O Zoom oferece uma forma simples e eficaz de planear reuniões e convidar participantes de forma direcionada. Neste guia, aprenderá a planear previamente uma reunião Zoom e a enviar a ligação correspondente por correio eletrónico.
Principais conclusões
- O planeamento adequado é crucial para o sucesso de uma reunião.
- É possível definir detalhes da reunião, como data, hora e participantes.
- A capacidade de enviar links por e-mail ajuda a informar seus participantes de forma rápida e eficiente.
Guia passo-a-passo
Para pré-planejar uma reunião Zoom, siga estas etapas:
1. Agendar uma reunião Zoom
Abra a aplicação Zoom e selecione a opção "Agendar". Será redireccionado para uma nova janela onde pode especificar os detalhes da reunião.
2. definir o título da reunião
O primeiro campo que precisa de preencher é o título da reunião. Este deve incluir um tópico claro e conciso para que todos os participantes convidados saibam imediatamente do que se trata. Por exemplo, pode introduzir "Reunião de projeto de julho" ou "Planeamento do projeto XY".
3. Selecionar data e hora
Agora, selecione a data e a hora da sua reunião. Pode definir uma data no futuro, por exemplo, 31 de outubro de 2023 às 10 horas. Certifique-se de que faz também uma estimativa da duração aproximada da reunião, neste caso, pode marcar uma hora.
4. Configurar reuniões recorrentes
Se pretender agendar uma reunião regular, tem a opção de a configurar como uma reunião recorrente. Por exemplo, pode especificar que esta reunião deve ter lugar todos os sábados às 10 horas. No entanto, na maioria dos casos, esta opção é opcional e depende das suas necessidades.
5. Definir o fuso horário
Certifique-se de que é selecionado o fuso horário correto. Neste exemplo, escolhe o fuso horário "Paris", que é relevante para a maioria dos europeus centrais.
6. Definir a ID da reunião e o código de segurança
A ID da reunião é criada automaticamente. Também pode adicionar um código de segurança para garantir um nível adicional de segurança. Este código é necessário se os participantes pretenderem ligar através do telefone ou de sistemas de conferência.
7. configurar a sala de espera
A sala de espera é uma funcionalidade interessante que permite controlar os participantes antes de entrarem na reunião. É possível ativar ou desativar a sala de espera. Se a sala de espera estiver activada, é necessário aceitar cada participante antes de este poder entrar.
8. definir definições de vídeo
Decida se tanto o anfitrião como os participantes devem ativar o vídeo quando a reunião começa. Isto pode ser particularmente útil se uma pessoa estiver a planear a reunião, mas não vai estar presente.
9. selecionar opções de calendário
Selecione o calendário que pretende utilizar para o lembrete. Pode escolher entre o Outlook, o Google Calendar e outras opções. Neste caso, escolheu o Outlook.
10. Personalizar as definições avançadas
Nas definições avançadas, pode definir outras condições, por exemplo, que os participantes possam entrar na reunião antes do anfitrião. Aqui também deve ativar a opção para silenciar os novos participantes imediatamente após a sua entrada.
11. Guardar a reunião
Depois de ter efectuado todas as definições, clique em "Guardar". A reunião será agora criada e ser-lhe-á dada a opção de apresentar a ligação para a reunião.
12. Enviar a ligação por correio eletrónico
Para enviar o link, pode copiá-lo e enviar um e-mail para os participantes convidados. Também é possível usar a função dentro do Zoom para convidar pessoas diretamente, mas isso às vezes é propenso a erros. É aconselhável copiar manualmente o link para o seu próprio e-mail e enviá-lo para garantir que todos os participantes o recebam a tempo.
13. confirmar o envio da mensagem eletrónica
Aceda ao seu programa de correio eletrónico e confirme que o convite foi enviado com êxito. Pode enviar a ligação diretamente para as pessoas que convidou, escrevendo uma mensagem de correio eletrónico pessoal.
14 Participação na reunião
Agora está tudo pronto e as pessoas convidadas podem participar na reunião. A ligação que enviou levará todos diretamente para a reunião.
Resumo
Com estes passos, poderá planear uma reunião Zoom de forma eficaz e garantir que todos os participantes são informados atempadamente. As várias opções e definições ajudá-lo-ão a conceber a reunião de modo a que decorra de forma eficiente e organizada.
