Jak połączyć MS Visio z Excel, aby uzyskać lepsze wykresy

Integracja MS Visio z Excel może pomóc wizualizować dane i tworzyć analityczne diagramy, które ułatwiają podejmowanie decyzji. Czy to wskaźniki przedsiębiorstwa, miesięczne obroty czy porównania produktów, odpowiednie połączenie pozwala tworzyć interaktywne diagramy wizualne z danych Excel w programie Visio. Ten przewodnik pokaże Ci, jak skutecznie połączyć arkusz kalkulacyjny Excela z programem Visio, aby wizualnie prezentować swoje dane.

Najważniejsze wnioski

• Możesz połączyć dane z Excela z Visio za pomocą funkcji przeciągnij i upuść lub funkcji importu.
• Istnieje kilka metod integracji danych z Excela do diagramów w Visio.
• Aktualizacje danych w Excelu są dynamicznie odzwierciedlane w Visio.

Instrukcja krok po kroku

Krok 1: Przygotowanie MS Visio i Excela

Najpierw otwórz MS Visio na swoim pulpicie. Możesz to zrobić dwukrotnie klikając na symbol lub wybierając „Nowy”. Nazwij swój nowy dokument na przykład „Excel” i wybierz standardowy schemat. Aby otworzyć Excel, naciśnij klawisz Windows razem z klawiszem strzałki w dół, kliknij prawym przyciskiem myszy na pulpicie, wybierz „Nowy”, a następnie „Arkusz kalkulacyjny Excela”.

Krok 2: Wprowadzanie danych do Excela

Otwórz nowo utworzony plik Excela i rozpocznij wprowadzanie danych. Wprowadź miesiące od stycznia do grudnia w kolumnie A. Możesz łatwo wprowadzić miesiące, wybierając pierwszą komórkę i korzystając z funkcji Autouzupełnianie, aby wypełnić pozostałe miesiące. Dla kolumn B i C możesz wygenerować losowe liczby lub przeglądy przedsiębiorstwa za pomocą formuły „= Wylosowana.liczba()”.

Krok 3: Zapis i zamknięcie pliku Excela

Po wprowadzeniu wymaganych danych do Excela, zapisz plik. Możesz to zrobić za pomocą kombinacji klawiszy „Ctrl + S”. Aby zamknąć Excela, naciśnij „Alt + F4”.

Krok 4: Nawiązywanie połączenia między Visio a Excelem

Aby nawiązać połączenie między swoim plikiem Excela a Visio, przeciągnij i upuść dokument Excela do otwartego diagramu Visio. Spowoduje to bezpośrednie połączenie z danymi, do których możesz uzyskać dostęp w dowolnym momencie, klikając dwukrotnie na diagram.

Krok 5: Tworzenie diagramu

Po nawiązaniu połączenia możesz utworzyć diagram w Visio. Użyj kombinacji klawiszy „Ctrl + Q”, aby narysować prosty wykres liniowy dla swoich danych. Następnie przenieś diagram na nową kartę, aby zoptymalizować jego wygląd.

Krok 6: Dostosowywanie i zapisywanie diagramu

Możesz dostosować diagram, zmieniając jego rozmiar lub układ. Po dokonaniu zmian, zapisz dokument Visio, aby nie stracić postępu. Podczas zamykania diagramu zobaczysz, że połączenie z Excel jest nadal zachowane.

Krok 7: Importowanie danych zewnętrznych

Jeśli chcesz importować więcej danych z Excela, możesz to zrobić za pomocą karty „Dane” w programie Visio. Tutaj znajdziesz opcję „Szybki import”, za pomocą której możesz wybrać plik Excela (np. „visio.xlsx”) i przeprowadzić procedurę łączenia danych.

Krok 8: Łączenie danych z kształtami

Teraz możesz wstawić kształty w programie Visio, które są powiązane z danymi z Excela. Sklonuj już istniejący kształt i zmień jego nazwę zgodnie z danymi serii A, B i C. Klikając prawym przyciskiem myszy na kształatko, wybierz odpowiednią serię danych, aby nawiązać połączenie.

Krok 9: Wprowadzanie aktualizacji

Jedną z zalet połączenia jest możliwość dynamicznego odzwierciedlenia zaktualizowanych danych z Excela w programie Visio. Możesz zmieniać komórki w Excelu i dokonywać aktualizacji za pomocą polecenia „Wszystkie aktualizacje” w programie Visio. Zapewni to, że Twoje wizualizacje zawsze zawierają najnowsze informacje.

Podsumowanie

Połączenie MS Visio z Excel pozwala efektywnie wizualizować dane. Nauczyłeś się, jak wprowadzać dane do Excela, importować je do Visio oraz dokonywać dynamicznych aktualizacji, aby Twoje diagramy były zawsze aktualne. Dzięki tym krokom możesz znacząco poprawić swoje prezentacje i raporty.