Sprawdzanie postępu projektu w MS Project

Regularnie sprawdzanie postępu projektu jest kluczowe dla skutecznego zarządzania projektem. W tym samouczku pokażę Ci krok po kroku, jak w programie MS Project można sprawdzać i dostosowywać postęp projektu. Dowiesz się, jak korzystać z różnych widoków, wprowadzać dane postępu zgodnie z planem projektu oraz ustalać plan bazowy, aby móc porównać stan faktyczny z planowanym.

Najważniejsze wnioski

• Aby sprawdzić postęp w MS Project, przejdź do widoku "Diagram Gantta - Monitorowanie".
• Wprowadź postęp poszczególnych zadań, aby przedstawić ogólny postęp projektu.
• Pamiętaj o ustawieniu planu bazowego przed wprowadzeniem postępów, aby zapewnić możliwość porównania.

Instrukcja krok po kroku

1. Aktywacja diagramu Gantta do monitorowania

Aby uzyskać dokładną kontrolę nad postępem projektu, musisz najpierw wybrać odpowiedni format. Przejdź do zakładki "Zadanie" i wybierz opcję "Diagram Gantta - Monitorowanie" po lewej stronie. Ten wybór pozwoli Ci uzyskać przegląd stanu Twoich projektów i jest istotny dla dalszej analizy.

2. Wprowadzanie danych postępu

W widoku ogólnym diagramu Gantta możesz teraz rozpocząć wprowadzanie danych postępu. Kliknij na wybrane zadanie, które chcesz sprawdzić. Zobaczysz teraz procentowe zakończenie. Możesz dostosować procenty, które dadzą Ci jasny obraz tego, ile z każdego zadania zostało zrealizowane.

3. Dostosowywanie procentów

Po wybraniu zadania możesz zmienić liczby postępu. Na przykład, jeśli stwierdzisz, że zadanie "Burza mózgów" jest zakończone w 100%, wprowadź wartość "100%". Dostosowanie tych wartości jest istotne, aby zapewnić, że projekt jest aktualizowany poprawnie.

4. Monitorowanie statusu zdarzeń

Podczas wprowadzania procentów, zwróć uwagę na kolorowe oznaczenia postępów. Wartości poniżej 100% są wyświetlane na czerwono, podczas gdy 100% jest pokazane na niebiesko. Ten wizualny wskaźnik pomaga szybko zidentyfikować, które części Twojego projektu nadal nie zostały zakończone.

5. Oznaczanie postępu jako zgodnego z planem

Jeśli chcesz dostosować rejestrowanie postępu, możesz również oznaczyć postęp jako zgodny z planem. Po wprowadzeniu danych postępu kliknij na procenty obok zadania. Po wykonaniu tej czynności, MS Project oznaczy je jako zachodzące w terminie.

6. Dostosowywanie projektu

Jeśli zmienia się harmonogram Twojego projektu, możesz odpowiednio dostosować czas trwania i pozostały czas zadań. Na przykład, jeśli data rozpoczęcia przesunie się z 29. na 30., zauważysz, że cały zakres czasowy projektu odpowiada.

7. Uwzględnianie dni zapasowych

Pamiętaj o rozsądnym wykorzystaniu dni zapasowych. Jeśli jest dostępny dzień zapasowy i nie został zużyty, może on wpłynąć na zmianę harmonogramu. Upewnij się, że wszystkie istotne dane, takie jak termin rozpoczęcia i łączny czas pracy, są aktualne.

8. Ustalanie planu bazowego

Przed wprowadzeniem postępów ważne jest ustalenie planu bazowego. Przejdź do menu "Projekt" i wybierz opcję "Ustal plan bazowy". Tutaj możesz stworzyć plan bazowy i zachować oryginalne dane Twojego projektu. Jest to istotne, aby mieć bazę porównawczą między planowanym a rzeczywistym postępem.

9. Porównywanie rzeczywistego i planowanego stanu

Po ustaleniu planu bazowego, możesz porównać dane rzeczywiste z danymi planowanymi. Daje to wgląd w efektywność zarządzania projektem i pozwala na dokonywanie zmian na czas, aby utrzymać projekt na właściwej ścieżce.

Podsumowanie

Sprawdzenie postępu projektu w MS Project to istotny element zarządzania projektem. Poprzez właściwe wykorzystanie funkcji monitorowania diagramu Gantta oraz dostosowywanie procentów, zawsze możesz śledzić postęp swoich projektów. Nie wahaj się tworzyć planu bazowego, aby móc wyciągnąć realistyczne wnioski. Te aspekty razem pozwalają skutecznie i efektywnie zarządzać projektem.