As tabelas dinâmicas são uma ferramenta poderosa do Excel que o ajuda a analisar e a apresentar dados de forma eficaz. Neste guia, mostrar-lhe-ei passo a passo como criar a sua primeira tabela dinâmica. Compreender a estrutura e os dados que pretende analisar é crucial para tirar o máximo partido das tabelas dinâmicas.
Principais conclusões
- Os dados devem estar num formato estruturado.
- É possível criar tabelas dinâmicas diretamente a partir de um intervalo de dados selecionado.
- Ao selecionar a fonte de dados da tabela dinâmica, é importante ter em conta as futuras alterações de dados.
- A formatação dos dados brutos como uma tabela ajuda a adaptar a fonte de dados de forma dinâmica.
Passo 1: Preparar os dados
Antes de começar a criar a sua primeira tabela dinâmica, é importante que os seus dados estejam num formato claro e estruturado. Verifique se todos os dados estão organizados regularmente e se não contêm linhas ou colunas vazias.
Passo 2: Abra a faixa de opções e selecione a tabela dinâmica
Para começar a criar a sua tabela dinâmica, tem de abrir a barra do friso do Excel. Para o fazer, basta premir as teclas "Ctrl" e "F1".
Em seguida, navegue até ao separador "Inserir" e clique no botão "Tabela dinâmica". Este é o primeiro passo para gerar a sua análise.
Passo 3: Seleção de dados para a tabela dinâmica
Depois de ter clicado em "Tabela dinâmica", ser-lhe-á mostrado automaticamente todo o intervalo de dados que será utilizado como entrada. É importante que se certifique de que este intervalo de dados está selecionado corretamente. Se clicar fora do intervalo de dados, deve introduzir o intervalo manualmente.
Aqui deve certificar-se de que inclui a referência às células para garantir que a tabela dinâmica se pode atualizar independentemente de futuras alterações aos dados.
Passo 4: Determinar a posição da tabela dinâmica
Tem agora a opção de especificar a posição da sua tabela dinâmica. Existem duas opções:
- Criar uma nova folha de cálculo.
- Inserir a tabela dinâmica numa folha de cálculo existente.
Para maior clareza, recomendo o uso de uma nova planilha. Assim, é mais fácil separar os dados brutos da análise dinâmica.
Etapa 5: Finalizar a tabela dinâmica
Depois de ter definido os dados de entrada e a posição, clique em "OK". A sua primeira tabela dinâmica está agora criada. Tem o nome predefinido de "Pivot Table 1".
Passo 6: Utilizar atalhos para simplificar
Para otimizar a criação das suas tabelas dinâmicas, pode utilizar vários atalhos. Pode selecionar rapidamente todo o intervalo de dados premindo "Ctrl + A". Isto poupa tempo, especialmente quando se trabalha com grandes conjuntos de dados.
Em alternativa, também pode selecionar manualmente o intervalo que pretende analisar antes de clicar na tabela dinâmica.
Passo 7: Definir a fonte de dados dinâmica
Um truque particularmente útil quando se trabalha com tabelas dinâmicas é a utilização de fontes de dados dinâmicas. Por exemplo, se adicionar novos dados que não estão incluídos na tabela dinâmica original, clique na tabela dinâmica, vá a "Ferramentas de tabela dinâmica" e selecione "Alterar fonte de dados". Desta forma, pode garantir que todas as fontes de dados relevantes são actualizadas para a sua análise.
Passo 8: Formatar os dados como uma tabela
Uma forma muito útil de melhorar a utilização das tabelas dinâmicas é formatar os seus dados brutos como uma folha de cálculo do Excel. Isto torna o manuseamento dos dados mais fácil e flexível.
Prima "Ctrl + T" e certifique-se de que a primeira linha contém os títulos. Esta estrutura facilita a criação de tabelas dinâmicas mais tarde, uma vez que o Excel reconhece automaticamente a tabela como um intervalo de dados dinâmico.
Passo 9: Criar uma nova tabela dinâmica
Com os dados formatados como uma tabela, pode agora criar tabelas dinâmicas adicionais muito mais facilmente sem ter de selecionar os dados manualmente. Basta clicar na tabela formatada e ir novamente para "Inserir" - "Tabela dinâmica". O Excel ajusta os dados de forma altamente automática e o formato é muito mais claro.
Passo 10: Atualização automática
Ao utilizar uma tabela, pode refletir automaticamente quaisquer alterações nos seus dados brutos na tabela dinâmica. Mesmo que adicione novas linhas, a tabela dinâmica reconhecerá e aplicará as actualizações.
Isto reduz significativamente o esforço necessário para futuras análises de dados.
Resumo
Neste guia, aprendeu os princípios básicos da criação de uma tabela dinâmica no Excel. A utilização de dados estruturados e fontes de dados dinâmicas permite-lhe efetuar análises mais eficientes e gerir os seus dados de forma dinâmica. Utilize as dicas e truques para otimizar ainda mais o processo.
