No mundo acelerado de hoje, a eficiência é a chave para uma comunicação bem-sucedida. As cartas em série são uma ferramenta eficaz para enviar mensagens personalizadas a uma variedade de destinatários. Vamos ser honestos: uma carta tem uma taxa de abertura de 100%, um feito que os e-mails apenas sonham em alcançar.

O Microsoft Word oferece uma função simples, mas poderosa, que permite criar cartas em série em questão de segundos - de forma eficiente e rápida. Seja para convites, boletins informativos ou materiais informativos, neste guia mostramos como dominar esse processo de forma rápida e sem esforço.

Compreender o que é uma carta em série e quando é utilizada.

Uma carta em série é uma ferramenta poderosa no mundo da comunicação, que permite criar uma única carta ou documento e enviá-los para vários destinatários ao mesmo tempo, personalizando partes do conteúdo para cada destinatário. Imagine que precise enviar convites para um evento a cem pessoas diferentes. Em vez de escrever cada convite individualmente, uma carta em série permite que crie uma estrutura básica para a sua mensagem e insira automaticamente informações específicas, como o nome do destinatário, o endereço e outros detalhes personalizados.

Quando é utilizada uma carta em série?

As cartas em série são úteis em muitos cenários, tais como:

• Marketing e publicidade: As empresas utilizam cartas em série para enviar ofertas personalizadas e informações à sua base de clientes.
• Convites: Seja para eventos comerciais, casamentos ou festas de aniversário, com cartas em série, pode adicionar um toque pessoal sem ter que projetar cada convite individualmente.
• Difusão de informações: Organizações e instituições frequentemente enviam atualizações ou notícias aos seus membros ou interessados através de cartas em série.
• Educação: Professores e escolas frequentemente enviam relatórios ou informações aos pais de seus alunos por meio de cartas em série.

O uso de cartas em série não apenas economiza tempo e recursos, mas também garante uma comunicação consistente e livre de erros. Nas seções a seguir, iremos guiá-lo através do processo de criação de uma carta em série no Word, para que possa utilizar essa função poderosa em seu próximo projeto.

Preparar a fonte de dados: como importar seus dados de destinatários para o Word ou utilizar uma lista existente

Antes de começar a criar sua carta em série no Word, é crucial preparar sua fonte de dados. Essa fonte de dados é uma lista com informações sobre seus destinatários, como nomes, endereços e outros detalhes específicos que deseja personalizar na carta. Aqui estão os passos para preparar sua fonte de dados efetivamente:

Seleção da fonte de dados: Pode utilizar vários tipos de fontes de dados, incluindo tabelas do Excel, bancos de dados do Access ou até mesmo contatos do Outlook. O método mais comum e simples é o uso de uma tabela do Excel, onde cada coluna representa um tipo diferente de informação (por exemplo, nome, sobrenome, endereço, etc.) e cada linha representa um destinatário diferente.

Criação de uma nova fonte de dados: Se ainda não tiver uma fonte de dados, pode criar uma nova no Word ou Excel. No Excel, seria uma tabela simples com cabeçalhos de coluna relevantes. No Word, pode criar uma nova lista por meio das funções de carta em série e definir os campos correspondentes. Para isso, clique em "Inserir nova lista".

Importação de uma fonte de dados existente: Se já tiver uma fonte de dados, pode importá-la para o Word. Para isso, vá para o assistente de carta em série e escolha a opção de usar uma lista existente. Em seguida, navegue até o seu arquivo e importe-o.

Verificação e limpeza dos dados: Antes de prosseguir com a carta em série, é importante verificar os dados e garantir que estejam corretos e consistentes. Remova duplicatas, corrija erros de digitação e certifique-se de que os dados estejam nos formatos corretos. Para isso, clique em "Editar lista de destinatários".

Vinculação da fonte de dados ao seu documento do Word: Após preparar sua fonte de dados, pode vinculá-la ao seu documento do Word. No menu de cartas em série do Word, há uma opção para escolher uma fonte de dados. Depois de estabelecer a ligação, pode colocar os vários campos da sua fonte de dados no seu documento.

Ao preparar cuidadosamente sua fonte de dados, garante que o processo de criação da sua carta em série seja suave e que os produtos finais sejam o mais personalizados e precisos possível.

Instruções passo a passo para criar sua mala direta no Word

Depois de preparar sua fonte de dados e vinculá-la ao Word, você pode começar o processo de criação da mala direta. Aqui está um guia simples passo a passo para te mostrar como fazer isso:

Passo 1: Configurar o documento da mala direta

• Abra um novo documento no Word.
• Vá para a opção "Correspondências" ou "Mailings", dependendo da versão do Word que você está usando.
• Escolha "Iniciar Mala Direta" e opte pelo tipo de documento, neste caso, uma carta.

Passo 2: Escolha sua fonte de dados

• Dentro da guia "Correspondências", selecione "Selecionar Destinatários".
• Escolha "Usar Lista Existente" e navegue até sua fonte de dados, caso já tenha uma, ou crie uma nova lista.

Passo 3: Inserir campos de mala direta

• Posicione o cursor no documento onde deseja inserir um campo personalizado (por exemplo, o nome do destinatário).
• Clique em "Inserir Campo de Mala Direta" e selecione o campo correspondente em sua fonte de dados (por exemplo, Nome).
• Repita esse processo para todos os campos que deseja personalizar (por exemplo, Sobrenome, Endereço, etc.).
• Você também pode inserir um bloco de endereço inteiro:

Passo 4: Visualização e Ajustes

• Utilize a opção de visualização para ver como as cartas ficarão para os destinatários individuais.
• Verifique o posicionamento e o formato dos campos de mala direta e faça ajustes conforme necessário.

Passo 5: Finalizar a mala direta

• Se tudo estiver correto, selecione "Concluir e Mesclar".
• Você pode escolher imprimir os documentos diretamente, salvá-los como documentos separados ou enviá-los como e-mails.

Passo 6: Salvar e Imprimir

• Salve seu documento de mala direta para poder reutilizá-lo em envios futuros.
• Escolha a opção de impressão desejada para produzir suas cartas ou envie-as digitalmente, conforme sua necessidade.

Personalização e Envio

As cartas impressas se destacam na inundação diária de comunicação digital, pois oferecem um toque tangível e pessoal, algo raramente encontrado em uma caixa de entrada lotada de e-mails. Elas muitas vezes parecem mais valiosas e bem pensadas, o que pode levar os destinatários a prestarem mais atenção e levá-las mais a sério. Ao contrário dos e-mails, que podem ser excluídos com um clique, as cartas físicas deixam uma impressão mais forte e duradoura, já que são palpáveis.

A presença física de uma carta no mundo real também pode aumentar a probabilidade de seu conteúdo ser notado, já que está presente no ambiente direto do destinatário. Além disso, as cartas impressas, por meio de sua elaboração e personalização individual, podem reforçar a sensação de apreço no destinatário, aumentando ainda mais a prontidão para responder. Aliás, eu recebo praticamente todo mês uma carta da Hello Fresh me incentivando a reativar minha assinatura. E com o cupom encartado, estou muito mais inclinado a atender a esse pedido do que se eles tivessem tentado por e-mail. Por que a Hello Fresh envia por correio? Porque estou recebendo tantos e-mails atualmente que não tenho tempo para lidar com os e-mails de propaganda. Curiosamente, é completamente diferente com uma carta: Aí sim eu abro todas as cartas :-)

No entanto, não posso deixar de te dar mais algumas dicas. Depois de criar sua mala direta no Word, o último passo é personalizá-la e prepará-la para o envio. A personalização vai além do simples a inserção de nomes e pode melhorar significativamente a resposta dos seus destinatários. Aqui estão algumas dicas e etapas para efetivamente personalizar e enviar sua mala direta:

Dicas de Personalização:

• Relevância do Conteúdo: Garanta que o conteúdo de sua carta seja relevante para o destinatário. Isso pode ser alcançado através da segmentação de sua fonte de dados por grupos de interesse ou necessidades.
• Saudação: Utilize não apenas o nome, mas também outras informações personalizadas que você tenha sobre o destinatário para estabelecer uma conexão. Por exemplo: "Caros Amantes de Bicicleta" para um grupo interessado em bicicletas.
• Elementos Visuais: Insira, sempre que possível, imagens ou gráficos personalizados relevantes para o destinatário. Isso pode ser feito por meio de opções avançadas de mala direta ou software especializado.
• Oferta: Se estiver fazendo uma oferta, certifique-se de que ela seja personalizada para o destinatário. Uma oferta personalizada pode melhorar significativamente a taxa de resposta.

Preparação para envio:

• Verificação: Sempre faça uma última verificação para garantir que todos os elementos personalizados estão corretos. Um teste de impressão em papel ou uma verificação digital podem ajudar nisso.
• Formatação: Certifique-se de que o formato da mala direta é adequado para o envio. Isso inclui verificar o tamanho, o tipo de papel e a qualidade de impressão.
• Pós-processamento: Se estiver enviando as cartas fisicamente, leve em consideração aspectos como dobrar, envelopar e franquear. Máquinas de pós-processamento de correio podem acelerar esse processo.
• Papel: Use um papel de alta qualidade, pois ele transmite uma aparência elegante e profissional, destacando a valorização ao destinatário e aumentando a probabilidade de uma reação positiva.
• Opções digitais: Se estiver enviando as cartas digitalmente, certifique-se de que os arquivos são compatíveis e que os sistemas de e-mail dos destinatários não fiquem sobrecarregados.

Rastreamento:

• Feedback: Considere incorporar um método para coletar feedback ou medir a taxa de resposta, como uma página de destino especial ou um número de rastreamento.
• Otimização: Utilize os dados coletados para otimizar futuras malas diretas. O que funcionou bem pode ser mantido, e o que foi menos bem-sucedido pode ser melhorado.

Ao seguir essas dicas, você pode garantir que sua mala direta não seja apenas uma mensagem, mas um método eficaz de comunicação que estabelece uma ligação pessoal com seus destinatários e alcança o efeito desejado.