Criar e guardar ficheiros Excel

O Excel é uma das ferramentas indispensáveis para muitos, seja no escritório ou em casa. A capacidade de guardar e reabrir ficheiros de forma eficaz é um dos princípios básicos que deve dominar. Se adquirir estas competências, não só facilitará o seu trabalho, como também evitará a perda de dados. Neste guia passo a passo, aprenderá a criar e a guardar ficheiros Excel e a utilizar a função de recuperação automática.

Principais conclusões

• Guardar ficheiros Excel é essencial para evitar a perda de dados.
• Você pode escolher diferentes locais de armazenamento, incluindo unidades locais e serviços de nuvem.
• A função de recuperação automática ajuda a salvar o seu trabalho em caso de falha.
• É aconselhável salvar manualmente e com regularidade, especialmente para alterações extensas.

Instruções passo a passo

Criar um novo ficheiro Excel

Comece com um ficheiro Excel novo e vazio. Abra o Excel e crie um novo documento. No ficheiro vazio, pode agora introduzir o título "Ficheiro de teste", por exemplo, e adicionar alguns dados.

Guardar o ficheiro

Para guardar o seu trabalho, clique em "Ficheiro" no canto superior esquerdo da interface do Excel. Aqui encontra as opções "Guardar" e "Guardar como". Selecione "Guardar como" para escolher o local de armazenamento.

Selecionar o local de armazenamento

Se selecionar "Guardar como", abre-se uma janela na qual pode selecionar o local de armazenamento pretendido. Tem a opção de guardar o ficheiro localmente no seu PC ou na nuvem, como o OneDrive. Para estas instruções, selecione o local de armazenamento "Este PC" e depois "Ambiente de trabalho".

Nomear o ficheiro

Ser-lhe-á agora pedido que dê um nome ao seu ficheiro. Por exemplo, pode chamar-lhe "Primeiro ficheiro de teste". Assim, será mais fácil encontrar o ficheiro mais tarde.

Selecionar o tipo de ficheiro

Nesta etapa, também tem a opção de selecionar o tipo de ficheiro. Recomenda-se que mantenha a predefinição atual, ou seja, o livro de trabalho do Excel (.xlsx). As outras opções destinam-se principalmente a aplicações especiais de que poderá não necessitar enquanto principiante.

Autor e opções adicionais

Também pode especificar o autor e outros metadados, como o título e as etiquetas, para facilitar a categorização do ficheiro. Esta informação é particularmente útil se existirem muitos ficheiros em circulação.

Verificar a função de gravação automática

Vamos agora verificar a função de gravação automática. Vá novamente a "Ficheiro" e selecione "Opções". Aí encontra a opção "Guardar", que lhe permite definir os intervalos de gravação automática. Pode definir o Excel para criar um ponto de gravação a cada 10 minutos.

Guardar manualmente

Se efetuar alterações extensas, deve guardá-las manualmente com regularidade. Existe um pequeno ícone de acesso rápido na barra de ferramentas que pode ser utilizado para guardar o ficheiro com um clique. Isto é rápido e eficiente e garante que tem sempre as últimas alterações guardadas.

Resumo

Ao guardar e gerir corretamente os ficheiros Excel, pode não só evitar a perda de dados, como também aumentar a sua produtividade. Utilize as sugestões descritas para guardar e saiba como utilizar a recuperação automática para proteger o seu trabalho da melhor forma.