Kiedy pracujesz z długimi listami produktów, ważne jest unikanie podwójnych wpisów. Bez znaczenia czy chodzi o numery artykułów, tytuły filmów czy inne dane - dublowanym wartościom należy zapobiegać podczas wprowadzania danych. W tym samouczku dowiesz się, jak łatwo skonfigurować walidację danych w programie Excel, aby upewnić się, że każdy z Twoich produktów zostanie wprowadzony tylko raz.
Najważniejsze informacje
- Walidacja danych to przydatne narzędzie do zapobiegania podwójnym wpisom w Excelu.
- Za pomocą funkcji „LICZ.JEŻELI” możesz dokładnie monitorować całą kolumnę.
- Możesz zdecydować, czy chcesz otrzymywać tylko ostrzeżenia czy zablokować wprowadzanie podwójnych wartości całkowicie.
Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Aktywowanie walidacji danych
Najpierw musisz przygotować kolumnę, w której chcesz zapobiec podwójnym wartościom. Zaznacz całą kolumnę, na przykład kolumnę A.
Krok 2: Znalezienie walidacji danych
Następnie przejdź do zakładki „Dane” na pasku menu u góry. Tam znajdziesz opcję „Walidacja danych”. Kliknij ją, aby otworzyć okno dialogowe.
Krok 3: Wybór niestandardowych ustawień
W oknie dialogowym walidacji danych możesz teraz ustalić, jakiego rodzaju wpisy są dozwolone. Wybierz „Niestandardowy” spośród opcji zezwalania.
Krok 4: Wprowadzenie formuły walidacyjnej
Teraz musisz wprowadzić następującą formułę, aby rozpoznać podwójne wartości: =LICZ.JEŻELI(A:A;A1)=1. W ten sposób zlecasz Excelowi przeszukanie całej kolumny A i upewnienie się, że podana wartość nie pojawi się więcej niż raz.
Krok 5: Określenie komunikatu błędu
Teraz możesz określić komunikat błędu, który zostanie wyświetlony, gdy ktoś spróbuje wprowadzić podwójną wartość. Kliknij zakładkę „Komunikat błędu” i upewnij się, że opcja „Wyświetl komunikat błędu, gdy wprowadzone są nieprawidłowe dane” jest włączona. Wybierz typ komunikatu (Zatrzymaj, Ostrzeżenie lub Informacja) i wprowadź tytuł oraz wiadomość, np. „Uwaga, ten tytuł już istnieje!”.
Krok 6: Testowanie ustawień
Teraz pora przetestować ustawienia. Spróbuj wprowadzić podwójną wartość, np. "Dumbo", po dodaniu jej już do listy. Excel powinien wyświetlić komunikat błędu i nie zezwolić na wprowadzenie, jeśli odpowiedni typ komunikatu został ustawiony na „Zatrzymaj”.
Krok 7: Dostosowania oraz alternatywy
Jeśli chcesz, aby podwójna wartość wyświetlała jedynie ostrzeżenie bez zatrzymywania wprowadzania, można odpowiednio dostosować ustawienia pod zakładką „Komunikat błędu”. Wybierz opcję „Ostrzeżenie” lub „Informacja”. Wypróbuj to również z tytułem „Dumbo”, aby sprawdzić, czy ostrzeżenie działa i czy masz możliwość wprowadzenia podwójnego wpisu mimo wszystko.
Za pomocą tego narzędzia możesz sprawdzić niemal wszystkie rodzaje danych - czy to tytuły filmów, numery artykułów czy inne istotne informacje.
Podsumowanie
W tym samouczku nauczyłeś się, jak za pomocą walidacji danych w programie Excel skutecznie i łatwo zapobiegać podwójnym wpisom. Korzystając z funkcji „LICZ.JEŻELI”, zwiększyłeś kontrolę nad danymi wprowadzanymi na Twojej liście.
Najczęściej zadawane pytania
Jak działa funkcja LICZ.JEŻELI?Funkcja LICZ.JEŻELI zlicza, jak często określona wartość występuje w określonym zakresie.
Co się stanie, gdy spróbuję wprowadzić podwójną wartość?Jeśli poprawnie skonfigurowałeś walidację danych, zostanie wyświetlony komunikat o błędzie informujący, że wartość już istnieje.
Czy mogę użyć walidacji danych również dla innych rodzajów danych?Tak, można użyć walidacji danych dla różnych typów danych, w tym liczb, dat oraz tekstu.
