Oznaczaj terminy kolorami w Excelu, aby uzyskać lepszy przegląd

Śledzenie terminów w skuteczny sposób to wyzwanie, z którym wielu z nas spotyka się na co dzień w pracy. Prostym i wizualnie atrakcyjnym sposobem, aby przypominać sobie o nadchodzących lub już przeterminowanych terminach, jest zastosowanie kolorowej identyfikacji za pomocą Excela. W tym poradniku pokażę Ci, jak za pomocą kilku formuł i formatowania warunkowego możesz uporządkować i przejrzysto wyświetlić swoje terminy.

Najważniejsze wnioski

• Przy użyciu Excela możesz łatwo obliczyć pozostałe dni do danego terminu.
• Formatowanie warunkowe pozwala wyróżnić kolorystycznie terminy, które zbliżają się lub już minęły.
• Zastosowanie prostych formuł pozwoli Ci coraz bardziej efektywnie zarządzać i wizualizować swoje terminy.

Krok po kroku

Krok 1: Tworzenie arkusza pracy

Na początku utwórz nowy arkusz w Excelu i wprowadź tam terminy, którymi chcesz zarządzać. Mogą to być na przykład:

• 28.04.
• 01.05.

Krok 2: Obliczanie pozostałych dni

Aby obliczyć pozostałe dni do danego terminu, możesz skorzystać z prostej formuły. Wybierz komórkę i rozpocznij wprowadzanie formuły: =A2 - DZIŚ(), gdzie A2 to pierwszy termin. Przeciągnij w dół pole, aby kontynuować listę jednowymiarową. Pozwoli to uzyskać zestawienie pozostałych dni do każdego terminu.

Krok 3: Oznaczanie zrealizowanych terminów

Gdy termin zostanie zrealizowany, możesz to udokumentować, wypełniając odpowiednią komórkę. Zaleca się oznaczenie komórki komentarzem (np. „Zrealizowano” lub „Odwołano”). Za pomocą zapytania „JEŚLI” możesz automatycznie ukryć wyświetlanie pozostałych dni.

Krok 4: Zastosowanie formuły „JEŚLI”

Wprowadź poniższą formułę do komórki wyświetlającej pozostałe dni: =JEŚLI(C2<>"";"";A2-DZIŚ()). Sprawdzane jest, czy w kolumnie C znajduje się komentarz. Jeśli komórka nie jest pusta, formuła nic nie wyświetla. W przeciwnym razie obliczane są pozostałe dni.

Krok 5: Kolorowa identyfikacja za pomocą formatowania warunkowego

Aby wyróżnić terminy kolorystycznie, zaznacz kolumnę z pozostałymi dniami i przejdź do „Formatowania warunkowego”. Wybierz tam opcję skali kolorów. Możesz wybrać trójkolorową skalę, aby uzyskać płynny przejście między różnymi kolorami.

Krok 6: Dostosowanie skali kolorów

Możesz dostosować skale kolorów, aby ustawić określone progi dla wyświetlania. Na przykład możesz określić, że wszystko co nadchodzi w ciągu najbliższych dwóch dni będzie oznaczone na czerwono, a wszystko co jest dalej w przyszłości na zielono.

Krok 7: Uwzględnienie dni roboczych

Jeśli chcesz również uwzględnić liczbę pozostałych dni roboczych do określonego terminu, możesz skorzystać z funkcji NETTOARBEITSTAGE. Wprowadź funkcję do nowej komórki: =NETTOARBEITSTAGE(DZIŚ();A2) i zamknij w nawiasie. Wynik pokaże Ci, ile dni roboczych pozostało od dzisiaj do terminu.

Krok 8: Podsumowanie i więcej możliwości

Po wykonaniu wszystkich wyżej wymienionych kroków powinieneś być w stanie skutecznie zarządzać swoimi terminami i szybko rozpoznać te, które są już blisko. Zapisz swoje dokument i jesteś gotowy do planowania swoich terminów.

Podsumowanie

W tym samouczku nauczyłeś się, jak efektywnie oznaczać kolorami swoje terminy w Excelu poprzez proste obliczenia i wykorzystanie formatowania warunkowego. Dzięki temu łatwiej będziesz mieć kontrolę nad nadchodzącymi wydarzeniami i szybko zareagujesz na zmiany.