Para criar tabelas dinâmicas eficazes no Excel, é crucial criar primeiro a base de dados correta. Uma base de dados bem estruturada permite efetuar análises complexas e obter informações valiosas dos seus dados. Neste guia, ficará a saber o que é importante na criação de tabelas dinâmicas e qual deve ser o aspeto dos conjuntos de dados para obter os melhores resultados.
Principais conclusões
- A base de dados deve ter uma estrutura clara com títulos de coluna claros.
- Evite espaços, subtotais ou totais no seu conjunto de dados.
- Formate os seus dados como uma tabela para processamento dinâmico em tabelas dinâmicas.
Guia passo-a-passo
1 Compreender a estrutura de dados
Antes de utilizar os seus dados no Excel para tabelas dinâmicas, deve certificar-se de que o conjunto de dados tem uma estrutura adequada. Um conjunto de dados adequado contém sempre colunas com um título claro que define as respectivas caraterísticas.
Em um exemplo de conjunto de dados, há colunas com informações sobre números de vendas, dados de vendas e outros índices relevantes. Esta estrutura clara é essencial, pois só assim o Excel pode processar corretamente os dados para a análise dinâmica.
2. evitar estruturas de dados incorrectas
Certifique-se de que o seu conjunto de dados não está diluído por subtotais ou títulos inconsistentes. Se aparecerem valores totalizados ou colunas vazias entre os campos de dados individuais, a tabela dinâmica não pode interpretar esta informação corretamente.
Um exemplo de um conjunto de dados inadequado pode conter informações com colunas parcialmente vazias e subtotais existentes. Este tipo de estruturação leva frequentemente a que o Excel tenha dificuldades em gerar uma tabela dinâmica correta.
3. formatação do conjunto de dados como uma tabela
Para otimizar a estrutura dos seus dados, deve formatá-los como uma tabela no Excel. Isto não só proporciona uma melhor visão geral, como também garante que os novos dados são dinamicamente tidos em conta nas suas tabelas dinâmicas.
É fácil de fazer: selecione todo o conjunto de dados com Ctrl + A, vá ao menu "Iniciar" e selecione a opção "Formatar como tabela". Certifique-se de que assinala "A tabela tem títulos" para que o Excel reconheça a primeira linha como tal.
4. Utilizar títulos normalizados
Certifique-se de que todas as colunas têm títulos que definem claramente a informação que contêm. Uma rotulagem inconsistente ou imprecisa pode dificultar o processamento correto dos dados pelo Excel.
Uma rotulagem consistente e clara das colunas não só ajuda a criar tabelas dinâmicas, mas também a analisar dados em geral.
5. dados recentes sem subtotais
Um ponto crucial é que não deve incluir quaisquer subtotais ou totais nos seus dados iniciais. Em vez disso, estes devem ser gerados pela própria tabela dinâmica.
Se for necessário apresentar subtotais, é preferível fazê-lo apenas após a análise. Mantenha os dados em bruto tão "limpos" quanto possível.
6. actualizações dinâmicas para tabelas dinâmicas
Outra vantagem de formatar os seus dados como uma tabela é que podem ser actualizados dinamicamente. Se inserir novos dados na tabela, o Excel incluí-los-á automaticamente em todas as tabelas dinâmicas existentes.
Este procedimento permite-lhe manter as análises dinâmicas sempre actualizadas sem ter de ajustar manualmente a fonte de dados.
7 Base de dados correta para tabelas dinâmicas
Quando estiver pronto para criar a sua tabela dinâmica, pode criar uma nova tabela dinâmica através da barra de fitas. Certifique-se de que a fonte de dados está definida corretamente e que se refere à tabela formatada.
Se estes passos forem seguidos cuidadosamente, pode garantir que as suas tabelas dinâmicas funcionarão sem erros.
Resumo
A fonte de dados correta é a chave para análises pivot eficazes no Excel. Certifique-se de que os seus dados brutos estão claramente estruturados, sem subtotais e que os dados foram personalizados como uma tabela. Isto fornecer-lhe-á a estrutura perfeita para análises significativas!
