Sprawne zarządzanie zasobami w MS Project

Zarządzanie zasobami jest kluczowym elementem planowania projektu w MS Project. W tym samouczku dowiesz się, jak optymalnie zarządzać różnymi zasobami i ich wykorzystaniem. Oświetlimy, jak analizować wykorzystanie zasobów i jak zapewnić, że nie powstaną braki kadrowe. Ten przewodnik pokaże Ci, krok po kroku, jak efektywnie to zrobić.

Najważniejsze wnioski

• Wykorzystanie zasobów jest dokumentowane w godzinach.
• Możesz sprawdzić, jakie jest obciążenie określonego zasobu.
• Warto korzystać z tabeli zasobów do dostosowania danych.
• Kalendarz zasobów można skonfigurować na różne sposoby.

Instrukcja krok po kroku

Aby opanować zarządzanie zasobami w MS Project, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

1. Wzywaj zarządzanie zasobami

Uruchom MS Project i otwórz projekt, którego zasobami chcesz zarządzać. Przejdź do widoku zasobów, które stworzyłeś dla swojego projektu. Tutaj możesz zobaczyć wszystkie zasoby i dokonać ich analizy wykorzystania.

2. Analiza wykorzystania zasobów

Teraz dokładniej przyjrzyj się wykorzystaniu zasobów. W zakładce „Zasoby” możesz zobaczyć, jak wiele pracy każdy zasób będzie potrzebował w danym momencie. Na przykład narzędzie pokaże Ci, że dana osoba jest zaplanowana na 3 godziny na burzę mózgów.

3. Sprawdzanie obciążenia zasobów

Monitorowanie obciążenia zasobów jest istotne. Dzięki temu możesz zauważyć, czy osoba jest przeciążona czy niedobrana. Na przykład, wybierając zasób „Müller”, możesz zobaczyć, że ma nadmierną ilość pracy, jeśli ma do wykonania kilka zadań jednocześnie.

4. Wykonywanie zmian w zasobach

W MS Project możesz przełączać się między poszczególnymi zasobami, aby sprawdzić ich wykorzystanie w różnych fazach projektu. Przesuwając się w oknie, możesz również szybko przełączać się między różnymi zasobami, takimi jak „Heinz”, „Schulz” i innymi.

5. Dostosowywanie danych o zasobach

Tabela zasobów oferuje wiele opcji dostosowania. Możesz zmieniać nazwy, dostosowywać przypisanie zasobów i opisywać rodzaj zasobów. Możesz również wprowadzić jednostki, takie jak czas w procentach (np. 100% lub 50%).

6. Określanie kosztów zasobów

Możesz wprowadzać stawki kosztów dla swoich zasobów. Możesz określić, ile kosztują Twoje zasoby za godzinę. Na przykład możesz podać, że za użycie „Metalu” nalicza się opłata w wysokości 50 €.

7. Dostosowywanie kalendarza zasobów

Również dobrze jest dostosować kalendarze dla poszczególnych zasobów. Możesz na przykład określić, że „Schulz” pracuje według kalendarza nocnego. Może to być kluczowe dla poprawnego planowania.

8. Dokładniejsze przyjrzenie się zasobowi

Po dokonaniu zmian w różnych zasobach, możesz przyjrzeć się każdemu zasobowi osobno. Wybierz zasób i wróć do formularza. Tutaj możesz zobaczyć więcej szczegółów dotyczących wybranego zasobu.

9. Sprawdzenie dokonanych zmian

Zanim przejdziesz do dalszej pracy nad projektem, sprawdź jeszcze raz wszystkie wprowadzone zmiany. Upewnij się, że wszystkie informacje o zasobach są poprawnie wprowadzone i że nie ma przeciążeń.

Podsumowanie

W tej instrukcji poznasz podstawowe kroki zarządzania zasobami w MS Project. Teraz wiesz, jak analizować wykorzystanie zasobów, sprawdzać obciążenie, określać koszty i dostosowywać kalendarz. Z tymi informacjami jesteś dobrze przygotowany do skutecznego zarządzania swoim projektem.