Excel to potężne narzędzie, które pomaga nie tylko w organizacji danych, ale także w zapewnieniu integralności danych. Jedną z kluczowych funkcji jest Walidacja Danych, która pozwala ustawić ograniczenia dla Komorek, aby uniknąć błędnych wpisów. W tym poradniku pokażę ci, jak efektywnie wykorzystać tę funkcję, aby zapewnić wprowadzanie poprawnych danych.
Najważniejsze wnioski
- Możesz zdefiniować ograniczenia wejścia dla komórek w Excelu.
- Walidacja danych pomaga w wyświetlaniu komunikatów błędów przy wprowadzaniu nieprawidłowych danych.
- Możesz sprawdzić dane w określonych formatach, takich jak Data, Liczba czy Czas.
Krok po kroku
Krok 1: Otwarcie pliku przykładowego
Przed rozpoczęciem ustawień otwórz plik przykładowy „Przykład sprawdzania danych.xlsx”. Ten plik zawiera już kilka pytań, które zostaną wykorzystane do walidacji danych.
Krok 2: Wybór komórki do walidacji danych
Skoncentruj się na pytaniu „Czy masz więcej niż 18 lat?”. Tylko odpowiedzi „Tak” lub „Nie” powinny być dozwolone. Wybierz komórkę, do której ma być wprowadzona ta odpowiedź.
Krok 3: Włączenie walidacji danych
Przejdź teraz do zakładki „Dane” w górnej belce menu i znajdź sekcję „Narzędzia danych”. Kliknij „Walidacja danych”. Otworzy się nowe okno z opcjami ustawień walidacji danych.
Krok 4: Ustawienie ograniczenia wejścia
W oknie walidacji danych wybierz w „Zezwól” opcję „Lista”. Możesz wybrać albo zakres komórek, w którym są dozwolone odpowiedzi, albo wpisać wartości bezpośrednio: „Tak, Nie”. Kliknij „OK”. Utworzysz w ten sposób rozwijaną listę do wprowadzania danych.
Krok 5: Dodanie komunikatu wejścia
Aby dać użytkownikom wskazówkę podczas wprowadzania danych, możesz dodać komunikat wejścia. Włącz kartę „Komunikat wejścia” w tym samym oknie i wpisz tytuł oraz odpowiedni komunikat, na przykład „Prosimy o podanie: Czy masz więcej niż 18 lat?”.
Krok 6: Zdefiniowanie komunikatu błędu
Aby upewnić się, że nieprawidłowe dane będą przechwycone, przejdź do karty „Komunikat błędu”. Tutaj możesz skonfigurować tytuł i komunikat błędu, który będzie wyświetlany, gdy ktoś wprowadzi coś innego niż „Tak” lub „Nie”. Kliknij ponownie „OK”, aby zaakceptować wszystkie ustawienia.
Krok 7: Ustalenie daty urodzenia
Teraz chcemy ustawić wprowadzanie daty urodzenia. Wybierz komórkę dla daty urodzenia i ponownie przejdź do „Danych” a następnie „Walidacja danych”. Wybierz tutaj „Data” w „Zezwól” i ustaw wymagane daty. Na przykład możesz podać minimalną datę od 1.1.1900 i maksymalną datę dzisiejszą.
Krok 8: Dodanie wskazówki dla daty
Możesz także dodać komunikat wejścia, informujący użytkowników, że powinni podać swoją datę urodzenia. Na przykład: „Podaj swoją datę urodzenia (Minimalny wiek 18 lat)”.
Krok 9: Ustalenie ceny za członkostwo VIP
Następna komórka odnosi się do kosztów członkostwa VIP. Ustaw walidację danych tak, aby akceptowane były tylko liczby całkowite między 150 a 200 euro.
Krok 10: Definiuj specjalne rabaty dla klientów VIP
Podobnie jak wcześniej, teraz możesz dodać możliwość wprowadzania wartości rabatów specjalnych jako liczby dziesiętne pomiędzy 10% (0,1) a 30% (0,3).
Krok 11: Zdefiniuj godziny rozpoczęcia pracy
Aby wprowadzić godziny pracy, przejdź do odpowiedniej komórki, wybierz „Godzinę” w walidacji danych i ustaw możliwość wprowadzania danych na godzinę 6:00 - 8:00.
Krok 12: Dostosowanie komunikatów błędów dla godzin pracy
Tutaj również możesz zdefiniować komunikaty błędów, aby wyświetlić ostrzeżenie, gdy wprowadzony czas wykracza poza zdefiniowany zakres.
Podsumowanie
W tym samouczku nauczyłeś się, jak za pomocą funkcji walidacji danych w Excelu upewnić się, że do Twoich komórek wprowadzane są jedynie poprawne dane. To pozwala zmniejszyć możliwość wystąpienia błędów oraz zapewnić spójność danych w Twoich listach Excela.
Najczęściej zadawane pytania
Jak aktywować walidację danych w Excelu?Wybierz komórkę, przejdź do „Danych”, a następnie do „Walidacji danych”.
Jakie rodzaje danych można sprawdzić?Możesz sprawdzić dane wprowadzane jako listy, liczby, daty, czasy i inne.
Co się dzieje, gdy ktoś wprowadzi niepoprawne dane?Wyświetlony zostanie komunikat błędu i będziesz mógł wybrać, czy odrzucić wprowadzone dane czy też wyświetlić ostrzeżenie.