Excel to potężne narzędzie, które pomaga nie tylko w organizacji danych, ale także w zapewnieniu integralności danych. Jedną z kluczowych funkcji jest Walidacja Danych, która pozwala ustawić ograniczenia dla Komorek, aby uniknąć błędnych wpisów. W tym poradniku pokażę ci, jak efektywnie wykorzystać tę funkcję, aby zapewnić wprowadzanie poprawnych danych.

Najważniejsze wnioski

  • Możesz zdefiniować ograniczenia wejścia dla komórek w Excelu.
  • Walidacja danych pomaga w wyświetlaniu komunikatów błędów przy wprowadzaniu nieprawidłowych danych.
  • Możesz sprawdzić dane w określonych formatach, takich jak Data, Liczba czy Czas.

Krok po kroku

Krok 1: Otwarcie pliku przykładowego

Przed rozpoczęciem ustawień otwórz plik przykładowy „Przykład sprawdzania danych.xlsx”. Ten plik zawiera już kilka pytań, które zostaną wykorzystane do walidacji danych.

Weryfikacja danych w komórkach programu Excel

Krok 2: Wybór komórki do walidacji danych

Skoncentruj się na pytaniu „Czy masz więcej niż 18 lat?”. Tylko odpowiedzi „Tak” lub „Nie” powinny być dozwolone. Wybierz komórkę, do której ma być wprowadzona ta odpowiedź.

Krok 3: Włączenie walidacji danych

Przejdź teraz do zakładki „Dane” w górnej belce menu i znajdź sekcję „Narzędzia danych”. Kliknij „Walidacja danych”. Otworzy się nowe okno z opcjami ustawień walidacji danych.

Weryfikacja danych w komórkach Excel

Krok 4: Ustawienie ograniczenia wejścia

W oknie walidacji danych wybierz w „Zezwól” opcję „Lista”. Możesz wybrać albo zakres komórek, w którym są dozwolone odpowiedzi, albo wpisać wartości bezpośrednio: „Tak, Nie”. Kliknij „OK”. Utworzysz w ten sposób rozwijaną listę do wprowadzania danych.

Weryfikacja danych w komórce w programie Excel

Krok 5: Dodanie komunikatu wejścia

Aby dać użytkownikom wskazówkę podczas wprowadzania danych, możesz dodać komunikat wejścia. Włącz kartę „Komunikat wejścia” w tym samym oknie i wpisz tytuł oraz odpowiedni komunikat, na przykład „Prosimy o podanie: Czy masz więcej niż 18 lat?”.

Weryfikacja danych w komórkach programu Excel

Krok 6: Zdefiniowanie komunikatu błędu

Aby upewnić się, że nieprawidłowe dane będą przechwycone, przejdź do karty „Komunikat błędu”. Tutaj możesz skonfigurować tytuł i komunikat błędu, który będzie wyświetlany, gdy ktoś wprowadzi coś innego niż „Tak” lub „Nie”. Kliknij ponownie „OK”, aby zaakceptować wszystkie ustawienia.

Weryfikacja danych w komórce w programie Excel

Krok 7: Ustalenie daty urodzenia

Teraz chcemy ustawić wprowadzanie daty urodzenia. Wybierz komórkę dla daty urodzenia i ponownie przejdź do „Danych” a następnie „Walidacja danych”. Wybierz tutaj „Data” w „Zezwól” i ustaw wymagane daty. Na przykład możesz podać minimalną datę od 1.1.1900 i maksymalną datę dzisiejszą.

Weryfikacja danych w komórce w Excelu

Krok 8: Dodanie wskazówki dla daty

Możesz także dodać komunikat wejścia, informujący użytkowników, że powinni podać swoją datę urodzenia. Na przykład: „Podaj swoją datę urodzenia (Minimalny wiek 18 lat)”.

Weryfikacja danych w komórce w Excelu

Krok 9: Ustalenie ceny za członkostwo VIP

Następna komórka odnosi się do kosztów członkostwa VIP. Ustaw walidację danych tak, aby akceptowane były tylko liczby całkowite między 150 a 200 euro.

Weryfikacja danych w komórce Excel

Krok 10: Definiuj specjalne rabaty dla klientów VIP

Podobnie jak wcześniej, teraz możesz dodać możliwość wprowadzania wartości rabatów specjalnych jako liczby dziesiętne pomiędzy 10% (0,1) a 30% (0,3).

Weryfikacja danych w komórce programu Excel

Krok 11: Zdefiniuj godziny rozpoczęcia pracy

Aby wprowadzić godziny pracy, przejdź do odpowiedniej komórki, wybierz „Godzinę” w walidacji danych i ustaw możliwość wprowadzania danych na godzinę 6:00 - 8:00.

Weryfikacja danych w komórce w Excelu

Krok 12: Dostosowanie komunikatów błędów dla godzin pracy

Tutaj również możesz zdefiniować komunikaty błędów, aby wyświetlić ostrzeżenie, gdy wprowadzony czas wykracza poza zdefiniowany zakres.

Weryfikacja danych w komórce w Excelu

Podsumowanie

W tym samouczku nauczyłeś się, jak za pomocą funkcji walidacji danych w Excelu upewnić się, że do Twoich komórek wprowadzane są jedynie poprawne dane. To pozwala zmniejszyć możliwość wystąpienia błędów oraz zapewnić spójność danych w Twoich listach Excela.

Najczęściej zadawane pytania

Jak aktywować walidację danych w Excelu?Wybierz komórkę, przejdź do „Danych”, a następnie do „Walidacji danych”.

Jakie rodzaje danych można sprawdzić?Możesz sprawdzić dane wprowadzane jako listy, liczby, daty, czasy i inne.

Co się dzieje, gdy ktoś wprowadzi niepoprawne dane?Wyświetlony zostanie komunikat błędu i będziesz mógł wybrać, czy odrzucić wprowadzone dane czy też wyświetlić ostrzeżenie.