wysłanie jej dodatkowo faksem oprócz oryginału. Lub od razu listem poleconym. Jednak nie jest to zbyt eleganckie, jeśli już z góry przypuszczamy, że klient nie będzie chciał zapłacić.
Po przekroczeniu terminu płatności, gdy klient nie zapłacił, praktyka nakazuje oczekiwanie kolejne 1-2 tygodnie, zanim grzecznie zapytamy, dlaczego faktura nadal nie została opłacona. Jeśli zauważycie, że nie zapłacono z premedytacją, po upływie kolejnego tygodnia należy wysłać wezwanie do zapłaty, proszące o natychmiastową spłatę zaległej kwoty. Ponadto mogą być naliczane koszty związane z wezwaniami do zapłaty (które muszą być realistyczne, powinny oscylować w wysokości od 3 do 5 euro) oraz odsetki za przekroczenie terminu płatności.
Odsetki za opóźnienie oblicza się w wysokości 5% (rocznie) powyżej podstawowej stopy procentowej Europejskiego Banku Centralnego (EBC).
Po nieudanym wezwaniu do zapłaty, należy udać się do prawnika, który - w ostateczności nawet przed sądem - będzie dochodzić waszych roszczeń. Powstałe w związku z tym koszty ponosi dłużnik, czyli klient, chyba że okaże się, że miał on uzasadniony powód do odmowy zapłaty, co jest bardzo mało prawdopodobne, jeśli dostarczyliście dobrej jakości "średnie" zdjęcia.
