Guia rápido e exemplo de edição de um modelo de fatura

Aqui você aprenderá como editar campos no Word e atualizar tudo em um documento do Word. Explicado de forma resumida e detalhada com base no exemplo de nossos modelos de fatura do Word.

Navegação rápida

Guia rápido: Editar campos no Word e atualizar tudo

Assim, você exibe todas as funções de campo para editar campos no Word:

Selecione todo o documento com o atalho Ctrl + A.
Abra o menu de contexto com um clique direito.
Clique em Exibir/ocultar funções de campo.

Mostrar e ocultar funções de campo no Word. — Para editar todos os campos no Word, selecione todo o documento e escolha a opção Exibir/ocultar funções de campo no menu de contexto.

Deste modo, você pode atualizar tudo em um documento do Word, como campos ou o sumário:

Selecione todo o documento com o atalho Ctrl + A.
Em seguida, pressione a tecla F9.

Atualizar campos no Word - Funcionamento geral dos modelos de fatura

Nossos modelos de fatura para Word contêm campos para cálculos automáticos de valores. Neste exemplo, explicamos como você edita campos individuais e todos os campos em um documento do Word:

Após baixar, abra a versão do modelo de fatura do Word que possui uma função de cálculo. Ao clicar na coluna de somas, onde os preços totais são calculados, em um número, ele ficará em destaque cinza. Isso ocorre porque são campos com fórmulas. No exemplo mostrado, o campo na coluna Total multiplica a quantidade indicada na linha pelo respectivo preço unitário.

Campos no Word, no exemplo de uma fatura — Neste exemplo, o campo multiplica automaticamente a quantidade pelo preço unitário.

Se você alterar os valores em que um campo faz cálculos, o resultado no campo permanecerá inalterado a princípio.

A alteração dos cálculos não é feita automaticamente no Word. — Após a alteração dos valores de referência, os campos não se atualizam diretamente. No exemplo, a quantidade foi reduzida de 7 para 2 - no entanto, o preço total para esta posição ainda está incorreto em 7.000 €.

Para que o campo faça um novo cálculo, você precisa atualizar o campo. Existem três maneiras de fazer isso:

Atualizar um campo individualmente pelo menu de contexto: Clique com o botão direito do mouse no campo e escolha a opção Atualizar campos.
Atualizar um campo individualmente com um atalho: Selecione o campo clicando com o botão esquerdo do mouse e pressione F9 no teclado.
Atualizar todos os campos no documento do Word: Selecione o conteúdo de todo o seu documento com Ctrl + A. Em seguida, pressione F9.

Atualizar campos no Word — Para atualizar um campo individualmente, clique com o botão direito do mouse nele e selecione a opção "Atualizar campos" no menu de contexto. Alternativamente, selecione o campo e pressione F9.

Atualizar tudo no Word. — Atualizar tudo em um documento do Word: Selecione todo o conteúdo com o atalho Ctrl + A e pressione F9.

Adicionar e editar novos campos - personalizar os modelos de fatura

É claro que suas faturas raramente terão o mesmo número de itens de fatura. Se desejar adicionar mais itens, siga estes passos:

Clique com o botão direito do mouse na linha da posição atualmente final. No menu de contexto, escolha a opção Inserir abaixo da linha.

Inserir nova linha numa tabela do Word. — Exemplo de edição de um modelo de fatura (Passo 1): Adicione uma nova posição à fatura, inserindo uma nova linha no menu de clique direito em "Inserir".

Preencha a nova linha com os valores desejados. Para a coluna traseira, que calcula automaticamente os preços totais, simplesmente pegue um campo já existente: Selecione um campo em uma das linhas superiores, copie e cole na nova linha.

Copiar campos no Word. — Exemplo de edição de um modelo de fatura (Passo 2): Copie um campo de outra linha.

Ao fazer uma atualização no campo, perceberá que os valores estão incorretos. Isso ocorre porque a fórmula se refere às células indicadas no campo copiado por você. Portanto, agora você precisa ajustar as referências na fórmula.

Para ver a fórmula de um campo, clique com o botão direito do mouse sobre o campo e selecione Alternar códigos.

Mostrar funções de campo para um campo no Word. — Exemplo de edição de um modelo de fatura (Passo 3): Mostre os códigos de campo para o campo copiado.

Agora você pode mudar as referências. A numeração das células funciona exatamente como no Excel: Começa pela célula A1 no canto superior esquerdo da tabela.

No exemplo mostrado: Na coluna Total, o campo para a nova posição foi copiado da linha 5 da tabela. No entanto, para calcular o valor correto para a linha 6, ajustamos as referências para D6 e E6.

Editar campos no Word — Exemplo de edição de um modelo de fatura (Passo 5): Quando você adiciona novas linhas, deve ajustar as referências das células nos novos campos de acordo. No exemplo, os valores de D5 e E5 foram alterados para D6 e E6.

Importante: O preço líquido, o valor do imposto sobre vendas e o total da fatura são calculados automaticamente. Portanto, ao adicionar novas linhas à sua tabela, você também deve alterar as referências lá. O mesmo vale se você remover linhas existentes.

No exemplo mostrado: Para que a nova linha 6 seja incluída nas somas abaixo, as referências nessas células também precisam ser alteradas de F5 para F6.

Depois de ajustar todas as fórmulas corretamente, desative os códigos de campos novamente (clique com o botão direito > Alternar códigos) e atualize os campos.

Esconder funções de campo e atualizar tudo — Exemplo de edição de um modelo de fatura (Passo 7): Assim que ajustar todas as referências corretamente, oculte os códigos de campos novamente e atualize o documento inteiro.

Editar todos os campos e atualizar tudo - Dicas para um fluxo de trabalho rápido

Para ajustar rapidamente os modelos de fatura às suas posições de fatura, recomenda-se o seguinte fluxo de trabalho:

Abra o modelo do Word e insira as linhas para todas as novas posições na sua fatura, bem como as informações correspondentes para todas as posições. Ou remova linhas em excesso.

Preencher modelo de fatura do Word com itens. — Fluxo de trabalho rápido (Passo 1): Ajuste a tabela para incluir todas as posições desejadas. Você pode remover ou adicionar posições.

Copie agora um dos campos da coluna de preços totais e cole-o em todas as novas linhas.

Selecione todo o documento com o atalho Ctrl + A. Clique com o botão direito do mouse e exiba todas as funções de campo no menu de contexto.

Selecionar tudo e exibir as funções de campo no Word — Fluxo de trabalho rápido (Passo 3): Selecione todo o documento e exiba as funções de campo.

Agora ajuste as referências para todos os novos campos adicionados, assim como para o valor líquido, imposto sobre vendas e total.

Ajustar referências em campos no Word. — Fluxo de trabalho rápido (Passo 4): Ajuste as referências nos campos.

Selecione novamente todo o documento, desligue as funções de campo novamente pelo menu de contexto e pressione F9, para atualizar todos os campos.

Atualize tudo no Word. — Fluxo de trabalho rápido (Passo 5): Selecione todo o documento, desligue as funções de campo e pressione F9 para atualizar tudo no seu documento.

Atualizar tudo e editar campos

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