Utilizar eficazmente os campos calculados nas tabelas dinâmicas do Excel

Neste tutorial, aprenderá a calcular índices complexos utilizando tabelas dinâmicas no Excel. Em particular, aprenderá a criar novos campos a partir de campos existentes e a aplicar vários métodos de análise. O conhecimento destas funções avançadas não é apenas útil para analisar dados, mas também para apresentar e interpretar dados em relatórios e apresentações. Vamos diretamente ao assunto!

Resultados-chave

• É possível calcular novos índices com campos calculados em tabelas dinâmicas.
• É possível aplicar diferentes tipos de cálculo aos seus dados.
• As tabelas dinâmicas oferecem uma forma flexível de analisar e apresentar grandes conjuntos de dados.

Guia passo-a-passo

1. compreender os princípios básicos

Em primeiro lugar, deve certificar-se de que está familiarizado com o conjunto de dados que pretende analisar. Tem um conjunto de dados que contém valores de vendas, custos de material, custos de pessoal e custos administrativos. Estes pontos de dados são cruciais, pois serão a base dos cálculos. É importante que compreenda a estrutura e o conteúdo dos dados antes de começar a analisá-los.

2. criar uma tabela dinâmica

Para criar uma tabela dinâmica, comece por selecionar todo o conjunto de dados, incluindo os cabeçalhos. Depois, vá a Inserir e selecione Tabela Dinâmica. Isto permitir-lhe-á analisar os dados de uma forma fácil de compreender. Certifique-se de que seleciona a opção correta para que a tabela seja criada numa nova folha de cálculo.

3. Organizar os dados na tabela dinâmica

Agora é altura de organizar os dados na tabela dinâmica. Arraste os campos relativos ao volume de negócios, custos de material, custos de pessoal, administração e custos de vendas para a área de valores da tabela dinâmica. Também é possível arrastar o campo de país para a área de linha para organizar a análise por país. Isso ajuda a entender melhor os índices financeiros e a reconhecer padrões maiores no conjunto de dados.

4. Formatar os valores

Uma vez criada a tabela dinâmica, pode formatar os valores de forma atractiva. Aceda à opção de definições do campo de valor para adicionar o separador de milhares e definir as casas decimais conforme necessário. Uma apresentação limpa e apelativa dos seus dados faz uma grande diferença.

5. Adicionar campos calculados

Agora chegámos à parte mais interessante: os campos calculados. Para criar um novo índice, por exemplo, o lucro, pode utilizar mais do que apenas as funções padrão. Efetivamente, arrasta o campo de volume de negócios e subtrai as categorias de custos (material, pessoal, administração e custos de vendas). Isto é facilmente efectuado utilizando a função de campo calculado. Depois de introduzir a fórmula, confirmar com OK. O lucro é agora exibido na tabela dinâmica.

6. Verificar os cálculos

Pode verificar se os seus cálculos estão corretos em qualquer altura, listando a fórmula ou analisando os sistemas de cálculo subjacentes. Pode utilizar a função Analisar para garantir que tudo está corretamente configurado. Certifique-se de que o lucro é efetivamente apresentado como o volume de negócios menos os custos.

7. personalizar os métodos de cálculo

A flexibilidade das tabelas dinâmicas permite-lhe criar outros índices. Tem também a opção de calcular a média ou o desvio padrão dos custos ou das vendas. Para o efeito, utilize novamente o menu dos campos calculados e ajuste os cálculos conforme necessário.

8. efetuar análises avançadas

Outro ponto a ter em conta é o cálculo do coeficiente de variação. Este índice mede a dispersão relativa dos dados e dá-lhe informações sobre a consistência das suas vendas ou custos. Para o calcular, pode utilizar novamente um campo calculado e introduzir a fórmula do coeficiente de variação (desvio padrão dividido pelo valor médio).

9. automatizar e atualizar os dados

Depois de criada a tabela dinâmica, é fácil actualizá-la. Se os dados subjacentes forem alterados, basta atualizar a tabela dinâmica para que os novos dados sejam incluídos no cálculo. Isto é feito utilizando a função Atualizar, que é uma das opções.

10 Conclusão e próximos passos

Agora que já conhece as noções básicas de criação e edição de tabelas dinâmicas e de cálculo a partir de campos existentes, pode aplicar estes conhecimentos a outros projectos. Aborde ativamente os seus dados e experimente diferentes métricas para desenvolver ainda mais as suas capacidades de análise.

Resumo

Neste guia, aprendeu a trabalhar com tabelas dinâmicas no Excel. Foi guiado através das etapas de análise de dados, desde a criação da tabela dinâmica até à utilização de campos calculados para gerar novas medidas, como o lucro e o coeficiente de variação. Compreendeu a importância de formatar e verificar corretamente os dados. Utilize estes conhecimentos nas suas futuras análises de dados!