Uważaj na metadane w plikach Excel: Bezpieczne zarządzanie

Metadane mogą stanowić ukryte ryzyko w plikach Excel, zwłaszcza gdy udostępniasz je innym lub dodajesz do nich poufne informacje. Te informacje nie zawsze są od razu widoczne, ale mogą być przekazane za pomocą prostych działań. Jeśli Twoim celem jest zapewnienie, że żadne wrażliwe dane nie trafią do osób trzecich, istotne jest zrozumienie, czym są metadane i jak bezpiecznie je edytować lub usuwać.

Najważniejsze spostrzeżenia

• Metadane to dodatkowe informacje o Twoim pliku, które często zawierają dane osobiste lub poufne.
• Istnieją proste metody usuwania danych osobowych z plików Excel.
• Prawidłowe zarządzanie metadanymi jest kluczowe dla uniknięcia naruszeń prywatności.

Instrukcje krok po kroku

Najpierw przyjrzyjmy się pustej tabeli Excela. Gdy otworzysz pustą tabelę, może wydawać się niewyróżniająca, ale przyjrzyjmy się jej bliżej.

Możesz wyświetlić właściwości swojego pliku Excel, klikając prawym przyciskiem myszy na ikonę pliku i wybierając „Właściwości”. Znajdziesz tam obszar „Szczegóły”, który zawiera wiele informacji. Często znajdziesz tam opisy, tagi i nawet nazwę autora, który stworzył plik.

Szczególnie zwróć uwagę na informacje o ostatnim zapisie i dacie utworzenia. Te dane mogą ujawnić poufne informacje, których nie chcesz, aby inni je widzieli. Łatwo zapomnieć, że takie szczegóły mogą pozostawać widoczne podczas udostępniania pliku innym osobom.

Jeśli udostępniasz zmodyfikowany plik szefowi lub klientowi, może zawierać niezręczne lub poufne informacje, takie jak stare komentarze czy informacje o poprzednich autorach. Aby uniknąć tych informacji, możesz je usunąć jednym kliknięciem.

Aby to zrobić, ponownie otwórz swój plik Excel. Przejdź do menu „Plik” i wybierz „Właściwości”. W różnych obszarach zauważysz nie tylko tytuł pliku, ale także inne metadane, których być może nie zauważyłeś.

Jedną z najlepszych metod skutecznego usuwania metadanych jest przeglądanie pliku przed zapisaniem. Niezależnie od tego, czy zapisujesz plik czy eksportujesz go do nowego formatu, np. PDF, upewnij się, że nie przenosisz wrażliwych informacji.

Jeśli chcesz zapisać plik jako PDF, przejdź do opcji „Plik” i wybierz „Zapisz jako” a następnie „PDF”. W ten sposób zostanie utworzony nowy plik, który nie zawiera metadanych pochodzących z pliku Excel, chyba że wydrukujesz fizyczną kopię pliku.

Istnieje także inna opcja czyszczenia metadanych przed wysłaniem pliku. W menu „Plik” pod pozycją „Sprawdź skoroszyt” możesz zidentyfikować i usunąć spersonalizowane informacje. Kliknij po prostu „Sprawdź dokument”, a oprogramowanie poinformuje Cię o dostępnych metadanych i da możliwość ich usunięcia.

Po usunięciu wszystkich informacji, upewnij się, że zapisujesz ponownie plik. Gdy ponownie sprawdzisz właściwości, zobaczysz, że wszystkie wrażliwe informacje zniknęły.

Należy zauważyć, że data utworzenia i ostatni dostęp nadal pozostają, ponieważ są one integralną częścią pliku. Jeśli jednak plik ma być całkowicie zanonimizowany, niezbędne będzie stworzenie nowego pliku. Skopiuj zawartość do nowego dokumentu.

Zapisz nowy dokument pod inną nazwą. Zapewni to, że w nowym pliku zostaną zachowane tylko pożądane informacje.

Upewnij się, że także w tym pliku dane autora i daty utworzenia muszą zostać usunięte, ponieważ zazwyczaj są one dołączane.

W ten sposób unikniesz sieci metadanych, które mogą być potencjalnie krępujące, zwłaszcza w kontekście zawodowym. Przykładem są studenci, którzy zamieniają stare materiały na nowe pliki, nie dostosowując przy tym metadanych.

Podsumowanie

Podczas pracy z metadanymi w plikach biurowych musisz zachować ostrożność. Metadane dostarczają cennych informacji o twórcy i historii dokumentu, ale mogą także zawierać dane wrażliwe, które nie powinny być ujawniane publicznie. Znajomość sposobów edycji i usuwania tych informacji jest kluczem do ochrony poufnych treści i unikania nieprzyjemnych sytuacji.